Scroll to top
en pl

Jak wystawić fakturę za pomocą Jira Service Desk


Julita Sroczyńska - 28 stycznia 2019 - 0 comments

Jira nie jest  tylko narzędziem do zarządzania zgłoszeniami, ale jest także elastyczną platformą, na której możemy tworzyć własne rozwiązania. Pozwala zarządzać strukturą rynku, odzwierciedlać procesy, a także raportować np. czas pracy. Może służyć zarówno do komunikacji zespołów, jak i obsługi procesów czy rejestru zagadnień, które są podstawą do realizacji projektów.

Jira jest licencjonowanym oprogramowaniem i składa się z kilku doskonale zintegrowanych modułów: Jira Core, Jira Software, Jira Service Desk. Dodatkowo został do niej włączony jeszcze jeden nowy moduł: Jira Ops. Oprócz tego towarzyszy jej szereg innych aplikacji o wspólnym mianowniku, którym jest ich producent – Atlassian.

Aplikacje te współpracują ze sobą i wzajemnie się uzupełniają. Dedykowane są różnym branżom, choć prym oczywiście wiedzie tu IT. Niemniej jednak jest to narzędzie wszechstronne – może służyć każdemu i w każdej branży, jeśli tylko umiejętnie się je dostosuje i dokona właściwej optymalizacji.

W podstawowym słowniku pojęć związanych z Jira istnieje kilka fundamentalnych terminów. Pierwszym z nich jest „issue” czyli „zgłoszenie”.  Zgłoszenie nie zawsze musi się wiązać z sygnalizacją jakiegoś problemu. Każdy pomysł i nowa inicjatywa ma swoje miejsce w systemie poprzez utworzenie kolejnego zgłoszenia.

W Deviniti używamy Jira Service Desk między innymi do zleceń wystawiania faktury przez nasz dział księgowości.

Fakturuj na bieżąco swoich klientów

To wcale nie jest odosobniony przypadek, gdy firma zapomina o wygenerowaniu faktury. Zdarzają się również handlowcy, którzy powiadamiają swój dział księgowy w niewłaściwy lub mało czytelny sposób. Właśnie po to przygotowaliśmy Jira Service Desk do obsługi zgłoszeń ze strony działu sprzedaży, aby na bieżąco spływały do nas zgłoszenia dotyczące nowych faktur.

Dzięki Jira dokładnie wiadomo, które zadania wciąż czekają na realizację lub utknęły na jakimś etapie oraz ile czasu na nie przeznaczamy. Poprzez uruchomienie modułu do zgłaszania nowej faktury, dział księgowości dysponuje usystematyzowaną i chronologicznie ułożoną listą zleceń faktur do realizacji, co usprawnia i zdecydowanie przyspiesza proces rozliczeń z klientami.

Dużym atutem tego rozwiązania jest również aspekt związany z widocznością dokumentu. Osoby zgłaszające wystawienie faktury, mają zawsze dostęp zarówno do swojego zgłoszenia, jak i do wygenerowanego dokumentu (do zgłoszenia podpinana jest również wystawiona faktura w formacie *.pdf).

W Jira Service Desk każdy może dodatkowo zdefiniować według własnej potrzeby system powiadomień o statusie procesowania zgłoszenia. Dzięki temu wiadomo czy faktura została sporządzona, wysłana do klienta lub wymaga doprecyzowania oraz czy jest opłacona itp.

Zlecanie faktur do wystawienia

Cały proces zlecania faktur do wystawienia w Deviniti jest niezwykle prosty i intuicyjny. Wystarczy zalogować się do Jira Service Desk (lub przełączyć się z Jira Software bez potrzeby logowania) i ze stworzonego przez nas katalogu wybrać ten, w którym mamy typ zgłoszenia o nazwie „Nowa faktura dla Klienta”.

Każdy element zgłoszenia w Jira SD jest w pełni konfigurowalny, a zatem to jak będzie wyglądać interface Jira Service Desk, zależy indywidualnie od potrzeb w konkretnej organizacji.

Poniższe screeny prezentują jak wygląda cały proces na przystosowanej do tego procesu platformie Jira w naszej firmie.

1. Menu Jira Service Desk z możliwością zgłoszenia m.in. prośby o wystawienie faktury dla klienta.

Tworzenie zlecenia krok po kroku

Po wybraniu interesującego nas modułu („Nowa faktura dla Klienta”) przechodzimy do okna, w którym mamy zdefiniowane wcześniej pola do uzupełnienia. Część z nich oznaczona jest gwiazdką – to pola, które należy wypełnić obligatoryjnie. Dzięki temu mamy pewność, że informacje konieczne do wystawienia faktury, nie zostaną pominięte.

2. Okno dialogowe do zgłaszania prośby o wystawienie nowej faktury

Kolejność wprowadzania danych oraz ich zakres został ustalony wspólnie z działem księgowym. W naszym przypadku w pierwszym polu uzupełniamy „Typ faktury”. W Waszej organizacji może to być zupełnie inna pozycja.  W rozwijanym menu mamy do wyboru dwa warianty: faktura proforma lub faktura VAT.

Następnie wybieramy datę wystawienia faktury, podajemy kwotę netto, a z systemu kafeteryjnego wybieramy walutę.

Kolejny etap polega na wpisaniu tytułu dokumentu, niezbędnych informacji teleadresowych i fiskalnych adresata faktury oraz imienia i nazwiska osoby, do której ma być ona przesłana  (lub adresu e-mail).

W tym miejscu, w zależności od wybranej opcji (wysyłka drogą elektroniczną lub tradycyjną pocztą), faktura przybierze formę dokumentu elektronicznego w formacie *.pdf (e-faktura) lub zostanie wydrukowana i przesłana listem na konkretne imię i nazwisko.

W stworzonym przez nas systemie obsługującym proces zlecania wystawienia faktur mamy również możliwość wpisania numeru zamówienia, jaki podał nam klient, terminu płatności oraz wszelkich dodatkowych informacji, które chcemy umieścić na generowanym dokumencie.

Cały czas powinniśmy pamiętać, że Jira jest bardzo elastycznym narzędziem, dlatego wszystkie powyższe pola zostały dodane zgodnie z zapotrzebowaniem i można je dostosować do indywidualnych wymogów. Ich konfiguracja, liczba pól czy format danych są dowolne.

Automatyzacja procesu zlecania faktur

Powinniśmy mieć świadomość, że cały opisany powyżej proces może zostać w znacznym stopniu zautomatyzowany. Jak to zrobić? Jeśli do obsługi klientów wykorzystujemy zewnętrzny CRM lub (jak w przypadku Deviniti) CRM skonfigurowany przy wykorzystaniu Jira Software, to mamy możliwość skonfigurowania systemu taki sposób, aby importował niezbędne dane klienta.

W naszym przypadku automatycznie importowane są z bazy takie dane:

  • waluta,
  • adres i NIP,
  • osoba, do której kierowana jest faktura,
  • forma dostarczenia faktury.

Dzięki takiej funkcji na naszym zgłoszeniu dane te uzupełniają się samoistnie. Pola te jednak pozostają cały czas edytowalne, na wypadek potrzeby wprowadzania zmian na bieżąco.

Po uzupełnieniu danych do faktury w momencie kliknięcia przycisku „Fakturuj”, zgłoszenie generuje się automatycznie i zostaje przypisane do wcześniej zdefiniowanej osoby. To komu przypisuje się zlecenie, zależy od konfiguracji workflow. Osoba, do której zostało przypisane zgłoszenie, otrzymuje powiadomienie na maila o nowym zleceniu wraz z linkiem.

Po otwarciu zgłoszenia widzi wszystkie wprowadzone dane i może przystąpić do wystawienia faktury. Oczywiście jeśli jakieś dane byłyby niejasne, to z poziomu zgłoszenia można takie zlecenie opatrzyć stosownym komentarzem lub komunikować się bezpośrednio z osobą zgłaszającą potrzebę wystawienia faktury.

Można również, zaprosić do śledzenia zgłoszenia inne osoby, niezwiązane bezpośrednio z czynnościami operacyjnymi w tym procesie, np. kierownika działu lub menedżera projektu, którego generowany dokument dotyczy.

W chwili kiedy faktura w dedykowanym do tego systemie (poza Jirą) zostanie pomyślnie wystawiona, osoba generująca ten dokument zamyka zgłoszenie zmieniając status w workflow. Po jego zamknięciu zgłaszający fakturę do wystawienia otrzymuje powiadomienie mailowe, że zlecenie zostało zrealizowane i może zobaczyć wygenerowaną fakturę w postaci dokumentu *.pdf.

Podzadania do zleceń

Oczywiście mamy możliwość ustawienia podzadań (subtask) w danym typie zgłoszeń. W prezentowanym przykładzie zgłoszenia mogłoby to być takie podzadania jak:

  • wysłanie e-faktury,
  • wysłanie faktury pocztą.

Podpięcie podzadań w obrębie zgłoszenia ma na celu doprecyzowanie wszystkich prac związanych z wygenerowaniem konkretnej faktury, tak aby zlecenie było w pełni skuteczne (czasem zlecający dostarcza klientowi fakturę osobiście, innym razem wysyłamy pocztą z działu księgowości).

Wykorzystując custom development, możemy zintegrować zewnętrzny system do wystawiania faktur z Jirą, co usprawni i przyspieszy proces fakturowania. Takie rozwiązanie jest możliwe, ale wymaga wcześniejszej analizy potrzeb klienta i możliwości integracji. Badanie zakresu integracji między systemami oraz kwestii związanych z bezpieczeństwem, a następnie realizację całego procesu mogą przeprowadzić certyfikowani eksperci Deviniti.

Dzięki Jira Service Desk osoba wystawiająca faktury w łatwy sposób może zweryfikować, ile jeszcze czeka na nią otwartych zgłoszeń. Ciekawym rozwiązaniem, zapewniającym płynność realizacji zleceń może okazać się ustawienie zegarów SLA na poszczególne zgłoszenia. Pozwala to zapanować nad całym procesem oraz czasem potrzebnym na wygenerowanie dokumentów oraz sporządzić stosowne raporty związane z wydajnością.

Oprócz istniejących w systemie Jira możliwości tworzenia raportów, jest również wiele dodatków rozszerzających możliwości Jira Service Desk w tym zakresie.

Oprogramowanie Jira zostało stworzone po to, aby pomagać w rozwiązywaniu problemów organizacji i usprawniać procesy. W każdym obszarze tego oprogramowania możemy dokonać zmian, ponieważ ta platforma z łatwością dostosowuje się do naszych indywidualnych preferencji. Nie jest dedykowana do obsługi konkretnych zgłoszeń, ale może zostać dowolnie przystosowana, tak aby z powodzeniem wspierać wszystkie obszary organizacji biznesowych. W przypadku działu księgowości, Deviniti usprawnia proces komunikacji pomiędzy zespołami oraz pozwala na śledzenie i raportowanie całego procesu fakturowania.

Related posts