Jak moday CRM pomaga uporządkować sprzedaż: przewodnik

Popraw procesy, upłynnij komunikację, a w rezultacie podnieś zyski.

Możesz to zrobić z monday CRM, wystarczy skorzystać z odpowiednich funkcji. Bez dodatkowych nakładów pracy czy wprowadzania zmian w codziennym rytmie realizacji zadań.

Sprawdź nasz przewodnik, by podnieść efektywność zespołu i zwiększyć ROI oraz zadowolenie klientów. 

Optymalizacja sprzedaży z monday CRM jest bardzo prosta. 

Poniżej znajdziesz przewodnik, który tydzień po tygodniu przeprowadzi Cię przez proces optymalizacji sprzedaży z monday CRM. Od importowania danych po raportowanie. Pokażemy Ci, jak automatyzować zadania i korzystać z integracji oraz dopasowywać tablicę do pracy Twojego zespołu, a nie na odwrót. 

Oto jak w skrócie wygląda proces optymalizacji sprzedaży z monday CRM: 

Poniżej znajdziesz gotowy plan pracy na 30 dni, który pozwoli Ci poprawić efektywność zespołu sprzedaży z wykorzystaniem monday CRM.

Na samym początku uporządkuj to, co już masz. Zbierz dane, przeanalizuj Twoje procesy i rozbij je na poszczególne etapy. Zastanów się, czy nie chcesz ich zaktualizować. 

Nowe narzędzie może być czystą kartą, na której rozrysujesz procesy od nowa lub rozplanujesz pracę zgodnie z dobrze znanym Ci workflow. 

Dlaczego to ważne? Bo uporządkowane dane i etapy sprzedaży to podstawa do późniejszej automatyzacji i analityki.

Poproś wszystkich handlowców, żeby wyeksportowali swoje aktualne arkusze z leadami i dealami. Każdy z nich powinien przejrzeć dane pod kątem aktualności danych, poprawności pisowni, formatowania (np. daty) czy wybrakowanych rekordów. Warto także poszukać duplikatów. 

Wspólnie ustalcie, jakie kolumny są potrzebne oraz określcie jasne zasady formatowania najważniejszych pól, np. jak zapisujecie nazwy stanowisk, skróty krajów czy źródła leadów. Trzymajcie się ich w przyszłości, to pozwoli utrzymać porządek w danych – o wiele łatwiej będzie je przefiltrować czy wyszukać konkretnego klienta. 

Zorganizuj wspólną sesję „Standaryzacja danych”, gdzie razem, jako zespół, użyjecie funkcji importu w monday.com, żeby połączyć wszystko w jedną, główną tablicę „Master Deals”. 

Proces importowania jest bardzo prosty, wystarczy, że wybierzesz odpowiedni plik i wgrasz go do narzędzia. Funkcja „Importuj” znajduje się w górnym menu, tuż obok nazwy tablicy. Możesz wgrać pliki o rozszerzeniach .csv, .xls, .xlsx, a także zaimportować je bezpośrednio z Google Sheets.

Zanim zakończysz importowanie, platforma zapyta Cię o to, chcesz zrobić ze zduplikowanymi rekordami. 

Klikając przycisk Rozpocznij import, przeniesiesz kontakty z pliku do wybranej tablicy w monday.com.

Funkcje monday.com: Importowanie z plików Excel i CSV, wykrywanie duplikatów

Dostosuj etapy lejka sprzedażowego tak, by naprawdę odzwierciedlały to, jak Twój zespół sprzedaje.

Zamiast ogólników typu „Nowy lead”, „Skontaktowano”, „Zamknięte”, wprowadź konkretne etapy, które pasują do Waszego procesu, np. „Wstępna kwalifikacja”, „Umówiono na demo”, „Wysłana oferta”, „Negocjacje”. Dzięki temu każdy będzie wiedział, na jakim dokładnie etapie jest szansa sprzedażowa i co powinno się z nią dziać dalej.

Dopasowując nazwy etapów w narzędziu unikniesz niespójności w ich interpretacji – handlowcy nie będą zastanawiać się, do jakiego etapu przypisać konkretny kontakt, bo będzie to odzwierciedlone w lejku. Co więcej, ułatwisz wyszukiwanie transakcji, a przez to przyśpieszysz pracę sprzedawców i skrócisz czas obsługi klienta. 

Funkcje monday.com: Konfigurowalne tablice i kolumny 

Na tablicy „Kontakty” możesz stworzyć zbiór informacji kontaktowych, dodając kolumny zawierające m.in. numer telefonu, e-mail, profil LinkedIn, a także datę ostatniego kontaktu oraz osobę, która go wykonała. 

Skorzystaj także z integracji z komunikatorami i skrzynkami mailowymi, by otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach oraz uspójnić komunikację z klientami. 

Gromadząc dane w jednym miejscu, minimalizujesz czas, który Twój zespół traci na przeszukiwanie maili, komunikatorów, notatek, by znaleźć potrzebne informacje.

Dzięki centralnej bazie danych i komunikacji cała historia kontaktu z klientem jest dostępna dla zespołu, co może okazać się bardzo pomocne w przypadku przejmowania obsługi danego klienta przez innego pracownika, np. w czasie urlopu.

Kiedy Twój zespół ma dostęp do pełnej historii kontaktu, szybciej reaguje i buduje lepsze relacje z klientami.

Funkcje monday.com: Kolumny Osoba, E-mail, Data, integracje

By dodać integrację, wystarczy wybrać z górnego menu ikonkę puzzla, wyszukać narzędzie, z którym chcesz zintegrować monday.com i wybrać obszar roboczy oraz tablice, na którym integracja ma działać.  

Kolejny krok to wybór automatyzacji, o których więcej przeczytasz poniżej (Tydzień 2). 

Warto także ujednolicić szablony mailowe. Możesz stworzyć gotowe sekwencje, dzięki czemu komunikacja całej firmy będzie spójna. Podczas tworzenia szablonów możesz skorzystać z Asystenta AI, który pomoże Ci dopasować ton czy zadba o spójność tekstu. 

Do końca Tygodnia 1 przekształcisz swoje rozproszone dane w solidny fundament dla całej sprzedaży.

Dzień w dzień Twój zespół traci godziny na powtarzalne zadania. monday CRM to zmienia.

Czas na usprawnienie zaplanowanych procesów. Powtarzalne czynności, wysyłanie powiadomień – monday.com może zrobić to za Ciebie dzięki automatyzacjom.

Ustaw automatyzację, która przypisze nowy kontakt do odpowiedniego agenta sprzedaży. W każdej automatyzacji możesz ustawić warunki ze względu na:

1. Obszar geograficzny/region

Kolumna „Lokalizacja” lub dropdown z nazwami regionów.

2. Źródło leadu

Źródło jako kolumna typu „Status”.

3. Typ klienta/segment rynku

Typ firmy jako kolumna i reguła przypisania.

4. Etap lejka lub scoring

Kolumna „Lead score” plus warunki przypisania.

6. Branża lub słowo kluczowe

Wymaga zaawansowanej automatyzacji – warunek na słowo kluczowe.

Automatyzacje znajdziesz w menu obok nazwy Tablicy (ikona robota). Dzięki nim nowy kontakt trafia od razu do właściwej osoby – bez opóźnień, bez chaosu.

Wszystkie automatyzacje w monday działają na zasadzie If/Then. Musisz ustawić trigger (wyzwalacz) oraz pożądane działanie. 

Funkcje monday.com: Automatyzacje i warunkowanie  

monday.com może wysyłać Ci powiadomienia o zmianach statusu, gdy nadejdzie konkretna data, zostanie Ci przypisane zadanie itd. 

Podczas integracji z zewnętrznymi narzędziami jak np. Slack czy Gmail możesz ustawić tę funkcję. Tworzenie automatyzacji z zewnętrznymi narzędziami także opiera się o zasadę If/Then (trigger i działanie).

Dzięki powiadomieniom:

Przykład: „Dziś mija termin kontaktu z klientem X – wyślij follow-up.”

Przykład: „Oferta została wysłana – przygotuj się na dalszy kontakt.”

Przykład: „@Tomek czy nowa oferta dla klienta X jest gotowa?”

Notyfikacje mogą przychodzić do Ciebie mailowo, za pomocą komunikatorów czy jako powiadomienia push. Za każdym razem gdy pojawi się nowy lead, zmieni się status, zostaniesz oznaczony czy zbliża się deadline, otrzymasz alert w wybrany przez siebie sposób.

Jeśli stworzyłeś sekwencje mailowe, warto także skorzystać z automatyzacji planowania wysyłki (np. Jeśli ostatni kontakt był [data] wyślij [nazwa sekwencji]).

Dzięki temu nie będziesz musiał dodawać kolejnego zadania i deadline’u do swojego kalendarza, a komunikacja z klientem pozostanie płynna. Dodatkowo, automatyczne przypomnienia eliminują możliwość ludzką pomyłkę i zapewniają, że żaden klient nie wypadnie z procesu.

Funkcje monday.com: Integracje, automatyzacje

Automatyzacje mogą działać także pomiędzy tablicami. W ten sposób możesz na przykład upłynnić przepływ informacji z działem księgowości lub działem obsługi klienta.

Przykład: Ustaw automatyzację: Jeśli status zmieni się na Wygrany, przenieś element na Tablicę Faktury i utwórz subitem Nowa faktura. 

W ten sposób powiadomisz dział księgowości o konieczności wystawienia nowej faktury. A dzięki przypisaniu elementu na nowej Tablicy księgowość znajdzie wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu. 

Funkcje monday.com: Automatyzacje

Tydzień 2 w całości poświęcony jest odzyskaniu najcenniejszego zasobu Twojego zespołu, czyli czasu. Poprzez automatyzację powtarzalnych zadań, przekształcasz CRM z prostej bazy danych w proaktywnego asystenta, co prowadzi do następujących znaczących rezultatów:

Automatyzacja uwalnia Twój zespół od przeklikiwania się przez narzędzia i maile. Od teraz CRM sam pilnuje rytmu sprzedaży.

Czy Twoje dane naprawdę wspierają decyzje? Przekształć informacje w działanie. Buduj dashborady, dziel się nimi z zespołem i analizuj dane na nich zgromadzone. 

Stwórz nowy Dashboard i dodaj widgety, które pomogą Ci zwizualizować lejek sprzedażowy. Spójrz na dane przez pryzmat etapów, oczekiwanego VOD czy też wyników każdego z Twoich sprzedawców.  

Możesz dodać widgety za pomocą guzika, który znajdziesz pomiędzy lupą a przyciskiem nowego elementu. 

Filtruj informacje jak Ci wygodnie – nazwa, osoba przypisana, wielkość transakcji, itd. Możesz także skorzystać ze wsparcie AI i poprosić np. o wyświetlenie wszystkich transakcji, które spełniają kilka warunków. 

Dzięki widgetom możesz o wiele szybciej tworzyć raporty i zawierać w nich tylko te dane, które są kluczowe dla odbiorców. Inne wskaźniki są ważne dla zarządu, a inne dla managerów zespołów. 

Co więcej, możesz zapisać szablony raportów i korzystać z nich kiedy będziesz potrzebować.

Dzięki widgetom zyskujesz wgląd w krytyczne dane, aktualizowane na bieżąco – bez raportowania w Excelu. Wszystkie najpotrzebniejsze informacje zawsze pod ręką. 

Funkcje monday.com: Dashboard, widgety, AI

Dzięki wizualizacji za pomocą widgetów, a także wykorzystaniu widoków (np. kalendarza). 

Monitoruj zgodność rzeczywistej realizacji z harmonogramem, a także stopień wykorzystywania budżetu czy czas trwania transakcji. 

Bazując na danych z poszczególnych etapów lejka, monday może także stworzyć prognozy. 

W ten sposób trzymasz rękę na pulsie, znasz zdrowie projektów oraz możesz zapobiegać kryzysom. Analizując dane w czasie rzeczywistym, jesteś zawsze o krok do przodu. Dzięki temu możesz optymalnie planować działania, wykorzystanie zasobów, a w rezultacie rozwój firmy.  

Funkcje monday.com: Dashboard, widgety, AI

Tydzień 3 koncentruje się na przekształceniu Twoich danych z prostego zbioru rekordów w potężne narzędzie do podejmowania strategicznych decyzji. Zyskujesz:

Zamiast intuicji – konkretne liczby. Zamiast opóźnień – natychmiastowe reakcje. Zespół wreszcie wie, co działa – na tym właśnie polega optymalizacja sprzedaży.

Na tym etapie chodzi już nie tylko o działanie systemu – ale o to, by ludzie chcieli z niego korzystać. 

Teraz możesz zaopiekować się integracjami i automatyzacjami, które nie są koniecznością w codziennym użytku. Przejrzyj programy, z których Twój zespół korzysta rzadziej i zintegruj je z monday. Sprawdź, czy ich zakres nie pokrywa się z funkcjami monday CRM – dzięki temu możesz zaoszczędzić.

Dodaj niezbędne uprawnienia całemu Twojemu zespołowi i nadaj im role w monday CRM. Zadecyduj także o roli Administratora. 

Tworząc taki proces, minimalizujesz konieczność przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami, wyszukiwania informacji czy ręcznych i powtarzalnych zadań (np. uzupełniania statusu i wysyłania wiadomości o tej zmianie do konkretnego agenta).

Funkcje monday.com: Integracje, automatyzacje, role zespołu, uprawnienia

Czas, by Twój zespół nauczył się korzystać z monday CRM w zoptymalizowany sposób. 

Pokaż zespołowi cały potencjał procesów i narzędzia. Możesz przeprowadzić szkolenie w oparciu o powyższy schemat. 

Pamiętaj, by każdy krok był dobrze omówiony wraz ze wskazaniem celu. Zespołowi będzie o wiele łatwiej realizować zadania, jeśli będzie wiedział, po co je robi.

Dobrze przeprowadzony onbaording pozwoli na szybsze wdrożenie CRM i sprawne przejście do codziennych obowiązków, ale z nowymi wytycznymi. Zadbaj o to, by onboarding nie był jednorazowym szkoleniem, ale początkiem kultury pracy opartej o monday CRM.

Po wdrożeniu zmian rozmawiaj z zespołem, słuchaj ich potrzeb i pomysłów na zmiany czy usprawnienia. Ale pamiętaj, że optymalizacja, nie kończy się wraz z nadejściem ostatniego dnia.

Praca z klientem to zmienna materia. Słuchaj swoich sprzedawców, dopasowuj procesy do rynku i jego potrzeb. Nanoś te zmiany w narzędziu, by nadążało za zmieniającymi się realiami sprzedaży i obsługi klienta. Feedback to cenny zasób, który pozwoli Ci dopasowywać procesy zarówno do zespołu jak i rynku.
Tydzień 4 to koniec aktywnego działania z konfiguracją, to czas by jeszcze raz przyjrzeć się procesowi, uzupełnić ewentualne luki w nim i rozpocząć działania zespołowe.

30 dni wystarczy, by z chaosu stworzyć system. monday CRM to nie tylko narzędzie – to plan, który rośnie razem z Twoją sprzedażą.

Przejrzyste pulpity nawigacyjne i automatyczne powiadomienia wspierają w utrzymaniu dyscypliny pracy i pozwalają szybko reagować na zmieniające się okoliczności.

Z monday CRM zoptymalizujesz sprzedaż w miesiąc. Umów się na konsultacje ze specjalistami Deviniti, którzy przeprowadzą Cię przez cały proces krok po kroku i pomogą Ci osiągnąć jeszcze lepsze wyniki sprzedażowe.