Jira: wszystko, co potrzebujesz wiedzieć

Jira nie jest już tylko narzędziem do planowania, śledzenia i wydawania najlepszej jakości oprogramowania. Oprogramowanie Jira jest jednym z najlepszych rozwiązań do zarządzania zespołami i procesami w każdej branży. W dodatku jest doskonałym narzędziem motywacyjnym i uczy nas dyscypliny.

Poniżej znajdziesz mini poradnik Jira dla początkujących, mówiący o tym, czym jest Jira i do czego służy Jira. Opisuję w nim, jak działa narzędzie do zarządzania projektami Jira.

Nie jest to dokument w stylu Jira dla opornych, ani też rozbudowany tutorial Jira, ale podstawowy spis tego, co możemy robić w Jira i dlaczego firmy na całym świecie używają oprogramowania Jira.

Pewnie najprościej byłoby zamieścić film instruktażowy Jira, ale z doświadczenia wiem, że film szkoleniowy Jira nie zapewni szybkiego przeglądu najważniejszych funkcji Jira, w taki sposób, w jaki jak można to zrobić, obejmując wzrokiem podczas czytania. A zatem przejdźmy do konkretów!

Co to jest Jira? Podstawowe funkcjonalności Jira.
Kto używa Jira? Najważniejsze funkcje Jira.
Tworzenie zgłoszeń w Jira; Wyszukiwanie zgłoszeń
Raportowanie; Tablice w Jira
Podział aplikacji w ramach Jira; Dodatki (Apps) do Jira
Narzędzia komunikacji

Jeśli chodzi o termin Jira, Wikipedia podaje, że to zamknięte oprogramowanie do śledzenia błędów oraz zarządzania projektami. Najkrócej rzecz ujmując, Jira to platforma do organizowania pracy i uruchamiania oraz monitoringu procesów w organizacjach. Narzędzie ze wszech miar użyteczne i wręcz konieczne w czasach szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej i błyskawicznego dostępu do informacji, które wymuszają konieczność podejmowania szybkich decyzji.

Jira w odróżnieniu od wielu konkurencyjnych produktów jest niezwykle czytelna. Jeśli to twój pierwszy kontakt z tego typu narzędziem, jego nauka przyjdzie Ci niezwykle łatwo. Jeśli korzystałeś z alternatywnych produktów, na pewno dostrzeżesz różnicę – wszystkie elementy interfejsu są dokładnie tam, gdzie powinny być.

Atlassian jest twórcą trzech produktów ściśle ze sobą powiązanych oraz wielu innych narzędzi również kompatybilnych z platformą Jira:

W poniższym artykule opisuję łącznie zalety produktów o nazwie Jira, ukazując ich funkcjonalności, ponieważ tak najłatwiej pokazać ich zastosowanie. Na końcu mojej publikacji znajdziesz osobny, szerszy opis możliwości każdego z nich, jeśli chcesz poznać każdy z osobna.

Większość organizacji wykorzystuje platformę Jira do organizacji działów IT, lecz coraz większa liczba przedsiębiorstw zaczyna rozszerzać systemy Jira na obszary testowe i biznesowe m.in. takie jak marketing, dział prawny, HR lub finanse.

Dla wielu firm JIRA to jeden z najważniejszych systemów, które przechowują kluczowe informacje i stanowią podstawę do podejmowania najważniejszych decyzji biznesowych.

Organizacje rozszerzają platformy JIRA za pomocą wyspecjalizowanych wtyczek (apps), które są dostępne na Atlassian Marketplace oferującym ponad 2200 dodatków wykonujących różne funkcje.

Konieczność nagłego przewertowania setek maili, znalezienia informacji na temat odległych projektów lub przygotowania raportów na ostatnią chwilę z różnych dokumentów pochowanych na dyskach, w chmurze (Cloud) oraz pendrivach może ci odebrać sporo godności w oczach współpracowników. Szczególnie gdy musisz to zrobić szybko na polecenie przełożonego.

Podobnie rzecz się ma z zarządzaniem zespołem, weryfikacją wykonanych zadań, analizą workflow w Jira oraz tego, jak twoi ludzie realizują powierzone zadania.

Jira systematyzuje działania realizowane w ramach procesów, które odbywają się w firmie.

Jira świetnie sprawdza się zarówno jako narzędzie do realizacji projektów, jak i przeglądu realizowanych projektów.

Jira jest oprogramowaniem, w którym otwierasz poszczególne okna dialogowe i uzupełniasz lub dodajesz treści. Całość tworzy system przypominająco-informacyjny, w którym wszystkie procesy i zadania skupione są na jednej platformie.

Jira zdecydowanie ogranicza wymianę mailową. W zasadzie przejście na tę formę współpracy zupełnie zmienia funkcjonowanie firmy. Zamiast wysyłać dziesiątki wiadomości w kopiach do wszystkich, na jednej tablicy mamy możliwość śledzenia poszczególnych wątków i etapów każdego projektu lub zgłoszenia.  

W Jira rozpoczynamy pracę od utworzenia projektu, w ramach którego będziemy realizować różne zadania oraz od określenia osoby odpowiedzialnej za jego realizację. Projekt w Jira jest zbiorem różnych zadań, które określa się w zależności od potrzeb organizacji.

Projekty mogą być widoczne dla wszystkich użytkowników Jira w organizacji lub ich widoczność można ograniczyć tylko do ram własnego zespołu.

Projektami w Jira mogą być:

W każdym projekcie istnieje możliwość utworzenia komponentów, czyli takich modułów, które stanowią logiczną grupą zadań w projekcie. Każdy projekt może składać się z różnych komponentów (lub nie), w zależności od potrzeb twojej organizacji.

Na przykład projekt rozwoju oprogramowania może składać się z komponentów o nazwie „Dokumentacja”, „Backend”, „Podsystem wiadomości e-mail”, „GUI” itp. Komponenty są tworzone w ustawieniach konkretnego projektu i można oznaczyć nimi poszczególne zadania.

W Jira istnieje możliwość dodawania etykiet, coś na kształt „tagów”, do każdego zadania. Etykieta tym różni się od komponentu, że może utworzyć ją każdy użytkownik, który ma dostęp do projektu i wymyślić jej dowolną nazwę. Komponenty i ich nazwy są z góry określone przez administratorów projektu.

Issues

Na niższym poziomie, czyli w konkretnym projekcie, tworzymy zadania (zgłoszenia), które należy zrealizować. Zadania te mają angielską nazwę issue. W Jira możesz zakładać zgłoszenia o różnym priorytecie, a następnie grupować je w większe historie i epiki (dotyczy Jira Software).

Jak to działa? Jeśli korzystasz również z Jira Software możesz założyć nowy epik, czyli taki zbiór zadań, który będzie składał się z różnych zadań i podzadań do zrealizowania w ramach pracy nad konkretnym zagadnieniem.

Standardowo w Jira możemy tworzyć projekty złożone maksymalnie z trzech poziomów zaangażowania, w zależności od skomplikowania zadania.

Mamy do wyboru tworzenie projektu w oparciu o:

Możemy w takim zestawieniu utworzyć wiele zadań i podzadań. Jedynie epik będzie niezmienny i nie można go przypisać do wyższej kategorii.

W takim zestawieniu możemy podpinać kolejne podzadania pod główne issue – historia.

Możemy tworzyć jedynie zadania, a w nich ewentualnie podzadania (subtask), bez odniesienia do wyższych poziomów.

Można tworzyć wiele dowolnych issue type i subtask type, a jedynie Epic pozostaje niezmienny z racji pełnionej funkcji.

Jak wygląda typowe issue w Jira zobacz poniżej:

Dla przykładu, jeśli pracujesz w projekcie „Kampania Marketingowa”, możesz utworzyć epika: „TARGI”, a następnie utworzyć zadanie: „Wykonać projekt stoiska targowego” i oznaczyć je komponentem „Targi Poznań”.  W ramach podzadania dla tego issue można stworzyć subtask „Przygotować listę elementów/mebli do stoiska i przesłać projektantowi”

Oczywiście do głównego epika “TARGI” możesz również podpiąć issue typu historia (story), które jest na tym samym poziomie zaangażowania, co standardowe zadanie (task) i możesz do niego dodawać podzadania (subtaski). Osobiście wykorzystuję ten typ issue (historia) do tworzenia zadań wymagających dłuższego czasu realizacji niż na przykład jeden dzień roboczy.

Poszczególne zadania można jeszcze dodatkowo tagować nie tylko za pomocą komponentów, ale i etykiet, których nazwy kreujemy samodzielnie. Tego typu etykietowanie dodatkowo ułatwia wyszukiwanie konkretnych zadań w ramach rozbudowanego filtra.

No tak, możemy wykonać wszystkie te czynności samodzielnie tylko po co? Tutaj dochodzimy do tego, co najlepsze w Jira. Jak wspomniałem na początku, według mnie Jira to najlepsze narzędzie do pracy zespołowej.

Praca zespołowa zawsze wyzwala dużo emocji. Pracownicy popadają w konflikty związane z odpowiedzialnością za podział obowiązków, a zarazem mają wiele satysfakcji, wynikającej z realizacji inspirujących projektów zawodowych.

Praca zespołowa ma tę zaletę, że dzięki synergii i umiejętności wielu osób, może dawać znakomite rezultaty. Wymaga jednak dużo lepszej i bardziej spójnej organizacji niż indywidualne projekty.

Jira diametralnie zmieniła środowisko pracy zespołów. Wizualizacja przepływu zadań w dashboardzie Jira zdecydowanie przyspiesza coś, co ja zawsze nazywałem „odświeżaniem wątków”, a co w praktyce jest próbą znalezienia siebie na mapie z zadaniami, jakie niesie za sobą praca w nowoczesnej firmie. Po prostu widać, co mam do zrobienia i na jakim etapie jestem.

W Jira wybieramy członków naszego zespołu i rozpisujemy zadania, jakie powinniśmy realizować w ramach wspólnych projektów. Po utworzeniu issue w Jira możemy je przypisywać („assigne”) do dowolnych osób, które mogą pomóc zrealizować nam zadanie.

Jeśli zamówienie torby reklamowej wymaga stworzenia grafiki (projektu graficznego), to dodajemy stosowny komentarz w oknie zgłoszenia (issue) i przypisujemy zadanie lub podzadanie do grafika, który z nami współpracuje.

Kiedy grafik ukończy zadanie, wrzuca swój projekt graficzny do issue i ustawia status na „w recenzji” (in review). Gdy wszystko jest gotowe, możemy zamknąć ten konkretny problem, oznaczając „done” – zrobione.

Korzystanie z Jira ma w tym wypadku jeszcze jedną zaletę: zespoły specjalistów niepracujące na co dzień ze sobą fizycznie w jednym miejscu, widzą przepływ pracy – workflow podjętych działań, co zwiększa ich identyfikację z zespołem.

Dodatkowe zalety Jira w pracy zespołowej:

Przy korzystaniu z Jira z biegiem czasu ilość zadań i projektów może być na tyle duża, że będziesz potrzebować szybkiego sposobu na znalezienie tego, co cię interesuje. W Jira mamy dwa typy wyszukiwania. Pierwszy to „basic”, który pozwala filtrować zgłoszenia po kryteriach uzupełnianych w sposób graficzny (wybieranie wartości z pól).

Drugim sposobem jest stworzony przez Atlassiana JQL – Jira Query Language. Bardzo elastyczny i dostarczający wiele opcji sposób wyszukiwania. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat możliwości wyszukiwania odsyłam cię do mojego artykułu na ten temat pod tytułem Jak wyszukać zgłoszenia w Jira?

Jak raportować w Jira? Jira dostarcza ogromne możliwości związane z raportowaniem pracy. Raportowanie pomaga monitorować pracę zespołową i lepiej stymulować czasy zadań i projektu.  Dzięki raportowaniu w Jira można znaleźć obszary, które są najbardziej pracochłonne i zidentyfikować wąskie gardła w przepływie pracy (cumulative flow diagram).

Różne typy raportów w Jira są opisane w dokumentacji technicznej. Szczególnie zwracam uwagę na pie chart, velocity chart, version report, release report.

Przegląd i przepływ pracy odbywa się za pomocą stworzonych tablic (tablice scrum lub kanban). To, jaką tablicę wybierzemy, zależy od sposobu pracy twoich zespołów. Jeśli projekt jest w fazie utrzymania, najczęściej stosujemy tablice kanban. Tablic scrumowych zazwyczaj częściej używamy w odniesieniu do projektów w fazie rozwoju. To są najbardziej popularne formy użycia, ale oczywiście możemy korzystać z nich w taki sposób, jaki nam najbardziej pasuje.

Każda z wyżej wymienionych tablic ma wiele możliwości dopasowania do wymogów użytkownika (customizacja):

Przepływ pracy (workflow) to zbiór statusów, w których może znajdować się zadanie (w każdej jednostce czasu może być maksymalnie jeden status) oraz relacji/połączeń, które między nimi zachodzą.

W organizacji jest dużo zespołów i wiele zadań, które z założenia mają inny przepływ pracy. Na przykład zespoły marketingowe działają zupełnie inaczej niż deweloperzy lub dział księgowy. Jira daje możliwość przypisania różnych przepływów prac w zależności od wybranego typu zgłoszenia oraz projektu.

Edycji workflow można dokonywać na dwa sposoby: graficzny i tekstowy. Istnieje możliwość eksportowania i importowania stworzonego workflow.

Niezależnie od tego czy planujesz projekty z wyprzedzeniem, śledzisz zadania w dziale marketingu czy finansów, czy też kolejkujesz potrzeby swoich pracowników i klientów, Jira, dzięki swoim możliwościom, będzie dla ciebie niezastąpionym narzędziem.

Jira pozwala na swobodne tworzenie i modyfikowanie typów zadań (issue type) oraz konfigurowanie dla nich wymagań w kontekście danych, oraz przepływu pracy.

To, co charakteryzuje Jira to raportowanie, konfigurowanie, czytelność i przejrzystość dzięki użyciu dashboard (takich pulpitów można stworzyć więcej), a także zaawansowana możliwość wyszukiwania:

Jira (Core):

Jak wspomniałem na początku tej publikacji, ogólnie Jira to zestaw trzech aplikacji. Oprócz podstawowej Core, mamy jeszcze Jira Software i Service Desk. Wyszczególniam je poniżej, ponieważ nie są obligatoryjne, jeśli chodzi o instalację, ale tworzą kompletne i spójne środowisko pracy oraz współpracy wewnątrz organizacji, jak i z klientami zewnętrznymi i dlatego warto wykorzystywać je łącznie.

Jira Service Desk to produkt przeznaczony dla zespołów, które na co dzień obsługują zgłoszenia klientów wewnętrznych lub zewnętrznych. Ogólnym założeniem Jira Service Desk jest, że pracownicy biznesowi zgłaszają na bieżąco problemy pracownikom obsługującym Help Desk, a ci – odpowiednio według struktury – te problemy rozwiązują bądź eskalują do kolejnej linii.

Zegary SLA i Live Kolejki Zgłoszeń do realizacji

W praktyce Jira Service Desk jako punkt obsługi klienta może zostać tak skonfigurowany, aby służyć w wielu obszarach. W naszej firmie wykorzystujemy Jira Service Desk w obszarach HR, zapewnienia zasobów, nadawania dostępów, a nawet do obsługi zapytań związanych z marketingiem.

Delegacje w Jira Service Desk

Wykorzystanie Jira Service Desk w HR

Marketing z Jira Service Desk

Jira Service Desk może być automatyzowana, zarówno w wersji standardowej, jak i dzięki rozszerzeniom. Możemy segregować tematy poszczególnych zgłoszeń, grupując automatycznie zadania według klasyfikacji i przydzielać je samoczynnie osobie odpowiedzialnej, automatyzować reakcję na powtarzające się zapytania, a także pozwolić Jira Service Desk, aby samoczynnie ustawiała priorytet zgłoszeń.

Jeśli interesuje cię automatyzacja w Jira Service Desk, odsyłam cię do artykułu „Poprawa satysfakcji klienta dzięki automatyzacji w Jira Service Desk” lub drugiej publikacji na ten temat, dotyczącej tego, jak może przebiegać sprawne komunikowanie z klientem dzięki Jira Service Desk.

Ogólne informacje dotyczące Jira Service Desk znajdziesz w artykule pod tytułem: „Co powinieneś wiedzieć o Jira Service Desk?” Możesz też skorzystać z bezpośredniego kontaktu z naszymi ekspertami za pomocą formularza zamieszczonego poniżej tekstu.

Oferuje tablice SCRUM oraz Kanban, raportowanie Agile, harmonogram prac dzięki Portfolio, Dashboards oraz automatyczną zmianę statusów zgłoszeń, kiedy zajdzie jakieś zdarzenie w Bitbucket (np. merge dwóch gałęzi kodu).

Dzięki Jira Software zaplanujesz sprinty i epiki, używając przejrzystego systemu kart, korzystając ze swoich ulubionych metod: story points, ideal hours, t-shirt sizes czy też poker planning.

Bezpośrednio z ekranu sprintu możesz uzupełniać poszczególne zadania w Jira, a także reorganizować sam sprint metodą przeciągnij i upuść. Łatwo i szybko przeprowadzać retrospektywy przeglądając wykres spalania (burndown chart), dostępny dla sprintów, epików i wersji.

Większość użytkowników Jira Service Desk nie wykorzystuje w pełni możliwości, jakie daje to narzędzie. Wdrażanie wybranych aplikacji pozwala znacznie poprawić UX portalu klienta i ułatwić tworzenie nowych zadań.

Jira może być rozszerzona o specjalne dodatki, czyli pluginy (Apps), które dodatkowo usprawniają pracę w tym oprogramowaniu. Deviniti jest autorem 17 różnych dodatków do Jira, wyświetlających i aktualizujących atrybuty użytkowników, usprawniających Jira Service Desk, optymalizujących wypełniania formularzy, synchronizację różnych instancji Jira, a także projektów w Jira z tablicami Trello oraz wiele innych, z którymi możesz się zapoznać w Deviniti – Atlassian Marketplace.  

Integracja Jira z innymi narzędziami i pluginami

Jeśli tak wiele wątków powyższego artykułu dotyczyło komunikacji, to nie mogę na koniec pominąć komunikatorów. Od niedawna Atlassian zakomunikował, że przerywa działanie Hipchat`a oraz Stride na rzecz rozwiązania o nazwie Slack.

Slack bezproblemowo integruje wszystkie potrzebne aplikacje i za jego pomocą można w prosty sposób wyszukiwać wszystkie pliki, połączenia i wiadomości oraz współpracowników w jednym miejscu.

Dyskusje możesz dzielić na kanały, a co za tym idzie, tworzysz osobne miejsce komunikacji dla różnych projektów w ramach jednej platformy. Slack ma bardzo wiele możliwości prowadzenia komunikacji nie tylko w formie pisemnej, ale również głosowej oraz video.  

Więcej informacji na temat tego komunikatora uzyskasz bezpośrednio na stronach producenta https://slack.com/.

Migracja danych z Hipchat do Slack nie powinna sprawić nikomu problemu i jest dokładnie opisana na stronach Atlassiana. Jeśli nie chcesz eksportować danych, to korzystanie ze Slacka możesz zacząć natychmiast.

Jira to system wspomagania zarządzania projektami, rozwijany od początku istnienia firmy Atlassian. Jest potężnym, a jednocześnie elastycznym i lekkim w użytkowaniu narzędziem, które jest w stanie sprostać oczekiwaniom naprawdę wymagających klientów.

Stanowi również kompendium wiedzy i prawdziwy zapis historii każdego projektu, który możemy przedstawić w sposób wizualny na tablicach i pulpitach. Nie jest typowo liniowa jak klasyczne systemy ERP, w których zmiany dokonuje się w mało wizualny sposób.

Tutaj przenosimy poszczególne zadania jak papierowe notatki lub okna systemów operacyjnych. Strumień aktywności dokumentuje nam całą działalność zespołu. Sposób zarządzania poszczególnymi etapami projektów również daje nam dużą przyjemność obsługi.

Kontrola procesów w czasie rzeczywistym

To, co daje oprogramowanie Jira, to możliwość wpływania na proces realizacji projektów i monitorowania ich przebiegu. Każde issue składa się z oddzielnego zestawu informacji, odnoszącego się do konkretnego zadania, a poszczególne zadania można dowolnie edytować i wizualizować na tablicy kanban. Problemy wychodzą od razu na światło dzienne, a nie dopiero na spotkaniach podsumowujących dany etap. Trudniej wskazywać innego członka zespołu i obarczać go winą za własne opóźnienia.  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Jira oraz innych produktów Atlassian, skontaktuj się z naszymi ekspertami.