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Drei Schritte zur Optimierung des Onboardingprozesses in HR-Wesen (mit Hilfe von Jira Service Desk)


Wojciech Idzikowski - 18 April 2017 - 0 comments

Bei Deviniti haben wir den Onboardingprozess vor geraumer Zeit mithilfe von Jira Service Desk optimiert. In dem heutigen Text werde ich kurz darstellen, wie wir dies (in drei Etappen) geschafft hatten, mit der Hoffnung, dass dies für andere von Nutzen sein könnte. Sollte etwas nicht klar genug dargestellt worden sein, bitte ich einfach um eine kurze Rückmeldung.

Ich beschreibe hier nur einen Beispiel für eine ziemlich enge Anwendung dieser Software. Das Unternehmen Deviniti führe über 500 Digitalisierungsprojekte aus, auch mithilfe von Jira Service Desk. Ich habe mich entschieden, das Fallbeispiel anhand unserer Firma darzustellen, denn auf diese Art und Weise werden keine für unsere Kunden wichtigen Optimierungserfolge enthüllt.

Zur Klarstellung:

Unter Onboarding verstehe ich einen Prozess, während dessen ein neuer Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz eingeführt wird und alle notwendigen Arbeitsmittel ihm zur Verfügung gestellt werden, was natürlich erst dann möglich ist, sobald die Entscheidung über seine Einstellung getroffen wurde.

Was ist Jira Service Desk? <Klicken Sie hier >, wenn Sie davon noch nicht gehört haben.

  • Etappe – Identifizierung und Mapping der einzelnen Prozessetappen

In jedem Fall besteht der Prozess aus drei Etappen: Einstieg, Transformation und Ausstieg (ich habe darüber bereits <geschrieben>).

Beschreibung:

  • zum Einstieg befinden sich Daten, die daran eingeführt werden müssen,
  • danach werden gewisse Tätigkeiten ausgeführt, die die Daten verarbeiten
  • in erzielte Ergebnisse.

Um die erste Etappe des Optimierungsprozesses korrekt zu bewältigen, sollte an jede von diesen Komponenten geknüpft werden.

Wie wurde dies in Deviniti getan?

  • zuerst wurden die Daten identifiziert, die notwendig waren, um mit dem Prozess beginnen zu können. Im vorliegenden Fall musste also festgelegt werden, welche Daten über den Mitarbeiter erforderlich und in welcher Form diese in das System einzuführen sind. Die Aufgabe war verhältnismäßig einfach, weil der Prozess schon zuvor funktionierte und anhand von Dokumenten konzipiert wurde, die ein Mitarbeiter mit dem Arbeitsbeginn auszufüllen hatte. Außer Festlegung von Feldern in dem Bedienfeld von Jira Service Desk, die die Dateneingabe durch einen Spezialisten aus der HR-Abteilung ermöglichen würden, wurden alle Dokumente eingescannt und in dem System gespeichert. Nach den geltenden Rechtsvorschriften sind manche Informationen in einer von dem Mitarbeiter „unterzeichneten“ Form aufzubewahren – wir waren der Meinung, dass das zusätzliche Einscannen die Qualität des Prozesses erhöhen wird (der Scan wurde durch das Bedienfeld von Jira Service Desk in das System eingeführt).
  • anschließend wurden Personen identifiziert, die an die Durchführung des Onboardingprozesses engagiert werden sollten und man überlegte, welche Tätigkeiten sie ausführen müssen (wie bei den vorherigen Maßnahmen bediente man sich mit der bereits in der Firma vorhandenen und funktionierenden Struktur). Genannt wurden unter anderen: ein IT-Spezialist (der solche Komponente wie E-Mail-Adressen vorbereiten und Zugang zu den ausgewählten Systeme erteilen sollte) und ein HR-Spezialist (dessen Aufgaben mit Vorbereitung aller erforderlichen Personalunterlagen verbunden waren).
  • die dritte Maßnahme bestand in Festlegung von Prozessergebnissen, also Identifizierung dessen Ziele und Suche nach möglicher Fortschrittsüberwachung. Dies war auch nicht schwierig, weil der Ausführungsstatus einzelner Aufgaben eine ausreichende Information darüber liefert, dass eine der Aufgaben noch nicht ausgeführt wurde. Und Jira lässt automatische Aufstellung von diesen Daten sowohl für einen einzelnen Mitarbeiter, als auch für ganze Gruppen mithilfe von entsprechenden Filtern einstellen.

  • Etappe – Digitalisierung des Prozesses

Je besser die Prozessmappe vorbereitet und deren Spezifikation beschrieben wird, (bei Deviniti wurde dies in Schriftform sowie bei Meetings mit den Informatikern übergeben), desto schneller und reibungsloser kann die Digitalisierung erfolgen. Die Kosten für die Implementierung von Jira Service Desk auf kleinen Anlagen beginnt ab 10 $ monatlich, deswegen wurde die Entscheidung über Anwendung dieses Systems schnell getroffen.

Ein paar Elemente, um diese wir den Prozess auf der Digitalisierungsetappe verbessert hatten:

  • wir wollten, dass ein HR-Spezialist, der die Daten einzupflegen hatte, eine Auswahl zwischen folgenden Subprozessen hätte: Einstellung eines externen oder einen internen Mitarbeiter, weswegen andere Informationen in die einzelnen Felder automatisch eingetragen werden müssten (also hatten wird einen Zusatz Issue Templates installiert, der dies ermöglichte).
    • die Idee hat so einen Gefallen gefunden, dass wir gleich um Hinzufügen eines Subprozesses „Kündigung eines Mitarbeiters” gebeten hatten. Dies war aber unserer Meinung nach falsch – ohne vorheriges Mapping stellte sich der digitalisierte Prozess als nicht optimiert genug heraus

  • Etappe – Optimierung des Prozesses

Auf dieser Etappe werden die Folgen des Prozesses identifiziert. Wir haben diese aus der Sicht von Plus- und Minuspunkten betrachtet.

Pluspunkte – Hauptvorteile, die wir bemerkten:

  • wir haben an der Zeit gespart – der Prozess, der sich hauptsächlich wegen „Vergessen” von manchen Tätigkeiten sogar bis zu zwei Wochen in die Länge gezogen hatte, wurde praktisch bis auf einen Tag gekürzt. Und es geht nicht nur um die Arbeit von Spezialisten, wir haben praktisch einen ganzen Teil überflüssiges E-Mail-Verkehrs: “bitte, tu das”, “und Du hast mir diese konkrete Information noch nicht zugesendet”, “Verzeihung, ist es Dir bereits gelungen, dies zu tun?” eliminiert. Zusätzlich haben wir geschafft, eine immense Verschwendung zu verhindern – also einen Zustand, in dem ein Mitarbeiter sein Gehalt für seine Arbeit bezieht und auf Arbeitsmittel wartet, ohne diese er mit der Arbeit gar nicht anfangen kann.
  • wir haben den Chaos gezähmt – dank entsprechender Filter in Dashboard wissen wir auf jeder Etappe des Onboardingprozesses, was schon getan wurde und was noch nicht. Wir müssen nicht fragen, und der neue Mitarbeiter muss uns auch nicht daran erinnern. Und am wichtigsten ist, dass jeder Spezialist nach Einschalten der JIRA Service Desk weißt, welche Aufgaben (Eng. issues) ihm zugeordnet wurden und welche er noch nicht ausgeführt hatte.

Minuspunkte – zum Nachbessern:

  • wir haben uns definitiv entschieden, den Prozess „Kündigung eines Mitarbeiters” erneut mappieren zu lassen. Wir haben uns mit manchen seinen Elementen zu sehr beeilt und möchten ihn erweitern. Witzig an diese Situation ist, dass sollten wir für einen unserer Kunden arbeiten, würden wir uns nie entscheiden, „eine Abkürzung” zu nehmen – wir haben aber für uns selbst gearbeitet und sind in eine Falle unserer Übermut gefallen.
  • wir haben uns entschieden, bei der nächsten Iteration unsere Prozesse um folgendes zu erweitern:
  • „Entwicklung” einzelner Funktionen im Fragebogen (wir sind der Meinung, dass es zu viele Informationen auf einer Seite gibt – das möchten wir gerne kürzen. Sollte ein Spezialist eine gewisse Option auswählen, dann möchten wird, dass einzelne Unterkategorien gescrollt werden, ansonsten sind diese nicht erforderlich und sollten nicht angezeigt werden). Aus dem Grund werden wir Plug-Ins extention hinzufügen,
  • wir möchten Zugang zu den Kontaktdaten von Personen auf jeder Etappe der Issue – Ausführung haben. Öfters wird im Prozessablauf eine Information nötig, mit wem und wie wir uns kontaktieren können – wir fügen active directory.

Zusammenfassung

Optimierung eines Onboardingprozesses in der HR-Abteilung für Deviniti hat die erzielten Ergebnisse mit sich gebracht. Ein relativ geringer Arbeitsaufwand von dem technischen Personal rentierte sich sehr schnell. Und wir können wirksamer arbeiten, und keine Aufgaben werden unnötig vergessen.

Es ist mir durchaus bewusst, dass ich eine enge Anwendung der Prozessoptimierung darstelle, während dessen seine Einsatzmöglichkeiten praktisch uneingeschränkt sind. Dies kann mit Erfolg in vielen Prozessen eingesetzt werden: bei Mitarbeiterrekrutierung, Marketing oder seiner beliebtesten Anwendung nach – für die Bedienung der Firma durch die IT-Abteilung (wo die Mitarbeiter z. B. einen Fehler bei der Software anzeigen oder einen neuen Drucker bestellen).

Was sollten wir uns merken?

  • wenn Sie einen Prozess nutzen, in dem beim Einstieg Informationen abgerufen werden, die danach als Aufgaben an einzelnen Mitarbeitern weitergeleitet werden und Sie müssen deren Ablauf überwachen und bewerten, dann eins der besten Tools für Digitalisierung solches Prozesses ist eben Jira Service Desk. Dieses Tool ist eins der flexibelsten Systeme für Optimierung der Teamarbeit – zurzeit wird es durch 50 000 Firmen genutzt.
  • obwohl der unverbesserliche Drang, bei der Optimierung eine Abkürzung nehmen zu wollen, stets vorhanden ist, ist es doch am wichtigsten, die Maßnahmen der Reihenfolge nach auszuführen: die Planungsphase sollte von der Ausführungsphase strikt getrennt bleiben. Bis heute habe ich noch nicht erlebt, dass ein solches Handeln sich als unrentabel erwiesen hätte. Es ist sehr schwierig, die Prozesse in einer Iteration zu optimieren. Meistens kommen neue Ideen eben nach der ersten Digitalisierung. Oder die Umgebung ändert sich so schnell, dass weitere Verbesserungen erforderlich werden. Dank entsprechender Vorbereitung von Spezifikation sind die Änderungen entscheidend effizienter und bringen viel bessere Ergebnisse. Ein zusätzlicher Vorteil einer Prozessoptimierung mithilfe von Jira Service Desk ist solcher, dass diese mit jeder Iteration wirkungsvoller wird.

 

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