Scroll to top
en pl

Jira – zarządzanie projektami krok po kroku


Michał Żurkowski - 8 maja 2019 - 0 comments

Organizacje mogą wybierać spośród szerokiej gamy opcji, jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania projektami. Jeśli Twoja firma potrzebuje wydajnego narzędzia do zarządzania projektami – Jira jest najlepszym wyborem.

Atlassian wyposażył Jirę w ogromną liczbę funkcji, które pomagają zespołom w efektywnym zarządzaniu złożonymi projektami. Początkowo narzędzie było skierowane do twórców oprogramowania, ale obecnie organizacje wykorzystują je w różnych działach, aby podnieść produktywność pracowników i szybciej finalizować projekty.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z Jirą, może to być dla Ciebie nieco przerażające. W tym przewodniku chcę pokazać Ci jakie korzyści może przynieść Twojej firmie oprogramowanie Atlassian oraz jak je wdrożyć i korzystać z niego w najbardziej efektywny sposób.

Wprowadzenie do Jiry

Jira to wysoce konfigurowalne rozwiązanie do zarządzania projektami stworzone przez australijską firmę Atlassian. Podstawową ideą Jiry jest to, że wszystkie projekty znajdują się w centralnej bazie danych, a każdy projekt podzielony jest na zadania, które przechodzą przez różne etapy przepływu pracy zespołu. Przepływy pracy (ang. workflows) określają status projektu i definiują zasady, według których etapy pracy przypisywane są do poszczególnych zadań.

Jira jest według raportu Gartnera liderem wśród tego typu rozwiązań na rynku. Jeśli szukasz kompleksowego rozwiązania do prowadzenia projektów zarówno w tradycyjnych, jak i zwinnych metodykach, a jednocześnie masz szczególne wymagania dotyczące funkcjonalności – Jira jest doskonałym wyborem.

Jira została zaprojektowana z myślą o metodyce Agile. Jest to najpopularniejsza metodyka wytwarzania oprogramowania, która opiera się na czterech zasadach:

– jednostki i interakcje ponad procesami i narzędziami,

– działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentacją,

– współpraca z klientem ponad negocjacją warunków umowy,

– szybkie reagowanie na zmiany ponad sztywnym trzymaniem się planu.

Atlassian użył tych zasad do stworzenia systemu zarządzania projektami, w którym elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych wymagań są kluczowymi komponentami pozwalającymi przedsiębiorstwom najlepiej dopasować to narzędzie do swoich procesów.

Korzyści ze stosowania Jiry

Oprogramowanie Jira to idealne narzędzie dla programistów i twórców oprogramowania. W rzeczywistości może jednak być używane w każdym innym dziale, który wymaga zarządzania projektami oraz pracy nad zadaniami i komunikacji między członkami zespołu. Każdy zespół, który musi współpracować przy bardziej złożonych projektach lub chce uporządkować tok wykonywanych zadań, powinien korzystać z Jira.

Na przykład zespoły marketingowe używają  Jira do organizowania kampanii marketingowych. Zespoły prawne korzystają  z przepływów pracy Jira do zarządzania przeglądem dokumentów prawnych i postępach w prowadzonych postępowaniach.

Jira przydaje się także firmom, które zatrudniają pracowników zdalnych. Stanowi ona centralną platformę dla wszystkich pracowników, w której mogą oni sprawdzić przydzielone im zadania, termin wykonania poszczególnych zadań oraz zadania współpracowników. Szczegółowe narzędzia raportowania są znacznym ułatwieniem dla menedżerów, którzy muszą na bieżąco monitorować postępy projektu.

Najważniejsze funkcje Jiry

Poniżej przedstawiono kilka kluczowych funkcji Jira, które czynią ją tak cennym narzędziem do zarządzania projektami. Na tym jednak możliwości oprogramowania Jira się nie kończą – w Atlassian Marketplace dostępnych jest wiele aplikacji, które pozwalają na rozbudowę tego narzędzia zgodnie z indywidualnymi wymaganiami użytkownika.

Śledzenie czasu i postępów w pracy

Jira to bogate w funkcje oprogramowanie, które umożliwia efektywne śledzenie czasu pracy poświęconego konkretnym produktom lub projektom. Dzięki tej funkcji możesz zobaczyć postęp projektu, zrobić zrzut ekranu i uzyskać dokładny arkusz czasu pracy dla całego zespołu. Jedyne co trzeba zrobić, to kliknąć w przycisk podczas zmieniania tasku, aby rozpocząć lub zatrzymać czas dla danego zadania. Śledzenie czasu pracy jest niezbędne, aby zrozumieć jak pracuje Twój zespół i w jaki sposób można podnieść wydajność ich pracy. W Atlassian Marketplace dostępnych jest wiele aplikacji, które rozszerzają funkcjonalności Jiry, aby jak najlepiej dostosować się do wymagań użytkowników.

Spersonalizowany workflow

Przepływy pracy w Jirze reprezentują procesy Twojego zespołu. Poprzez formalizację i dokumentowanie przepływu pracy możesz zmniejszyć częstość błędów w zarządzaniu zadaniami i upewnić się, że każdy członek zespołu wie przez jakie etapy powinno przejść zadanie, aby uznać je za zakończone.

Ponadto Jira oferuje wiele opcji indywidualnego dostosowywania przepływu pracy, projektów i podzadań. Oto przykład podstawowego przepływu pracy w Jira.

Strzałki symbolizują przejścia, a bloki reprezentują statusy różnych zadań, takie jak: do zrobienia, w toku, lub gotowe. Każdy przepływ pracy składa się ze statusów i przejść. Poprzez stworzenie niestandardowego przepływu pracy dla projektu, będziesz w stanie śledzić na bieżąco dokładne etapy danego zadania lub projektu i podejrzeć czynności jakie jeszcze trzeba wykonać, aby uznać task za zakończony.

Uprawnienia w Jira

Jira umożliwia przypisywanie określonych uprawnień członkom zespołu w zakresie edycji, komentowania lub przydzielania zadań w zespole. Konfigurowanie uprawnień jest również elastyczne i możliwe do indywidualnego zdefiniowania.

Na przykład, jeśli nie chcesz, aby konkretni członkowie zespołu widzieli daną grupę problemów lub błędów w projekcie, możesz pozwolić im zobaczyć projekt jako całość, ale określona grupa informacji zawsze będzie dla nich ukryta. Ta funkcja jest niezwykle przydatna, jeśli chcesz, aby krótkoterminowi kontrahenci nie mieli dostępu wrażliwych informacji o firmie, jednocześnie nie utrudniając im wykonywania powierzonych zadań.

Raporty i podsumowania projektów

Managerowie doceniają Jirę, ponieważ ułatwia ona raportowanie i podsumowywanie postępów w projekcie. W prosty sposób masz przejrzysty podgląd wszystkich ostatnich działań w projekcie, zbliżających się terminów wydania i wielu innych przydatnych informacji, które potrzebne są do zrozumienia procesu realizacji projektu. Managerowie mogą tworzyć raporty dotyczące określonych problemów lub członków zespołu. Wszystko to pozwala uzyskać pełniejszy wgląd w projekt.

Podzadania w Jira

Zespoły powinny dzielić złożone zadania na mniejsze części. To ułatwia radzenie sobie z tymi problemami, ponieważ każde podzadanie jest traktowane jako osobne zlecenie dołączone do zlecenia głównego. Możesz przypisać podzadania do różnych członków zespołu, dodać różne terminy i dowolnie zdefiniować ich pozostałe aspekty, tworząc własny przepływ pracy.

Wprowadzenie podzadań ma duże znaczenie dla programistów, którzy dzięki temu mogą precyzyjniej podzielić swój czas pracy. Ponadto tworzenie konkretnych kroków dla każdego zadania oznacza, że cały projekt może być dalej podzielony na mniejsze etapy, co podnosi wydajność jego realizacji.

Odnośniki i linkowanie zadań

Jira pozwala użytkownikom na łączenie zleceń i tworzenie zależności między zadaniami. Połączenia mogą mieć różne statusy, np. zadanie zduplikowane, zadanie blokujące lub połączone z innym zadaniem. Takie oznaczenia pozwalają członkom zespołu zrozumieć zależności między poszczególnymi taskami. Na przykład, jeśli jedno zadanie blokuje inne, oznacza to, że zależność między nimi jest kluczowa i zadanie blokujące musi zostać wykonane jako pierwsze – w przeciwnym razie stanie się blokerem.

Opisane tu funkcje to tylko wierzchołek góry lodowej. Jeżeli chcesz zobaczyć więcej możliwości, zapoznaj się z pełną listą funkcjonalności Jiry.

Zacznij nowy projekt z Jirą

Po zalogowaniu się po raz pierwszy do systemu Jira prawdopodobnie będziesz chciał utworzyć nowy projekt. Projekt może składać się z pojedynczym elementem lub ogromnej liczby zadań, nad którymi pracuje zespół. Możesz dopasować wszystkie parametry w Jira stosownie do złożoności projektu.

Podczas tworzenia nowego projektu, istnieje możliwość wyboru spośród różnych typów projektu. Liczba opcji zależy od zainstalowanej wersji Jiry. Każdy typ projektu ma przypisane specjalne funkcje. Nie są to jednak jedyne możliwości – wybór typów projektów w Jirze jest naprawdę szeroki.

Po wybraniu typu należy uzupełnić szczegóły projektu, takie jak nazwa i opis. Wybierz nazwę, która w przyszłości pozwoli Ci łatwo wyszukać projekt.

Następnie musisz dodać wszystkich współpracowników jako użytkowników w systemie Jira. Możesz przypisać to zadanie administratorowi, ale najpierw sam również musisz mieć nadane uprawnienia użytkownika. Jeżeli prowadzisz mniejszy zespół lub firmę to możesz samodzielnie nadać wszystkie potrzebne uprawnienia.

Aby utworzyć zespół, wejdź w Ustawienia i wybierz Zarządzanie użytkownikami. Podaj imiona i maile użytkowników – otrzymają oni zaproszenia do korzystania z Jiry.

Tutaj możesz także definiować uprawnienia, które są bardzo przydatne jeśli zarządzasz dużym zespołem albo regularnie zatrudniasz zewnętrznych wykonawców i/lub freelancerów. Ale nie martw się – nie oznacza to, że będziesz musiał spędzać długie godziny na konfigurowaniu uprawnień dla każdego projektu. Jira oferuje schematy dostępów, które raz utworzone mogą być wykorzystywane w wielu różnych projektach. Wystarczy jednorazowe zdefiniowanie uprawnień, aby funkcjonowały one w kilku odrębnych projektach. W dalszej perspektywie jest to ogromna oszczędność czasu. Aby utworzyć schemat wejdź w Ustawienia, wybierz Schematy dostępu, kliknij Dodaj schemat dostępu i podaj nazwę swojego szablonu oraz jego krótki opis.

Śledzenie postępów projektu i estymacja to kolejny istotny krok w możliwościach indywidualnego dopasowania, który pomoże w pomiarze ilości pracy (ocena zaległości) i czasu poświęcanego przez zespół na jeden sprint. W ten sposób będziesz mógł zarządzać terminami projektu, realizacją i obciążeniem zespołu. Możesz kontrolować statystyki estymacji i śledzenia czasu pracy za pomocą różnych metryk, takich jak punkty początkowe. Przejdź do tablicy swojego projektu, kliknij Tablica i Konfiguracja, a następnie wybierz zakładkę Estymacja. W statystykach estymacji możesz wybrać metryki, których chcesz użyć do pomiaru, np. story pointy, oryginalne estymacje, licznik problemów, wartości biznesowe lub inny, indywidualnie zdefiniowany parametr.

Gotowe! Twoje narzędzie do zarządzania projektem jest gotowe do użytku. Oczywiście to nie jedyna opcja – Jira pozwala na wiele możliwości indywidualnego dostosowania do potrzeb zespołów i projektów.

Jira do zarządzania projektami

Nie bez powodu Jira jest liderem wśród narzędzi do zarządzania projektami. Obszerne możliwości personalizacji poprzez zaawansowane konfiguracje i elastyczność połączona z szerokim zakresem dostępnych funkcji, wzbogacanych przez liczne aplikacje dostępne w Atlassian Marketplace – to mówi samo za siebie.

Jak widać, tworzenie nowego projektu w Jirze jest bardzo proste, a samo narzędzie z łatwością można dostosować do specyficznych potrzeb różnych zespołów, projektów i organizacji.

Szukasz zespołu doświadczonych ekspertów, którzy pomogą Ci skutecznie wdrożyć Jirę w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami – Deviniti jako autoryzowany partner Atlassian – Platinum & Enterprise, posiada ponad 15 letnie doświadczenie we wdrożeniach tego oprogramowania w setkach firm na całym świecie.

Related posts