Przewodnik po workflow w Jira
Jedną z najbardziej użytecznych funkcji Jira jest możliwość dostosowania przepływu pracy. Sformalizowane przepływy pracy pomagają zespołom usprawnić ich procesy, zidentyfikować wąskie gardła i sprawiają, że żadne zadanie nie zostanie pominięte.
W tym artykule pokażemy, dlaczego tworzenie spersonalizowanego przepływu pracy w Jira to dobry pomysł i jak najlepiej dostosować go do potrzeb zespołu.
1. Czym jest workflow w Jira?
Przepływy pracy w Jira formalizują procesy i pozwalają członkom zespołu na sprawną realizację zadań w projekcie.
Oto przykład prostego przepływu pracy:
- Na początek należy utworzyć zgłoszenie, które reprezentuje zadanie. To zgłoszenie otrzyma status “To Do”.
- Po rozpoczęciu pracy można oznaczyć zadanie statusem “In progress”.
- Gdy zadanie jest zakończone, należy przypisać mu status “Done”. Tak kończy się przepływ pracy.
Przepływy pracy w Jira formalizują procesy w zespołach i pozwalają na:
- Zarządzanie zadaniami – jest to prosty przepływ pracy stworzony, aby jak najszybciej wykonywać poszczególne zadania.
- Zarządzanie projektem – bardziej złożony workflow, który uwzględnia także status “In Progress”, aby bardziej precyzyjnie oznaczyć etap realizacji zadania.
- Zarządzanie procesami – najbardziej rozbudowany i skomplikowany workflow, który składa się z wielu statusów odzwierciedlających cały proces.
Te domyślne przepływy pracy są pomocne, ale tworzenie niestandardowego przepływu pracy Jira jest tym, co pomaga zespołom zoptymalizować procesy i podnieść jakość pracy.
Przyjrzyjmy się zatem bliżej podstawowym komponentom przepływu pracy w Jira.
2. Z czego składa się workflow
Przepływy pracy w Jira zawierają cztery główne konstrukcje: statusy, przejścia, uprawnienia i rozwiązania. Wszystkie te elementy przydają się zespołom, które chcą mieć przejrzysty wgląd do wszystkich niezbędnych informacji i planów.
Oto jak wyglądają poszczególne elementy przepływu pracy:
Status realizacji zadania
Status odzwierciedla aktualny stan danego zgłoszenia, na przykład „To Do”, „In Progress” lub „Done”. Oczywiście zadanie nie może mieć przypisanych kilku statusów równocześnie.
Statusy mogą reprezentować etap, ale także aktywność. Na przykład „Under Review” może stanowić etap obejmujący kilka różnych działań. Podzielenie ich na mniejsze etapy skomplikuje workflow – co może być problematyczne samo w sobie, ale może także utrudnić pracę między zespołami i działami.
Osoba przypisana do zadania
Jira pozwala na przypisanie osoby odpowiedzialnej do konkretnego zadania. Osoba przypisana do zlecenia może zmieniać jego statusy. Przed wdrożeniem nowego przepływu pracy warto ustalić zasady przypisywania pracowników do odpowiednich zadań – to pozwoli na uniknięcie potencjalnych nieporozumień.
Przejścia między zadaniami
Termin “przejście” odnosi się do jednokierunkowego połączenia pomiędzy dwoma statusami. Na przykład można dodać przejście o nazwie „Submit for Review” między statusem „In Progress” a „Under Review”. Ponadto można ustalić warunki, na podstawie których tylko konkretne osoby mogą zmienić status zadania. Na przykład, można zezwolić tylko administratorowi projektu na przeniesienie zgłoszenia poza status „Under Review”.
Resolution
W Jira pole resolution oznacza odnosi się do ostatecznego stanu zgłoszenia. W zależności od sytuacji może to być „Done”, „Fixed” lub „Not Fixed”. W przypadku chęci ponownego otwarcia zamkniętego zgłoszenia, trzeba najpierw wyczyścić dane pola resolution. W przeciwnym razie zadanie będzie wyglądało na kompletne i ukończone.
3. Spersonalizowany workflow – do czego może się przydać
Workflow przynosi zespołom wiele korzyści. Dzięki temu nie ma konieczności indywidualnego informowania poszczególnych współpracowników o zmianie statusu zadania.
Dostosowując przepływy pracy w Jira, zespół będzie mógł osiągnąć znacznie więcej. Stworzenie nowego przepływu pracy w Jira umożliwia przystosowanie tego niezwykle potężnego narzędzia do zarządzania projektami do indywidualnych potrzeb każdego zespołu i wymagań projektu.
Oto do czego mogą przydać się spersonalizowane statusy:
Odzwierciedlenie rzeczywistych procesów
Standardowe przepływy pracy w Jira są użyteczne, ale bardziej złożone projekty mogą wymagać czegoś więcej niż tylko zmiana statusu zgłoszenia z „To Do”, przez „In Progress”, na „Done”. Jeśli dane zadanie musi zostać zatwierdzone przed jego ukończeniem, może być konieczne dodanie innych statusów, takich jak: „Awaiting Approval”, „Review In Progress” i wreszcie „Review Complete”.
Różnorodne zespoły
Różnorodność zespołów to kolejny powód, dla którego warto poświęcić czas na dostosowanie przepływu pracy. Jira jest używana przez zespoły z różnych działów: zespoły programistyczne, kadry i finanse lub działy HR. Wszystkie mogą wiele zyskać dzięki skonfigurowaniu w Jira określonych schematów pracy.
Prawidłowa rejestracja
Innym atutem dostosowywania przepływów pracy jest pewność, że wszystkie informacje są poprawnie rejestrowane w systemie.
4. Jak stworzyć nowy workflow
Teraz, gdy już wiadomo dlaczego dostosowywanie przepływu pracy dla zespołu to dobry pomysł, zobacz, w jaki sposób to zrobić:
Aby utworzyć nowy przepływ pracy, należy użyć projektanta przepływu pracy w Jira. Aby to zrobić, potrzebne są uprawnienia administratora Jira. Narzędzie umożliwia edycję układu przepływu pracy w miarę postępu ścieżki statusów zadań i przejść.
Podczas tworzenia przepływu pracy należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
- Status – status opisuje etap zaawansowania realizacji zadania.
- Pole resolution – pokazuje dlaczego zadanie nie jest już dłużej wyświetlane jako aktywne (np. ponieważ zostało zakończone).
- Warunki – ustalane, aby umożliwić zmianę statusu zadania dopiero po spełnieniu określonych wymagań.
- Walidatory – ta funkcja umożliwia zmianę statusu dopiero po dostarczeniu przez użytkownika odpowiednich informacji.
- Post functions – opcja, która wprowadza dodatkowe zmiany w zgłoszeniach i przejściach (np. zmiana statusu rozwiązanego zadania, gdy jest ono zgłoszone jako ponownie otwarte).
- Triggery – automatyczna zmiana statusu zadania po wykonaniu określonej akcji. Na przykład, gdy użytkownik oddaje kod do przeglądu, status zgłoszenia automatycznie zmienia się z “In Progress” na “Under Review”.
- Cechy przepływu pracy – w tej sekcji można ustawić pewne właściwości poszczególnych przejść. Na przykład można ustawić przepływ pracy tak, aby wyświetlał tylko pola rozwiązań odpowiadające konkretnemu typowi zadania.
- Schematy przepływu pracy – ta funkcja określa zależności między przepływem pracy i typem zgłoszenia.
5. Jakich błędów unikać
Tworzenie niestandardowych przepływów pracy dla zespołu to dobry pomysł, ale jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać, aby wdrożenie nowego przepływu pracy zakończyło się sukcesem.
Oto kilka częstych błędów, których należy unikać przy konfiguracji przepływu pracy:
- Nie koncentruj się na szczegółach – pokusa, aby podzielić każde zadanie na jak najdrobniejsze części, może być wielka. Ale to błąd. Przepływ pracy musi być skuteczny, a nie szczegółowy. Nie ma konieczności tworzenia nowego statusu, który po prostu powiela funkcje pozostałych statusów.
- Nadmierna personalizacja – po skonfigurowaniu przepływu pracy w Jira i regularnym monitorowaniu procesu w celu wprowadzania usprawnień widać, że procesy zmieniają się z czasem. W pewnym momencie może pojawić się problem ze współpracą zespołów, które korzystają ze zbyt różnych przepływów pracy.
- Zaburzenia w komunikacji – jeśli wiele zespołów w firmie dostosowuje swoje przepływy pracy do swoich potrzeb i przy tym opracowuje różne konwencje nazewnictwa, współpraca między zespołami będzie znacznie utrudniona. Pojawia się też problem w przypadku, gdy pracownik musi zmienić zespół – będzie musiał włożyć dużo czasu i wysiłku w naukę nowego przepływu pracy. Przepływy pracy powinny być w miarę jednolite w obrębie całej firmy, przynajmniej w kwestii nazewnictwa.
- Unikaj tworzenia teoretycznych przepływów pracy – stworzenie teoretycznego workflow, bez konsultacji z pracownikami, może oznaczać, że pracownicy nie będą w stanie używać go w praktyce. Twórcy przepływów pracy powinni porozmawiać z zespołem, aby jak najlepiej dostosować workflow do rzeczywistej pracy zespołu.
6. Dobre praktyki testowania przepływu pracy
Oto kilka prostych rad, które warto wcielić w życie przy tworzeniu przepływu pracy, aby zespół mógł osiągnąć jeszcze lepsze wyniki:
- Przejrzysta komunikacja – poinformuj zespół o planowanej konfiguracji workflowu. Bądź otwarty na sugestie zespołu i włącz go w proces projektowania przepływu pracy.
- Testowanie różnych przypadków użycia przed zaprojektowaniem przepływu pracy – należy zastanowić się, nad sposobem w jaki zgłoszenia będą się przenosić w systemie i jakie informacje muszą być dostępne dla zespołu, aby umożliwić mu pracę.
- Zatwierdzenie nowego przepływu pracy – przed wdrożeniem nowego przepływu pracy, warto przygotować do tego zespół organizując trening “na sucho”. W ten sposób zyskuje się pewność, że workflow działa zgodnie z określoną specyfikacją i pasuje do rzeczywistej pracy zespołu.
- Pełna dokumentacja zmian przed uruchomieniem – zespół powinien mieć dostęp do tutoriali wideo i sesji warsztatowych, aby zaznajomić się z nowym przepływem pracy. Pomocna może być także baza wiedzy.
- Uruchomienie przepływu pracy – jeśli uważasz, że praca została już zakończona, mylisz się. Teraz najważniejsze jest bieżące monitorowanie całego procesu, aby po wykryciu jakichkolwiek problemów wprowadzić odpowiednie ulepszenia.
Workflow w Jira – to co najważniejsze
Wpływ dobrze dobranego workflowu na jakość pracy zespołu jest niezaprzeczalny. Dostosowanie przepływu pracy w Jira do unikalnych wymagań zespołu, wyznacza mu wyraźną ścieżkę do sukcesu.Istotna jest również regularna kontrola procesu, aby mieć pewność, że konfiguracja workflow nie utrudnia zespołowi pracy, zamiast ją ułatwiać.
Szukasz zespołu ekspertów Jira, który pomoże Ci stworzyć najlepszy przepływ pracy dla Twojego zespołu? Skontaktuj się z nami – pomagamy firmom we maksymalnym wykorzystaniu produktów Atlassian.
Więcej na ten temat
