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Neue Wege zur sicheren Kommunikation HipChat von Atlassian


Karolina Lindert-Bulawa - 10 April 2017 - 0 comments

Eine effiziente Kommunikation ist eine Basis für ein gut funktionierendes Team. Aus dem Grund sollten die Unternehmen in Tools investieren, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern erleichtern. Dies ist heutzutage besonders wichtig – denn wir haben immer mehr mit verteilt arbeitenden Teams zu tun. Ein wichtiger Aspekt ist noch dabei zu berücksichtigen – diese Tools sollten auch ein gewisses Sicherheitsniveau gewährleisten.

In den meisten Unternehmen kommunizieren ihre Mitarbeiter miteinander mithilfe von E-Mails, sozialen Netzwerken oder nicht dafür geeigneten Instant-Messenger, die eigentlich für Privatkunden gedacht waren. Dies ist wenig effizient und nicht ungefährlich. Die beste Lösung sind Messenger, die extra für Teamarbeit entwickelt wurden, die wiederum auf firmeneigenen Server installiert werden können.

Warum sind E-Mails keine gute Lösung als Kommunikationsmittel?

Die E-Mails sind ausgezeichnet, wenn die Kommunikation nun ab und zu mal stattfindet, aber für eine laufende Zusammenarbeit ist dies keine gute Methode, denn Kontakt in der Echtzeit ausgeschlossen ist. Die Wartezeit auf eine Rückmeldung kann eine ganze Ewigkeit dauern. Unter vielen E-Mails kann die richtige schwer zu finden sein, und das teilen von diversen Dateien kann sich zum wahren Horror entpuppen.

Angestellten, insbesondere die Fernangestellten, suchen deswegen nach einer besseren Lösung als E-Mail-Kommunikation. Eine der am meisten genutzten Methoden ist ein Chat. Weil das Kommunizieren per Chat schnell und einfach ist. Jeder von uns schreibt gerne schnelle Nachrichten und redet mit den Mitarbeitern in der Echtzeit. Deswegen entscheiden wir uns oft für Lösungen wie Facebook oder Skype, was leider ein ernsthafter Fehler ist.

Die Mitarbeiter sollten über die geschäftlichen Angelegenheiten nicht über soziale Netzwerke oder Internet-Messenger für Privatkunden kommunizieren, weil diese nicht fürs Geschäft geeignet und mit zahlreichen Problemen und Gefahren verbunden sind. Eins der ernsthaftesten Gefahren ist, dass interne Nachrichten eines Unternehmens über Infrastruktur von Drittunternehmen übermittelt werden, die nicht immer entsprechende Vertraulichkeit einer Dienstleitung garantiert. Es ist daher sehr wahrscheinlich, dass diese Firmendaten durchsickern können. Auch durch nicht gesicherte Rechner oder Smartphones, die Mitarbeiter mit nach Hause nehmen.

Wenn die Kommunikation in Deinem Unternehmen sich auf E-Mails konzentriert und die Mitarbeiter miteinander über privaten Messenger sprechen, dann ist es an der Zeit, in einen Messenger für Teamarbeit zu investieren, einen solchen wie HipChat.

Welche Vorteile haben solche Messenger wie HipChat?
Sie sind vor allem sicher.

Sicherheit ist der Schlüssel

Sichere Gespräche in HipChat werden mit 256-Bit SSL-Verschlüsselung übertragen – das ist das gleiche Sicherheitsprotokoll wie bei den Online-Banken.

Um ein noch höheres Sicherheitsniveau zu erreichen, kann HipChat auf eigenem Server installiert werden – Atlassian ermöglicht eine Auswahl zwischen Cloud- und Serverversion. Die meisten Wettbewerbsprodukte von HipChat bieten den Kunden eine Software für Cloud und keine Lösungen, die eine selbstständige Verwaltung von Server ermöglichen.

Verwaltung von den Benutzerkonten

HipChat ist benutzerfreundlich, hat aber auch erweiterte Verwaltungsfunktionen, die eine Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens zulassen. Das Administratorkonto ermöglicht, die Messenger-Einstellungen zu verwalten, die z. B. bei Skype fehlen. Möglich ist ebenso, die Benutzerkonten zu verwalten – man kann darüber entscheiden, für wen ein Konto errichtet wird, was in der Praxis den Benutzerkreis von HipChat auf die Mitarbeiter des Unternehmers einschränkt.

Verbindungsmöglichkeit mit dem Active Directory

Dein Messenger kann auch mit dem Active Directory verbunden werden und Du kannst nun vollumfänglich die Vorteile dieser Lösung genießen. Welche Vorteile sind dies?

● Zentrale Verwaltung von Benutzerbasis.
● Gleiche Login-Daten für den Messenger wie für das Betriebssystem.
● Sollte jemand das Unternehmen jemals verlassen, wird er durch den Administrator vom Active Directory gelöscht und automatisch verschwindet er auch von dem Messenger, was wiederum verhindert, dass die Entlassenen sich beim Messenger unbefugt einloggen können.

Zusätzlich bietet HipChat eine Vielzahl an Funktionen, dank deren die Kommunikation und Zusammenarbeit in dem Team schnell, reibungslos und angenehm verläuft, und die Arbeitseffizienz erheblich zunimmt. Zu den Funktionen gehören unter anderem:

Dauerhafter Gesprächsverlauf

HipChat wurde so entworfen, damit ein einfacher Zugang zum Gesprächsverlauf immer vorhanden ist. Die Gespräche können zusätzlich in separaten Chatrooms geführt werden, die thematisch den geführten Diskussionen entsprechen, was bei den Wettbewerbsprodukten fehlt. Wenn Du ein paar Tage im Büro gefehlt hast, kehrst zur Arbeit zurück und musst erfahren, was in der Zwischenzeit passiert ist, reicht es vollkommend aus, dass Du den Gesprächsverlauf von den Chats einschaltest, wo Du alle Gespräche Deines Teams von dem für Dich interessanten Zeitraum findest. HipChat speichert alles, damit keine einzige Information verloren geht.

Außerdem synchronisiert HipChat alle Daten von PC, Smartphone und Internetanwendungen. Das bedeutet, dass ein Gespräch, nachdem auf ein anderes Gerät umgeschaltet wurde, nicht verloren gehen wird.

Chatroom für ein Team

Dank den Chatrooms für die Teams wird die Zusammenarbeit mit weiteren Personen einfacher, denn jedes angesprochene Thema und jede mitgeteilte Datei für das ganze Team an einem Platz zugänglich sind. Der Suchverlauf ist immer einsehbar und der Chatroom wird zum Informationszentrum des Teams. Wahrscheinlich das Beste an dem allen ist, dass zu dem Chatroom Personen außerhalb des Teams mithilfe von @Mention eingeladen werden können, wenn Fachwissen von Kollegen aus anderen Teams benötigt wird.

Chatrooms für Teams können auch privat sein – den Zugang zu denen haben nur eingeladene Personen, oder die Chatrooms können auch öffentlich bleiben – dann haben alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu denen.

Sehr nützlich ist eine Prüffunktion, ob sonstige Teammitglieder in dem Chatroom online sind. Dies ist viel effektiver als E-Mails-Versendung, wenn man sich nicht sicher ist, ob betreffende Person online ist und antworten kann, umso mehr, weil der Posteingang einer Mailbox jederzeit voll werden kann und die E-Mails nicht rechtzeitig ankommen werden.

Mithilfe von HipChat können Nachrichten an die Mitarbeiter gesendet werden, die nicht zu dem Zeitpunkt im Chatroom sind. Das System benachrichtigt sie automatisch per E-Mail mit dem Inhalt der ursprünglichen Nachricht.

Auf dem Laufenden mit dem ganzen Team

Mit HipChat ist der Kontakt mit allen sehr einfach, auch mit den Personen, die fern arbeiten. Die Fernangestellten können sich in Projekten mit dem restlichen Team engagieren und auf dem Laufenden mit dem Fortschritt der Arbeiten sein, unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort – jede kann Zugang zum HipChat über eine Webseite vom PC oder mobilen Geräten aus haben. Der Messenger kann auf einem beliebigen Gerät und Betriebssystem genutzt werden – wortwörtlich auf jedem, das auf dem Markt erhältlich ist. Dank dessen verpasst kein Mitarbeiter eine Nachricht.

Zusammenarbeit in der Echtzeit

HipChat sind: Videokonferenzen, Audioverbindungen, Privatgespräche, Gruppenchats. Wenn etwas zu zeigen und nicht zu erzählen ist, kann der eigene Bildschirm den Kollegen geteilt werden und dann wird in der Echtzeit zusammengearbeitet. Der Messenger ermöglicht auch, die Dateien von dem Bildschirm, Dropbox, Mailbox und vielen anderen Stellen zu teilen.

Sicherer Zugang für die Gäste

Es kommt schon vor, dass Du mit Kunden, Lieferanten oder einer Drittperson bestimmte Informationen teilen musst. Einfacher ist, die Personen zu einer laufenden Diskussion einzuladen, als hinterher jedem einzeln über den Diskussionsverlauf zu berichten. HipChat ermöglicht, den Zugang für einen Gast so einzustellen, dass die eingeladenen Gäste nur das sehen werden, was sie auch sehen sollten. Du hast die volle Kontrolle darüber.

Ausgezeichnete Integration mit anderen Tools

HipChat kann mit externen Anwendungen integriert werden, dadurch unterscheidet sich ja auch der Messenger von den wettbewerblichen Vorschlägen. Dank den ausgebauten Integrationsmöglichkeiten wird HipChat für Dein Team zu etwas mehr als nur einem Chat. Der Messenger ist ein Kommunikationsknotenpunkt, eine Stelle, wo alle Benachrichtigungen für Dich ankommen.

Dies sind manche Anwendungen, die mit HipChat integriert werden können:

● Aufgaben- und Projektverwaltung: JIRA Core, Trello, Asana, Pivotal Tracker,
● CI-Server (Continuous Integration Server): Bamboo, CircleCI, Codeship, Jenkins,
● Schlüsselverwaltung: Bitbucket, Stash, Github, Heroku,
● Fehlerüberwachung: Airbrake, Bugsnag, Crashlytics, Opsview,
● Service Desk: JIRA Service Desk, Freshdesk, Intercom, Uservoice, Zendesk,
● Team-Zusammenarbeit: Confluence, Google Hangouts.

HipChat ist in einer kostenlosen Basic-Version sowie in einer gebührenpflichtigen Plus-Version erhältlich.
Wenn Du auf sichere Kommunikation in Deinem Unternehmen Wert legst, setz auf HipChat. Unsere Spezialisten werden Dich über alles informieren, setz Dich bitte in Kontakt mit uns!

 

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