Scroll to top
en pl

4 sposoby na lepszą komunikację w projekcie przy użyciu Jira


Ewa Jakubiec - 20 maja 2019 - 0 comments

Poprawna komunikacja w każdym zespole jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na jakość pracy. Nawet z najlepszymi pracownikami lecz bez odpowiedniego przepływu informacji praca będzie utrudniona, a rezultaty często mierne.

Ważne, aby osoba zarządzająca zespołem zadbała o odpowiednią komunikację. Powinno to być jedno z jej ważniejszych zadań.

Dobra komunikacja wpływa na nastroje osób pracujących w jednym przedsiębiorstwie, w jednym projekcie. Sprzyja także pozytywnemu nastawieniu i zapobiega sytuacjom stresowym lub konfliktom.

Odpowiednie porozumiewanie się przez cały okres pracy nad produktem czy usługą wpływa bardzo często na jego ostateczną wersję. Jest to wysoce powiązane z efektywnością pracy, co w konsekwencji wpływa na dwa najważniejsze czynniki w dzisiejszym świecie: pieniądze oraz czas. Projekt bez sprawnej komunikacji może się przeciągać lub nie zostać ukończony, przez co z pewnością ucierpi nasz budżet. Odpowiednio zarządzany zespół powinien skutecznie się ze sobą komunikować.

Oprócz poprawnych relacji interpersonalnych, do planowania pracy można wykorzystać narzędzia dostępne na rynku. Jednym z nich jest Jira, która nie tylko pozwoli na łatwe porozumiewanie się, ale również dostarczy wielu pożytecznych statystyk.

Jeżeli jeszcze nie wiesz co to Jira,  zajrzyj tu.

Przejrzyste komunikaty

Jednym z pierwszych i najważniejszych elementów ułatwiających pracę, są jasno i przejrzyście rozpisane zadania dla zespołu. Jest to bardzo ważny czynnik w komunikacji. W sytuacji, gdy są one uprzednio omawiane lecz niezapisane, mogą łatwo wypaść z głowy. Osoba zarządzająca zespołem często wykorzystuje zasadę SMART przy zapisywaniu zleceń. Dzięki temu nawet osoby, które ominęły spotkanie wiedzą jak mają wykonać daną czynność. Zastosowanie tej zasady skutkuje tym, że osoba w projekcie może bardziej skupić się na rezultacie oraz na tym, aby wykonać zadanie jak najlepiej niż tracić czas na dopytywanie. W Jira podczas tworzenia polecenia na boardzie łatwo dodać nazwę zadania, opisać je i dołączyć ewentualne podzadania.

Estymacja czasu pracy

Kolejnym elementem wpływającym na lepszą komunikację jest poprawne estymowanie czasu zadań. Ważne, aby ustalać go opierając się na realnych wartościach. Jeżeli jest ono regularne, to zapewne ze swojego doświadczenia potrafisz powiedzieć ile czasu jest potrzebne na to zadanie. Jednak, gdy jest ono nowe, to warto skonsultować się z osobami, które już dane zlecenie wykonywały, a następnie w obu przypadkach przedyskutować to ze swoim zespołem, który może ocenić estymację inaczej. Wszystkie głosy w tej sprawie należy wziąć pod uwagę, ponieważ szacowanie zwiększa wydajność oraz przewidywalność pracy zespołu.

Priorytetyzacja zadań

Następnym sposobem na lepsze porozumiewanie się jest odpowiednia priorytetyzacja zadań. Jeżeli zespół ma wiele poleceń do wykonania to ważne, aby wykonywano je w poprawnej kolejności. Zapobiegnie to niepotrzebnemu chaosowi, jak również pracownicy będą wykonywać najpierw polecenia o najwyższym priorytecie.

Statusy zadań

Ostatnim elementem jest odpowiednie statusowanie zadań. Tablica Kanbana, której w większości przypadków używa się w Jira jest bardzo pomocna. Podział na to do, in progress i done wpływa na przejrzystość zleceń, jakie są tam zapisane. Szybko można odnaleźć polecenie, które należy jeszcze wykonać. Ważne, aby pilnować porządku na tablicy. Jeżeli zadania, które są nie w pełni wykonane trafią do „gotowych”, może to wpłynąć na końcowy produkt lub usługę. Dodatkowo pomaga to osobie zarządzającej kontrolować na bieżąco na jakim etapie jest projekt. W Jira, aby zmienić status zadania można wykorzystać metodę przeciągnij i upuść.

Dwie instancje Jira to nie problem

Powyżej opisane sposoby na lepszą komunikację dotyczą sytuacji, w której pracujemy na jednej instancji Jira. Jednak co w momencie, kiedy współpracujemy z klientem, który używa własnej aplikacji? Porozumiewanie się może być wtedy jeszcze bardziej utrudnione. W takiej sytuacji trzeba dbać, aby obie strony były odpowiednio informowane o wzajemnych zadaniach. Często wygląda to w taki sposób, że jedna osoba przepisuje dane z jednej aplikacji do drugiej. To czynność, która zajmuje o wiele więcej czasu, a przy tym należy pamiętać o dość częstym aktualizowaniu, by przepływ informacji był odpowiedni.

Istnieje jednak rozwiązanie tego problemu – dodatek IssueSYNC, dzięki któremu w łatwy sposób połączymy dwie osobne Jira. Pozwala to na ich automatyczną synchronizację.

To rozwiązanie ułatwi pracę oraz wpłynie na lepszą komunikację.

Related posts