Scroll to top
en pl

Nowy pracownik, a możliwości Jira. Jak eBay wykorzystuje produkty Atlassian w procesie on-boardingu?


Hubert Kut - 17 lipca 2018 - 0 comments

Organizacja procesu wdrożenia nowego pracownika, to działanie angażujące wielu pracowników jednocześnie. Poniższa publikacja to moje spostrzeżenia w ramach współpracy z eBay Classifieds Group (eCG), związane z udoskonalaniem obszarów HR w zakresie on-boardingu nowego pracownika.

Cała operacja trwała prawie pół roku i w trakcie tego okresu musieliśmy ustalić, w jakim punkcie jest organizacja, znaleźć ludzi odpowiedzialnych za poszczególne operacje i procesy lub wykreować właścicieli tych procesów, bo jak wiadomo, w każdej organizacji są działania, którym nikt nie został oficjalnie przypisany (my to robimy, ale to do nas nie należy”).

Stworzyliśmy prawie 100 komponentów, przeprowadzaliśmy testy, a na sam koniec uruchomienie produkcyjne z pilotem. W niniejszym artykule przedstawię, jak udało nam się inkorporować produkty Atlassiana w taki sposób, aby wdrożenie nowego pracownika uczynić mniej uciążliwym i stresującym doświadczeniem dla wszystkich, a przy okazji wykorzystać proces automatyzacji. Główne aspekty, na których się skupiam:

  • Jak przygotować się do ulepszenia procesu on-boardingu i wykorzystać do tego produkty Atlassian
  • Proces zatrudniania, wdrażania i zwalniania pracownika
  • Po co tworzyć automatyczne zgłoszenia dla nowego pracownika
  • Delegowanie do odpowiednich departamentów oraz osób
  • Co nam daje redystrybucja zadań do odpowiednich zespołów lub ludzi
  • Dlaczego Jira to lepsza współpraca międzydepartamentowa również dla działów nietechnicznych
  • Po co czekać na sprzęt, czyli zapewnij sprawnie narzędzia wdrażanemu pracownikowi

Automatyzacja procesu on-boardingu dzięki produktom Atlassian

W zasadzie można śmiało przyjąć założenie, że HR to taka dziedzina, która jest bardzo specyficzna w zależności od lokalizacji geograficznej. Jeśli chodzi o proces rekrutacji i wdrażania do pracy nowego pracownika, każde państwo ma swoje procedury i każdy kraj swoje zwyczaje. Inaczej odbywa się to w krajach skandynawskich, a inaczej w Polsce, czy na kontynencie australijskim.

Mimo tego, że eBay działa równolegle na kilku kontynentach i wydawałoby się, że z tego powodu powinniśmy korzystać z różnych rozwiązań w zakresie HR, to niektóre narzędzia doskonale sprawdzają się na każdej szerokości geograficznej. Mam tu na myśli przede wszystkim te narzędzia, które udało nam się świetnie zaimplementować w procesie on-boardingu nowych pracowników. W tym aspekcie przyszedł nam z pomocą, ze swoimi produktami Atlassian.

W eBay wykorzystujemy pięć flagowych produktów Atlassian: Jira, Confluence, Crowd, często Statuspage i świetne biznesowe narzędzie Atlassian – Trello. Jeśli chodzi o proces on-boardingu, to udało nam się wykorzystać możliwości tych produktów, aby poradzić sobie z problemem, który dotyczy wielu firm.

Aby zrozumieć skalę przedsięwzięcia związanego usprawnianiem procesu, przedstawię kilka faktów związanych z eBay na świecie w kontekście produktów Atlassian. W organizacji mamy 10 tysięcy użytkowników Jira, z czego 2 tysiące aktywnych. Firma prowadzi prawie 200 projektów, co przekłada się na pół miliona zgłoszeń w Jira i aż dwieście typów zgłoszeń. Mamy 200 tysięcy załączników i prawie milion komentarzy.

Po co przytaczam te liczby? Po pierwsze skala jest ogromna, ale używamy platformy Jira, która do 10 licencji kosztuje zaledwie 10$ (rocznie lub miesięcznie, w zależności od hostingu), a to oznacza, że narzędzie ma zastosowanie przy organizacjach każdej wielkości. Jest wydajna zarówno w małych, jak i dużych organizacjach. To niesamowite, że możemy korzystać z tak wszechstronnych rozwiązań, udoskonalając ich użycie według własnego pomysłu. W procesie on-boardingu za pomocą narzędzi Atlassian, chodzi właśnie o… pomysł.

4 kroki – weryfikacja sytuacji i identyfikacja potrzeb

Żeby dobrze przeprowadzić całą racjonalizację procesu on-boardingu z wykorzystaniem narzędzi Atlassian, określiliśmy sobie na początku poszczególne etapy działania. Pierwszym z nich była ocena tego, w jaki sposób ten proces odbywał się do tej pory, czyli przed przystosowaniem i zautomatyzowaniem Jira w tym zakresie. Następnym krokiem była ocena, w jaki sposób możemy ulepszyć nasz proces zatrudniania nowego pracownika.

  • Aktualna sytuacja
  • Co można zmienić
  • Jak to zrobić
  • Utrwalenie zmian

Dwa ostatnie etapy dotyczyły tego, jak wprowadzić ulepszenia w procesie on-boardingu za pomocą produktów Atlassian oraz w jaki sposób utrzymać te korzystne zmiany na stałe w naszej organizacji.

Tak przeprowadzony proces z podziałem na powyższe etapy zakończył się w naszym holenderskim oddziale eBay sukcesem przy założeniu, że oczywiście ostatni krok jest stale monitorowany.

Oczywiście natychmiast po osiągnięciu założonych planów, zaczęliśmy zastanawiać się, gdzie jeszcze można w oddziałach wykorzystać nasze doświadczenia.

Ciekawostką jest fakt, że ten sposób automatyzacji i wykorzystania Jira można zaimplementować także przy okazji innych prac niż on-boarding. Te same założenia będą miały zastosowanie również w automatyzacji innych obszarów i procedur, jak choćby związanych z RODO (te same założenia – sprawdzanie czy osoba nie jest karana, automat może usunąć dane po jakimś czasie).

Wracając do etapu pierwszego, czyli oceny bieżącej sytuacji, udało nam się zidentyfikować następujące problemy, z którymi do czynienia miała nasza organizacja:

  • brak komunikacji lub informacji,
  • brak osoby, której powinno być przypisane konkretne zadanie,
  • skomplikowany i niejasny proces wdrożenia nowego pracownika,
  • brak transparentności procesu i przejrzystych procedur.

Zmiana podejścia do zgłoszeń w Jira

W zasadzie już samo zidentyfikowanie tych problemów i przedstawienie ich w firmie wywołało mocną konsternację związaną z tym, jak niedopracowany jest to element organizacyjny. Problem nie wynikał z braku odpowiednich narzędzi lecz raczej z powodu nie wykorzystywania ich możliwości. Zatrudnienie nowego pracownika wiązało się z pojedynczym taskiem w Jira, w którym wszystkie zagadnienia były opisane długim tekstem w ramach komentarza. To należało koniecznie zmienić.

Zrobione – niezrobione? Brak informacji o statusie zadania oraz o tym, kto je zrobił

Cóż, taka treść nie pozwala na automatyzację procesu i jest bardzo nieczytelna. W dodatku, jako administrator Jira miałem problem, aby wyłowić z tekstu zadania należące tylko do mnie. Ktoś mnie oznaczył, że mam przyznać dostępy, ale już, w jakim zakresie i co chcemy osiągnąć – tego nie było. Wniosek? Nieprzyjazna użytkownikowi forma przekazania zadania do realizacji. W dodatku zdarzały się też takie historie, że poszczególne zadania na liście były zamykane przypadkowo. System przyjazny użytkownikowi, który bierze udział w procesie, ma niezwykle istotne znaczenie dla całego procesu.

Tak na marginesie – jestem przekonany, że przyszłością IT, będzie sytuacja, w której jeden duży guzik będzie wyzwalał wszystkie działania, o które nam chodzi. Wystarczy przycisnąć i… zrobi się samo”.

Co poprawić na początek?

Przede wszystkim wyeliminować zbędne działania czy procedury. Następnie wytypować właścicieli procesu – osoby, zespoły czy departamenty odpowiedzialne za realizację poszczególnych kroków wdrażania nowego pracownika. Dopiero wtedy możemy rozpocząć dyskusję o automatyzacji procesów on-boardingu w Jira.

Automatyzacja w Jira

Stworzony przez nas szablon on-boardingowy do Jira zawiera główne zgłoszenie, a następnie pod niego podpięte są inne taski w ramach podzadań. Te dodatkowe zadania w formie tasków dotyczą: helpdesk, payroll (system płac), założenie konta, uprawnienia i dostępy, departament prawny, miejsce parkingowe etc.

Z poziomu głównego taska widzimy, gdzie utknął nasz proces – na jakim etapie. Rozbicie zadania na automatyczne podzadania ułatwia śledzenie wdrożenia pracownika.

Każde zgłoszenie może mieć inny workflow, bo podzadania zamykane są przez właścicieli poszczególnych etapów. Gdy zamyka się ostatni task, automatycznie zamykane jest całe zlecenie w Jira.

Confluence przechowuje informacje o szablonach

Do czego wykorzystać tu Confluence? Każdy oddział ma inną templatkę związaną z procesem zatrudniania i zwalniania pracownika (choćby ze względu na inne języki). W Confluence zawieszamy opisy wszystkich automatycznych szablonów – do czego służą i gdzie mają zastosowanie. W Confluence znajdują się paczki z naszymi ustawieniami systemowymi“ szablonów, ale oczywiście można również wybrać ręczne ustawienie szablonu, dla pracowników wyższego szczebla (dyrektorzy itp.) lub o innych warunkach pracy niż zwyczajowo. Szablony są w Jira, ale dokumentacja i opisy w Confluence.

Wygaszanie konta użytkownika

Według takich samych założeń zautomatyzowaliśmy rozbudowę zgłoszeń w sprawach dotyczących użytkowników rozstających się z firmą lub zmieniających stanowiska, działy itd.

Automatyzacja procesu on-boardingu z wykorzystaniem Jira jest kluczowa dla sprawnej realizacji wdrożenia. Przygotowanie szablonów z meta-taskami działa jak dobrze skoordynowany plan lotu.

Jakie korzyści dzięki automatyzacji zgłoszeń nowych pracowników w Jira

Tworzenie głównych zadań z podzadaniami, których workflow pozwala zaoszczędzić czas specjalistów, którzy przecież również poświęcają czas dla nowych pracowników. Można uniknąć wielu nieporozumień, a przede wszystkim natężonej wymiany mailowej, w której ciągle potwierdzamy, czy rzeczywiście nowy pracownik jest odpowiednio przekazywany.

Kolejnym plusem tego rozwiązania jest przejrzysty plan działania, a nowy pracownik o nic nie musi się upominać. Przy dobrym wykonaniu mapowania procesów, wykorzystanie Jira w czynnościach związanych z funkcjonowaniem działów HR jest bardzo trafną formą do optymalizacji pracy. Wykorzystanie tych narzędzi wydaje się nieograniczone i nie musi się ograniczać jedynie do rekrutacji i wdrażania pracowników. Wszystko zależy od naszych potrzeb i wyobraźni.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak wykorzystać Jira w procesie on-boardingu, zapraszam na Atlassian Summit 2018 do Barcelony na moją prelekcję.

Related posts