Scroll to top
en pl

Jira Core w działach prawnych


Michał Żurkowski - 10 czerwca 2019 - 0 comments

Każda organizacja, aby sprawnie funkcjonować, musi spełniać określone wymogi prawne. Obowiązki te są często związane z dokumentacją i polityką – większość firm zarządza informacjami związanymi z licencjonowaniem, polityką zatrudnienia, warunkami dotyczącymi produktów i usług, zgodnością z określonymi procedurami i wieloma innymi.

Zespoły prawne mogą również korzystać z narzędzi do zarządzania zadaniami i dokumentacją tak samo jak inne zespoły biznesowe. W rzeczywistości narzędzia umożliwiające tworzenie i przydzielanie zadań oraz łączenie ich z dużą ilością dokumentacji prawnej, efektywne komunikowanie się z osobami w zespole, szybkie reagowanie na zmieniające się przepisy i efektywne zarządzanie ryzykiem mają kluczowe znaczenie dla pracy działów prawnych. Sztandarowy produkt Atlassian – Jira Core idealnie nadaje się dla kancelarii i działów prawnych.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej różnym sposobom, w jaki zespoły prawników mogą korzystać z Jira Core, aby zoptymalizować przepływ pracy, zautomatyzować niektóre procesy i wykonywać pracę efektywniej, aby sprostać wymaganiom i oczekiwaniom klientów.

1. Przegląd dokumentów

Zespoły prawne mogą używać Jira Core wraz z produktem Confluence do zarządzania zadaniami oraz dokumentacją, linkować odpowiednie zadania do dokumentów, udostępniać gotowe dokumenty członkom zespołów. Takie dokumenty zwykle przechodzą przez wiele osób w kancelarii prawnej przez co proces przeglądu jest bardziej skomplikowany – przed zatwierdzeniem ostatecznej wersji muszą zostać zweryfikowane zawsze przez odpowiednie osoby, a praca w systemie może to usprawnić oraz, co ważne, zachować historię zmian i akceptacji

W Jira Core można stworzyć własny szablon workflow, na którym będzie pracować zespół. Oto jak może wyglądać taki przepływ pracy:

Wykorzystując taki przepływ pracy, zespoły prawne mogą na bieżąco monitorować etapy procesu przeglądu konkretnych dokumentów oraz przeglądać każdą zatwierdzoną wersję dokumentu w celu śledzenia najnowszych zmian. Dzięki temu zespół ma także wgląd w informację o osobach, które pracowały nad poszczególnymi dokumentami na wszystkich etapach procesu przeglądu.

Ustalając formalny przepływ pracy dla procesu przeglądu dokumentów, zespoły prawne zyskują pewność, że właściwe osoby przejrzą, zedytują i zatwierdzą dokument przed jego finalnym wykorzystaniem. Proces ten zmniejsza ryzyko błędu do minimum, ponieważ dokument musi przejść przez wszystkie etapy przepływu pracy zanim zostanie ukończony. Dzięki temu zyskuje się pewność, że zespół nie pominie żadnego kroku w procesie zatwierdzania.

2. Baza danych

Kolejną zaletą Jira Core jest to, że pozwala zespołom prawnym na stworzenie centralnej bazy danych, z której mogą korzystać, aby zoptymalizować swoją pracę. Taka baza danych może zawierać rejestry decyzji, zgłoszenia regulacyjne, wykonane umowy, protokoły z posiedzeń i uchwały lub dokumenty procesowe.

Inną ważną funkcją Jira Core jest łatwość zarządzania uprawnieniami. W ten sposób można określić, które osoby mają dostęp do konkretnych danych. Wykorzystując możliwości systemu kontroli wersji Jira zespoły mogą również monitorować zmiany w dokumentach w całym procesie.

3. Monitorowanie statusów zadań w projektach

Zespoły prawne mogą również użyć Jira Core do monitorowania statusów zadań, czyli etapów ich wykonania. Wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu, dzięki czemu zarządzanie przeglądem dokumentów jest bardzo łatwe.

Zespoły mogą monitorować wszystkie szczegóły prawne w swoich projektach, obserwując opinie zainteresowanych stron, wyjaśnienia prawne i ważne daty. Znajomość kontekstu informacji pomaga w sprawdzeniu dokumentacji prawnej. Elastyczna konfiguracja uprawnień użytkownika pozwala uzyskać dostęp do tych informacji tylko wyznaczonym osobom, ukrywając je przed pozostałymi zespołami.

4. Ocena wydajności zespołów prawnych

Firmy wykorzystują Jira Core do monitorowania i oceny wydajności zespołu. Te same standardy mogą z powodzeniem być zastosowane w przypadku zespołów prawnych. Dzięki temu można mieć wgląd oraz możliwość modyfikacji czynników wpływających na ich wydajność.

Jira Core umożliwia team leaderom sprawdzenie statusu każdego zadania oraz zdiagnozowanie przyczyny takiego przepływu pracy. Zespoły prawnicze mogą korzystać z Jira Core, aby uzyskać przegląd obciążenia całego zespołu – ten rodzaj przejrzystości pomaga poszczególnym członkom zespołu zrozumieć, w jaki sposób ich praca wpisuje się w szerszy kontekst zadań firmy i zobowiązań prawnych.

Jira Core to również dobre narzędzie do prowadzenia ewidencji, które pozwala dokładnie zmierzyć wydajność zespołu prawnego oraz odkryć potencjalne obszary wymagające poprawy.

5. Opiniowanie dokumentów prawnych

Zarządzanie procesem opiniowania dokumentów, w który zaangażowanych jest kilku członków zespołu, jest znacznie łatwiejsze dzięki podstawowym funkcjom, które Atlassian dodał do oprogramowania Jira Core.

Na przykład, poprzez wykorzystanie łatwo adaptowalnych szablonów biznesowych, zespoły prawne mogą szybko tworzyć zgłoszenia i rozdzielać zadania, w których mogą dodać ważne terminy, ustalić harmonogram pracy oraz ToDo, aby upewnić się, że praca zostanie wykonana w odpowiednim czasie i kolejności.
Używając funkcji @mention, każdy członek zespołu może szybko skontaktować się ze współpracownikami lub zewnętrznymi specjalistami, aby uzyskać opinię na temat danego dokumentu. Cały proces zlecania oraz przeglądania zadań jest sformalizowany i zorganizowany wewnątrz tego narzędzia.

Zespoły korzystające z dashboardów mają szerszy wgląd w przepływ swojej pracy i otrzymują raporty dotyczące wydajności ich procesów oraz aktualnego obłożenia.

Jira Core – to co najważniejsze

Praca zespołów prawnych jest bardzo złożona i wymaga zwrócenia większej uwagi na szczegóły. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira Core, mogą pomóc działom prawnym lepiej zorganizować pracę, zautomatyzować procesy i uniknąć błędów ludzkich poprzez wprowadzenie szablonów zgłoszeń i sformalizowanie przepływów pracy.

W rezultacie zespoły prawne mogą zaoszczędzić czas, który wcześniej musiały przeznaczać na uzyskiwanie aktualnych informacji, wyszukiwanie plików, manualne śledzenie różnych wersji dokumentów lub dodatkową komunikację z innymi członkami zespołu. Zastosowanie narzędzie do zarządzania projektami Jira Core to prosta droga do wyższej wydajności i lepszych wyników zespołu.

Szukasz partnera technicznego z doświadczeniem we wdrażaniu narzędzi Atlassian w zespołach biznesowych?

Skontaktuj się z nami  – pomogliśmy już wielu firmom usprawnić procesy prawne i pracę działów prawnych.

 

Related posts