7 niezbędnych narzędzi dla małych, średnich i dużych firm

Współpraca i komunikacja na wysokim poziomie to podstawa skutecznego zarządzania projektami w każdej firmie, niezależnie od liczby zatrudnionych pracownikow i skali działalności. W dobie cyfrowej transformacji optymalizacja procesów i ułatwienie codziennej pracy jest możliwe dzięki zastosowaniu odpowiednich wirtualnych narzędzi. Przedstawiamy 7 przykładów oprogramowania dla biznesu, które są niezbędne do poprawy wydajności zespołów i zwiększenia efektywności pracy.

To narzędzie firmy Freshworks należy do rodziny świetnie zintegrowanych ze sobą rozwiązań, dzięki którym nie tylko ułatwimy pracę zespołu niezależnie od jego wielkości, ale przede wszystkim przeniesiemy jakość obsługi klienta na wyższy poziom. Freshdesk to kompleksowe rozwiązanie omnichannel pozwala na efektywną wielokanałową komunikację, dzięki czemu klient może wybrać swój ulubiony sposób kontaktu z zespołem wsparcia. Rozwiązania firmy Freshworks obsługują nie tylko zgłoszenia poprzez e-mail i telefon, ale oferują też czat w czasie rzeczywistym, kanał telefoniczny. Jest także zintegrowany z popularnymi komunikatorami (np. WhatsApp, Skype, Messenger, Slack) oraz platformami społecznościowymi (Facebook, Twitter, Instagram). Dodatkowo Freshdesk zapewnia integrację z systemami CRM do zarządzania klientami i planowania sprzedaży, który dostępna jest za pomocą przeglądarki internetowej (PC i smartfony) oraz aplikacji mobilnej. Dzięki takim rozwiązaniom korzystanie z cyfrowych narzędzi jest wygodne i intuicyjne, zarówno dla konsultanta, jak i dla klienta. To rozwiązanie doceni każde przedsiębiorstwo, które ma dział obsługi klienta, dział sprzedaży lub, w przypadku mniejszej skali działaności, po prostu ma kontakt z klientem i chce zapewnić najwyższą jakość obsługi i fantastyczny user experience.

Zestaw narzędzi Google Workspace został stworzony z myślą o przedsiębiorstwach każdej wielkości. Z powodzeniem skorzystają z niego zarówno małe firmy, jak i zespoły w dużych korporacjach. Użytkownik ma możliwość zakupu skrzynki pocztowej z adresem własnej domeny firmowej, zarządzania analizą statystyk oraz kampaniami reklamowymi i wiele innych. Ten pakiet narzędzi biurowych to kompleksowe rozwiązanie, które ułatwia współpracę w czasie rzeczywistym. Użytkownik może skorzystać z szeregu rozwiązań w zakresie komunikacji (Gmail, Kalendarz, Meet, Google Chat, Currents), współpracy i tworzenia dokumentów (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze, Witryny, Keep) oraz z dysku, na którym można udostępniać informacje dla danego zespołu lub dla całej firmy. Wszystkie zasoby można udostępniać w zależności od nadanych uprawnień, co zwiększa poziom bezpieczeństwa tych rozwiązań. Dzięki przechowywaniu dokumentów w wirtualnej przestrzeni, użytkownik ma dostęp do zasobów z dowolnego urządzenia.

Jira to sztandarowy produkt firmy Atlassian, dzięki któremu zespoły mogą efektywnie zarządzać projektami. Koszty ponoszone w związku z tym rozwiązaniem zależne są od liczby użytkowników – w przypadku mniejszych firm, które zatrudniają do 10 osób, można skorzystać z darmowej wersji hostowanej w chmurze. Narzędzia Atlassiana zostały stworzone z myślą o zespołach pracujących w metodyce agile, ale dzięki dużej elastyczności i szerokim możliwościom konfiguracji można z powodzeniem dostosować je do indywidualnych potrzeb każdej firmy czy zespołu. Atlassian i jego partnerzy oferują szereg narzędzi i dodatkow, ktore zdecydowanie poszerzają galaktykę możliwości tego oprogramowania do zarządzania projektami. Użytkownik może korzystać z narzędzia Confluence, które ułatwia współpracę i stanowi wewnątrzfirmową bazę wiedzy, ale dzięki możliwościom nadawania restrykcji dostępu mogą z niej korzystać również klienci i podmioty zewnętrzne. Dodatki do Jiry z Atlassian Marketplace pozwalają skonfigurować Jirę dla potrzeb konkretnego zespołu. Jira integruje się z Bamboo, co czyni ją dobrym rozwiązaniem dla zespołów programistów i branży IT. Narzędzie Jira Service Management ułatwia komunikację. Każdy użytkownik może założyć dowolne zgłoszenie – od zapotrzebowania na sprzęt, przez potencjalne awarie i problemy, a także pomysły na usprawnienie działań firmy czy zwyczajnie zgłoszenie urlopu. To idealne rozwiązanie przede wszystkim dla usług IT w firmie, ale także zespołów nietechnicznych: HR, kadr i finansów, działów sprzedaży czy działów marketingu.

Slack jest komunikatorem, ktorego funkcją nie jest jedynie czat. Oczywiście możemy korzystać z funkcji przesyłania wiadomości prywatnych, ale użytkownik może także tworzyć odpowiednie pokoje tematyczne, do których mają dostęp tylko wybrani użytkownicy. Można przesyłać również wiadomości prywatne dla więcej niż jednego użytkownika bez konieczności zakładania pokoju. Za pomocą Slacka można komunikować się także z podmiotami zewnętrznymi, klientami lub podwykonawcami. Nie trzeba udostępniać im całej firmowej komunikacji, ale można ustawić dostęp tylko do określonych rozmów i kanałów. Slack pozwala także na przesyłanie plików w różnych formatach i rozmiarach, umożliwia również rozmowy głosowe lub wideo konwersacje z jednym użytkownikiem lub w grupie użytkowników. Aby ważne informacje nie ginęły w historii czatu, można przypiąć je do kanału lub dodać do zapisanych materiałów, co znacznie ułatwia szybki dostęp do najistotniejszych danych. Slack dostępny jest zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej, co podnosi komfort użytkowania tej aplikacji. To rozwiązanie dla każdej firmy, dostępne w wersji płatnej lub bezpłatnej – wybór zależy od indywidualnych potrzeb.

monday.com to narzędzie do zarządzania codziennymi zadaniami i projektami, które sprawdzi się zarówno w mniejszych firmach lub w zespołach biznesowych w dużych organizacjach. Proste i przejrzyste wizualizacje zadań pozwalają na szybki podgląd postępu w realizacji całego projektu oraz indywidualnych zgłoszeń. monday.com ułatwia współpracę zespołu, pozwala na przypisywanie zadań do poszczególnych osób odpowiedzialnych za realizację danego zlecenia oraz oznaczenie statusu postępu i dodawanie notatek. Dzięki swojej intuicyjności narzędzie to sprawdzi się z powodzeniem w firmach wielu różnych branż: od zespołów IT, aż po działy nietechniczne, takie jak marketing, HR czy sprzedaż. Niewątpliwym atutem jest także prosta dla każdego użytkownika automatyzacja powtarzających się ilości czynności (np. przenoszenie zadań do innego zespołu, wysłanie maila z odpowiedzią wg szablonu, itd.), co przekłada się na optymalizację procesów i znaczną oszczędność czasu.

W dobie pandemii, która wymusiła przyspieszenie cyfrowej transformacji, a praca zdalna stała się codziennością dla wielu przedsiębiorstw, ZOOM zdecydowanie zyskał na popularności. Żadne narzędzie nie zastąpi bezpośredniego kontaktu, ale ZOOM radzi sobie całkiem nieźle z łagodzeniem tej sytuacji. Opcja wideokonferencji  pozwoli na przeprowadzenie każdego spotkania – niezależnie od tego, czy jest to spotkanie biznesowe, spotkanie wewnętrzne zespołu, wykład na uczelni, czy warsztaty praktyczne online. ZOOM daje możliwość tworzenia odpowiednich pokojów, które dostępne są w konkretnych terminach i godzinach. Host, czyli właściciel pokoju, ma możliwość wyciszania mikrofonów pozostałych uczestników, co pozwala uniknąć chaosu w trakcie spotkania. Do wyboru pozostaje wersja płatna oraz bezpłatna – ta ostatnia sprawdzi się świetnie przy krótkich rozmowach, z uwagi na ograniczenie czasu sesji do 40 minut.

Grape to bezpieczne rozwiązanie do konwersacji tekstowych, głosowych oraz video. Ułatwia skuteczną komunikację nawet w przypadku bardzo dużej liczby użytkowników (sprawdziliśmy w trakcie Jira Day Remote Edition ). Rozwiązanie to pozwala na wdrożenie darmowego planu nawet do 1000 użytkowników.  Prosta i przejrzysta struktura sprawia, że korzystanie z czatu jest łatwe i intuicyjne. Grape.io oferuje możliwość nadawania uprawnień użytkownikom, dzięki czemu administratorzy mogą tworzyć pokoje tematyczne. Duże możliwości integracji z innymi popularnymi narzędziami sprawiają, że czat dobrze sprawdzi się jako uzupełnienie narzędzi, które już wcześniej były wykorzystywane w firmie. Grape.io oferuje dwa rodzaje hostingu: w chmurze lub na własnym serwerze, co daje dużą elastyczność oraz pozwala na przeprowadzenie procesu migracji bez ryzyka utraty danych.

Wirtualne narzędzia mogą znacznie ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie, zwłaszcza teraz, gdy cały świat stopniowo poddaje się cyfrowej transformacji. Wybierając oprogramowanie dla swoich zespołów, należy przede wszystkim kierować się ich dopasowaniem do rzeczywistych potrzeb pracowników. Zdecydowanie lepiej wybrać jedno narzędzie, które spełni oczekiwania, niż decydować się na kilka lub kilkanaście rozwiązań, które skomplikują codzienną pracę, zamiast ją ułatwić. Nowoczesna technologia może być silnym wsparciem dla Twojego biznesu, ale osiągniesz pełnię korzyści dopiero wtedy, gdy potencjał narzędzia będzie faktycznym uzupełnieniem pracy Twojego zespołu.

Dowiedz się, jakie są inne narzędzia i sposoby, które pomogą w usprawnieniu komunikacji i poprawią efektywność pracy: