Scroll to top
en pl

Zarządzanie projektami HR z Jira


Michał Żurkowski - 8 lipca 2019 - 0 comments

Jira Core jest jednym z najbardziej wszechstronnych narzędzi do zarządzania projektami dla zespołów biznesowych pracujących nie tylko w działach takich jak finanse, marketing, sprzedaż. Jira Core może być z powodzeniem wdrożona także w zespołach HR. Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Twojemu zespołowi HR organizować zadania, usprawnić przepływ pracy i zwiększyć wydajność – Jira Core jest doskonałym wyborem.

Zespoły HR używają Jira Core do onboardingu nowych pracowników, zarządzania aktualizacjami polityki firmy, monitorowania przebiegu rozmów kwalifikacyjnych i organizacji wydarzeń. Zarządzanie projektami HR jest znacznie łatwiejsze, gdy można wizualizować potencjalny przebieg projektu, łatwo reagować na komentarze i szybko dostosowywać się do zmieniających się okoliczności. Wyposażone w przydatne funkcje planowania zadań, zarządzania i organizacji, narzędzie Atlassian pomaga zespołom HR zwiększyć swoją wydajność.

Zastanawiasz się, w jaki sposób można wykorzystać Jira Core w pracy zespołu HR? Oto 5 wskazówek dotyczących zarządzania projektami HR za pomocą tego narzędzia.

1. Onboarding nowych pracowników

Zespoły HR mogą użyć Jira Core, aby ułatwić nowym pracownikom aklimatyzację w firmie już pierwszego dnia. Można wykorzystać do tego funkcję zarządzania zadaniami z najprostszym przepływem pracy, który uwzględnia tylko dwa statusy zadań: “do zrobienia” i “zrobione”.

Zobacz jak to zrobić:

  • Utwórz zadanie, które będzie zawierało podzadania związane z onboardingiem konkretnego pracownika.
  • Utwórz podzadanie dla każdej czynności, o których trzeba pamiętać, aby mieć pewność, że nowy pracownik jest dobrze przygotowany do pracy. Na przykład przygotowanie stanowiska pracy, przekazanie laptopa służbowego czy skonfigurowanie kart dostępu.
  • Przypisz wszystkie zadania do osób, które są odpowiedzialne za ich wykonanie. Kiedy skończą będą mogli oznaczyć podzadanie jako “zrobione”.
  • Gdy wszystkie podzadania będą ukończone, oznacz główne zadanie jako “zrobione”. Zyskasz pewność, że nowy pracownik przeszedł pomyślnie wszystkie etapy onboardingu.

Porada eksperta: Zaletą korzystania z Jira Core jest to, że nie ma konieczności ponownego tworzenia tych samych podzadań dla każdego kolejnego pracownika. Jeśli skonfigurujesz zadanie ze wszystkimi powiązanymi podzadaniami, można je po prostu sklonować, gdy zajdzie taka potrzeba. Nowe zadanie będzie już zawierać wszystkie powiązane podzadania. Wystarczy tylko zmienić nazwę zadania, aby wiedzieć, którego pracownika ono dotyczy. Po przypisaniu wszystkich podzadań do odpowiednich osób, zostaną powiadomione one również wtedy, gdy zadanie zostanie sklonowane.

Jeśli chcesz rozszerzyć proces onboardingu o wydarzenia takie jak lunch z zespołem lub wycieczkę po budynku, możesz dostosować przepływ pracy projektu również do tych potrzeb. Można przypisać zadanie nadrzędne osobie koordynującej poszczególne etapy.

Ponadto można dostosować pola w zadaniu, aby upewnić się, że rejestrowane są wszystkie potrzebne informacje, takie jak numery seryjne podanych urządzeń lub wyniki szkoleń.

2. Proces rekrutacyjny

Innym zastosowaniem Jira Core jest monitorowanie procesu rekrutacyjnego na każdym etapie. Zespoły HR zazwyczaj otrzymują wiele aplikacji o pracę po ogłoszeniu naboru na nowe stanowisko. Można utworzyć zadanie dla każdego kandydata ubiegającego się o pracę i dodać w nim wszystkie dodatkowe dokumenty, takie jak CV, list motywacyjny i inne wymagane załączniki.

W zależności od tego, jak wygląda proces rekrutacji, jeśli kandydat nie zostanie przyjęty, można po prostu umieścić odpowiednie zadanie w kategorii „gotowe”. W przypadku konieczności wykonania innych zadań, takich jak wywiady, sprawdzanie historii pracy lub otrzymywanie dodatkowych dokumentów, możesz oznaczyć to zadanie jako „w toku”. Po przyjęciu kandydata można zmienić status zadania na „gotowe” i dodać odpowiednie komentarze.

Oczywiście klonowanie zadania powinno odbywać się przy każdym rozpoczęciu nowego procesu rekrutacyjnego.

Porada eksperta: Możesz zintegrować Jira Core ze swoją skrzynką pocztową, aby mieć pewność, że wszystkie przychodzące wiadomości e-mail dotyczące aplikacji na poszczególne stanowiska są automatycznie przekształcane w zgłoszenia. Ponadto załączniki do wiadomości e-mail będą od razu dodawane do zadań. W przypadku niektórych aplikacji wymagane jest podanie w temacie maila imienia i nazwiska kandydata oraz stanowiska, na które aplikuje. Dzięki temu aplikacja może być od razu przeniesiona do narzędzia zarządzającego projektami i automatycznie przekształcona w zadanie.

3. Zarządzanie dokumentacją

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji Jira Core jest monitorowanie przepływu dokumentacji. Przeprowadzając rekrutację na poszczególne stanowiska, rekruterzy zazwyczaj otrzymują setki, jeśli nie tysiące aplikacji. Co więcej, każda aplikacja często zawiera więcej danych niż tylko CV – list motywacyjny, portfolio, repozytoria i wiele innych typów dokumentów.

Co stanie się ze wszystkimi dokumentami, które wylądują w skrzynce odbiorczej zespołu HR? W Jira Core zarządzanie tymi plikami jest znacznie wygodniejsze. Wystarczy wybrać konkretne zgłoszenie danego kandydata i kliknąć ikonę załącznika, aby łatwo umieścić w zgłoszeniu wszystkie dokumenty otrzymane w trakcie procesu rekrutacji, takie jak CV, referencje, list motywacyjny, a także notatki rekruterów, którzy przeprowadzali rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem.

Ponadto zespół HR może łatwo komunikować się dzięki komentarzom dostępnym wewnątrz zgłoszeń. Te wewnętrzne komentarze pozwalają na sprawną komunikację zespołu. Rekruterzy mogą tam umieszczać notatki z przebiegu poszczególnych etapów rekrutacji. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu będą mieli dostęp do aktualnych informacji.

4. Przebieg procesu rekrutacyjnego

W przypadku różnych zespołów HR, mogą istnieć różnice w przebiegu procesów rekrutacyjnych i onboardingu. Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami, które wymusi zmiany w normalnym toku pracy, nie wpłynie korzystnie na jakość pracy zespołu.

Z pomocą przychodzi Jira Core – elastyczne narzędzie, które może być dowolnie dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań każdego zespołu. Można na przykład skonfigurować przepływ pracy tak, aby jego etapy pasowały do etapów procesu rekrutacyjnego. Jest to możliwe nawet wtedy, gdy proces jest złożony i zawiera wiele kroków, np. rozmowa wstępna, rozmowa techniczna, zadanie rekrutacyjne.

Możesz także użyć edytowalnej tablicy, aby uzyskać graficzne przedstawienie wszystkich etapów procesu rekrutacji i bez problemu monitorować postępy. Możliwe jest również utworzenie zgłoszenia głównego dla każdego rekrutującego, a następnie dodanie podzadań obrazujących procesy rekrutacyjne poszczególnych kandydatów.

5. Wydajność zespołu

Kluczową zaletą korzystania z narzędzia do zarządzania projektami jest to, że pozwala precyzyjnie zmierzyć wydajność poszczególnych członków zespołu. Wszystkie etapy pracy są udokumentowane, a szczegółowe informacje są gromadzone w jednym miejscu. Taki system pomaga działom HR w znalezieniu i weryfikacji wszelkich potrzebnych informacji, takich jak czas trwania procesu rekrutacyjnego lub postępy w procesie onboardingu. Dzięki kompleksowemu systemowi raportowania łatwo jest zlokalizować potencjalne wąskie gardła procesu i wyeliminować je zanim urosną do rangi poważnego problemu.

Zespoły HR mogą korzystać z Jira Core na wiele różnych sposobów. Dzięki sformalizowaniu przepływu pracy i usprawnieniu procesów rekrutacyjnych zespoły HR staną się bardziej produktywne, a ich codzienna praca stanie się znacznie bardziej satysfakcjonująca. Zamiast tracić czas na manualne planowanie zadań, członkowie zespołu będą mogli poświęcić więcej czasu na weryfikację kandydatów i trafniejsze dopasowywanie ich umiejętności do ustalonych kryteriów. Wyposażając zespół w Jira Core, można mieć pewność, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji o aktywnych projektach.

Szukasz partnera, który pomoże Ci wdrożyć Jira Core w dziale HR? Skontaktuj się z nami – mamy duże doświadczenie we wprowadzaniu narzędzi do zarządzania projektami w firmach z różnych branż.

Related posts