Konfiguracja workflow w Jira

Jedną z podstawowych funkcji Jira, która stoi za jej sukcesem jako wielofunkcyjnego narzędzia do zarządzania projektami, jest konfiguracja przepływu pracy. Jeśli zespół używa Jira do koordynowania pracy, zarządzania zadaniami, współpracy i wzajemnego informowania się o postępie projektu, jest niemal pewne, że korzystają oni z przepływów pracy. Prawdopodobnie jednak nie wiedzą, że odpowiednia konfiguracja przepływów pracy może podnieść produktywność całego zespołu.

Prawda jest taka, że Jira oferuje bardzo szerokie możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb. Wiele zespołów nie zdaje sobie sprawy, że mogą skonfigurować swoje przepływy pracy tak, aby idealnie odzwierciedlały przebieg realizacji projektu.

W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować przepływy pracy w Jira, aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia do zarządzania projektami.

Konfiguracja Jira może być nieco skomplikowana, ponieważ dostosowanie jednej rzeczy zazwyczaj oznacza konieczność dostosowania innych obszarów.

Oto przykład:

Gdy zespół używa domyślnych przepływów pracy w Jira, w miarę upływu czasu może okazać się, że nie są już one wystarczające dla potrzeb zespołu. Oznacza to konieczność dostosowania przepływu pracy do rzeczywistego stylu pracy zespołu. Jednak po zmianie przepływu pracy okazuje się, że nie tylko workflow wymaga konfiguracji.

Należy także wziąć pod uwagę takie elementy jak schematy i przejścia przepływu pracy, widoki zadań, schematy konfiguracji i wiele innych. Prawdopodobnie wcześniej z tego nie korzystałeś, ale teraz odpowiednia konfiguracja tych parametrów jest kluczowa, aby mogły one współdziałać z indywidualnym przepływem pracy. Na początku połączenie wszystkiego w działającą całość może sprawiać trudność.

W tym miejscu przydatna może być porada doświadczonego eksperta w zakresie Jira. Nasi konsultanci pomagają firmom z wielu różnych branż konfigurować i optymalizować przepływy pracy dla swoich zespołów przy użyciu zaawansowanych ustawień i dodatków do Jira.

Wielu project managerów stara się tego uniknąć, zachęcając zespoły do korzystania z bazowego przepływu pracy. Gdy firma inwestuje w nowe narzędzie do zarządzania projektami, prawidłowa konfiguracja zawsze wiąże się z dodatkowym wysiłkiem. Pominięcie odpowiednich ustawień może później powodować problemy, co jeszcze bardziej utrudnia modyfikowanie i dostosowywanie narzędzia do indywidualnych potrzeb zespołu.

Warto jednak jak najlepiej wykorzystać Jirę, jeśli chodzi o przepływy pracy – zwłaszcza, że narzędzie ma tak wiele do zaoferowania w tej dziedzinie. 

Oto krótki przewodnik po przykładach tworzenia przepływów pracy w Jira dla małych, średnich i dużych projektów.

Ten uproszczony przepływ pracy w Jira sprawdza się najlepiej w małych zespołach (1 lub 2-osobowych). Pomaga także koordynować zadania na samym początku projektu. Można użyć go też do projektów badawczych lub wykorzystać przy testowaniu różnych modeli przepływów pracy podczas dostosowywania ich do potrzeb zespołu.

Głównym założeniem tego przepływu pracy jest umożliwienie zespołowi utworzenie harmonogramu realizacji zadań, które nie wymagają planowania ani testowania. Jest idealny do małych projektów. Ten przepływ pracy nie jest skomplikowany, ale przez to nie nadaje się do zwykłego projektu, w którym planowanie i testowanie są częścią procesu.

Ten workflow oferuje wsparcie dla zespołów, które używają tablic Kanban do organizacji pracy. Głównym zamysłem tego przepływu pracy jest możliwość rozszerzania go o dodatkowe osoby i przejścia – np. zaopiniowanie zadania przez klienta lub do celów testowych.

Na przykład można ustawić status zadania jako Open, gdy zespół potrzebuje czasu na przygotowanie się do realizacji zlecenia. Następnie można przemodelować historię użytkownika dla programistów, aby lepiej rozumieli oczekiwania klienta. Należy także upewnić się, że zespół ma dostęp do wszystkich ważnych informacji, które są niezbędne do rozpoczęcia pracy nad zadaniem.

Jeżeli projekt trwa ponad dwa miesiące i wymaga współpracy ludzi z wielu różnych działów, ten przepływ pracy jest idealnie stworzony dla tego projektu. Wymaga on bardzo sformalizowanego przepływu zgłoszeń, dlatego zespół powinien zostać przeszkolony przed wdrożeniem takiego rozwiązania.

Zespoły mogą używać tego schematu pracując zarówno w Scrumie, jak i w projektach o sztywnych ramach. Pomaga to ustalić transparentną oś czasu i zapewnia przejrzystość statusów wyświetlanych na tablicy. Taki przepływ pracy nie pozwala zespołowi pójść na skróty i przypisać zgłoszeniu statusu Done zanim przebrnie ono przez wszystkie poprzednie etapy. 

Przepływ pracy pozwala na stworzenie backlogu o określonej strukturze i minimalizuje ryzyko popełniania błędów przez zespół. Co ważne – dzięki odpowiedniej konfiguracji workflow można uzyskać pełny obraz trwającego sprintu lub nawet całego projektu.  

Jednak, aby przepływ pracy działał, należy szczegółowo monitorować cały proces – a czasami może to oznaczać, że zespół będzie musiał wykonać więcej kroków niż wcześniej, aby wykonać zadanie.

Każde przejście w Jira zawiera kilka dodatkowych opcji do wykonywania różnych działań w narzędziu do zarządzania projektami.

Ta część jest przydatna dla programistów pracujących z BitBucket i GitHub. Odpowiednia konfiguracja umożliwia zespołowi programistów skupienie się na pracy nad kodem, bez konieczności ręcznego zmieniania statusów zadań na „In progress” lub „Code review”.

To potężny manager funkcji, który służy lepszej kontroli projektu. Można na przykład ustalić, że jeśli czas zarejestrowany w zadaniu jest równy 0, to niemożliwe jest przeniesienie zadania do następnego statusu. Taka funkcja może służyć jako przypomnienie o rejestracji godzin. Jest to szczególnie ważne, jeśli członkowie zespołu nie są do tego przyzwyczajeni. W ten sposób dostosowanie może pomóc w wytworzeniu w zespole odpowiednich nawyków.

Oto inny przykład:

Spróbujmy określić pole „Original estimate” znajdujące się w przejściu z „Backlog” na „In progress”. W ten sposób zyskuje się pewność, że członkowie zespołu estymują czas lub story pointy przed przystąpieniem do pracy nad zadaniem.

Konfiguracja i optymalizacja przepływów pracy w oprogramowaniu Jira jest dość złożona, ale prawidłowo przeprowadzona znacząco podniesie produktywność zespołu i usprawni wykonywanie codziennych obowiązków.

Szukasz ekspertów Jira, którzy pomogą Ci w dostosowaniu przepływów pracy, aby zoptymalizować wydajność Twojego zespołu? Skontaktuj się z naszymi konsultantami! Pomagamy firmom w pełni wykorzystywać przepływy pracy Jira do tworzenia oprogramowania i nie tylko.