Scroll to top
en pl

Jira dla działów finansowych – 5 najlepszych praktyk


Michał Żurkowski - 17 czerwca 2019 - 0 comments

Zespoły finansowe w większości przypadków zarządzają złożonymi projektami, które obejmują wiele podmiotów odpowiedzialnych za obieg dokumentów, takich jak budżety, zakupy i załączniki. Dlatego organizacje coraz częściej wyposażają swoje zespoły finansowe w narzędzia, które pomagają zarządzać skomplikowanymi projektami z wieloma podwykonawcami.

Rozwiązanie Atlassiana – Jira Core – to narzędzie do zarządzania projektami dedykowane zespołom biznesowym. Pomaga w ustalaniu przepływów pracy, opracowywaniu procesów pod kątem wydajności i automatyzacji zadań. Zespoły finansowe także mogą używać Jira Core do tworzenia i zarządzania przepływami pracy. Jest to możliwe zarówno w przypadku prostych zadań, takich jak generowanie faktur, jak i przy bardziej złożonych procedurach, takich jak raporty finansowe na koniec roku. Zespoły do spraw finansów korzystają również z Jira Core, aby monitorować przygotowywanie raportów finansowych, zatwierdzać zakupy i zarządzać procesami budżetowymi.

W tym artykule można zobaczyć, w jaki sposób Jira Core pomaga zespołom finansowym zwiększyć swoją produktywność i zminimalizować ryzyko błędów.

Monitorowanie i przegląd faktur

Monitorowanie faktur to jedno z najważniejszych zadań działów finansowych. Zespoły muszą wiedzieć kiedy wystawić fakturę i kiedy potrzebny jest do niej dostęp. Mogą do tego wykorzystać przepływy pracy, zawierające statusy takie jak: do zrobienia, w trakcie oraz zrobione. Pozwoli to upewnić się, że faktura jest dobrze sprawdzona i przechodzi odpowiednio przez wszystkie potrzebne etapy.

Oto w jaki sposób funkcjonuje monitorowanie faktury w Jira Core:

  • Krok 1: Utworzenie zadania dla każdej faktury, którą trzeba wygenerować.
  • Krok 2: Gdy faktura jest już gotowa i wysłana do klienta, należy zmienić status zadania z “do zrobienia” na “w trakcie”. Na tym etapie można w komentarzu dopisać dodatkowe potrzebne szczegóły zadania. Można ustalić także termin zapłaty faktury.
  • Krok 3: W przypadku konieczności zapisania informacji specyficznych dla każdej faktury (np. numer faktury) wystarczy dodać do zgłoszenia pole o wybranej nazwie. W ten sposób zespół będzie mógł w przyszłości odszukać zgłoszenie po numerze faktury.
  • Krok 4: Dodanie załączników lub maili do zgłoszenia w celu zapisania korespondencji z klientem. Jeżeli w zespole jest osoba, która kontroluje wystawianie faktur lub prowadzi projekt, powinna ona zawsze otrzymać powiadomienie o nowej fakturze poprzez ustawienie spersonalizowanej notyfikacji.
  • Krok 5: Gdy faktura jest już w pełni opłacona, można zmienić status zadania na “gotowe”. W ten sposób cały zespół do spraw finansów będzie o tym poinformowany i nikt nie będzie musiał więcej sprawdzać statusu tego zgłoszenia. Wszystkie informacje są od razu widoczne.

Dodatkowe funkcje Jira Core

Jira Core zawiera szereg funkcji, które pomagają zespołom szybciej wykonywać swoją pracę.

Działy finansowe mogą wykorzystać gotowe szablony biznesowe do łatwego tworzenia zadań, definiowania i monitorowania projektów finansowych. Opisując szczegóły zadania, możesz być pewien, że członkowie zespołu otrzymali wszystkie informacje, wymagane dla pełnego rozwiązania zgłoszenia. Umożliwia to zespołom prawidłowe zatwierdzanie, rejestrowanie i składanie każdego dokumentu finansowego.

Poprzez używanie funkcji @mention, pracownicy mogą szybko skontaktować się ze współpracownikiem, od którego potrzebują otrzymać potrzebne informacje.

Nie można też zapomnieć, że narzędzia firmy Atlassian mogą być dowolnie rozszerzane i integrowane z aplikacjami dostępnymi w Atlassian Marketplace. Jira Core może być połączona z narzędziami, które pomagają zespołom w monitorowaniu, planowaniu i zarządzaniu finansami. Narzędzie Jira Core można dostosowywać do indywidualnych potrzeb każdego działu do spraw finansów.

Raporty finansowe

Raportowanie jest istotną częścią działalności każdego zespołu do spraw finansów. Dzięki funkcji raportowania w Jira Core managerowie mogą podejmować bardziej świadome decyzje i mieć lepszą kontrolę nad funkcjonowaniem zespołu.

Narzędzie oferuje różne rodzaje raportów i pulpitów analitycznych, które są używane przez najbardziej znaczące firmy finansowe do zarządzania wszystkimi rodzajami procesów: od zakupu po raportowanie kwartalne. Istnieje możliwość ustawienia swoich procedur, z uwzględnieniem mierników agile, aby utrzymać transparentność na wysokim poziomie od początku do końca projektu.

Zarządzanie złożonym procesem

Co zrobić w przypadku, gdy procesy zespołu są bardziej złożone niż “do zrobienia”, “w trakcie” i “gotowe”?

Na przykład przepływ procesu zakupu może wyglądać następująco: Zamówienie przedmiotu > Otrzymanie przedmiotu. Może też ono wyglądać tak: Zapytanie o przedmiot > Stworzenie zadania biznesowego > Zadanie przekazane do przeglądu > Potwierdzenie przyjęcia > Utworzenie zamówienia zakupu > Otrzymanie przedmiotu.

Zespoły finansowe mogą skorzystać z procesu zarządzania projektami z Jira Core, który na początek oferuje wstępny przepływ pracy. Można dostosować przepływ pracy, gdy zespół w miarę upływu czasu zmienia i poprawia swoje procesy.

Tak wygląda to w przypadku procesu utworzenia i przesyłania sprawy biznesowej do zatwierdzenia. Proces zarządzania projektami oferuje następujące statusy przepływ pracy: otwarty, w toku, w trakcie przeglądu, zatwierdzony.

Twój zespół może utworzyć zadanie dla każdego nowego przypadku biznesowego, który musi zostać zatwierdzony, a następnie wypełnić go odpowiednimi szczegółami, dodając arkusze kalkulacyjne, dokumenty i inne informacje.

Przenosząc status zadania do „w trakcie przeglądu” i przypisując go osobie odpowiedzialnej za zatwierdzanie, zespół rozpoczyna proces. Po zatwierdzeniu zakupu końcowym etapem procesu może być albo zgłoszenie żądania zakupu, albo przeniesienie danych do innego systemu, aby ukończyć zakup.

Jira Core oferuje wiele funkcji ułatwiających ten proces. Można na przykład wspomnieć o innych osobach w komentarzach, aby upewnić się, że informacje na temat zgłoszenia są kompletne przed jego zatwierdzeniem. Można również przypisać zadanie do odpowiednich osób w całym obiegu pracy, aby otrzymywali oni powiadomienia o nowych zleceniach i mogli znaleźć je na swoich listach zadań do wykonania.

Kontrola wydajności zespołu

Team leaderzy muszą mieć pełną wiedzę na temat funkcjonowania swojego zespołu. Zdobycie takich informacji dzięki Jira Core jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. W przypadku chęci sprawdzenia postępów w wypełnianiu dokumentów finansowych lub zatwierdzeniu zakupu, można mieć pewność, że wszystkie informacje znajdują się w systemie. Dzięki ścieżce audytu można również upewnić się, że zlecający zadanie nie jest równocześnie jego wykonawcą.

Korzystając z pulpitów analitycznych Jira Core, można sprawdzić postęp różnych projektów i zobaczyć na wykresach wypalania sprintu, jak szybko zespół wykonuje pracę. Tego typu informacje mają kluczowe znaczenie dla monitorowania ogólnej wydajności zespołu i zdiagnozowania problemów, które należy rozwiązać (na przykład poprzez przeformułowanie przepływu pracy lub utworzenie innego procesu biznesowego).

Jira Core – to co najważniejsze

Narzędzia do zarządzania projektami zwiększają nie tylko wydajność zespołów finansowych, ale także wpływają korzystnie na przepływ pracy. Korzystając z takich innowacyjnych rozwiązań, możesz pomóc zespołowi zautomatyzować powtarzalne zadania i sformalizować procesy dla ich większej przejrzystości.

Jira Core oferuje wysoki stopień transparentności, co pomaga uświadomić pracownikom jak ich praca komponuje się z założeniami projektu oraz zwiększyć ich motywację.

Szukasz partnera technicznego z doświadczeniem we wdrażaniu narzędzi Atlassian dla zespołów biznesowych?

Skontaktuj się z nami; pomagamy firmom w pełni wykorzystywać potencjał narzędzia do zarządzania projektami Atlassian, aby najlepiej dostosować je do indywidualnych potrzeb.

Related posts