5 najlepszych metod na poprawę komunikacji w zespole

W związku z ciągle zmieniającą się rzeczywistością rynkową i kulturą zawodową, praktyki zarządzania zespołem wciąż ewoluują. Coraz szersze możliwości pracy zdalnej (home office) zmuszają managerów do poszukiwania najnowszych rozwiązań, narzędzi i najlepszych praktyk, które pomagają w organizacji pracy zespołów wirtualnych.

Managerowie i team leaderzy powinni uważnie śledzić najnowsze trendy w dziedzinie metod i ułatwień komunikacji, aby zwiększyć swoje szanse na stworzenie wydajnych i dobrze współpracujących zespołów. Na szczęście dziś rynek oferuje wiele narzędzi, które ułatwiają wewnętrzną komunikację w zespole i tym samym ułatwiają pracę.

W tym artykule omówione zostanie pięć najlepszych (naszym zdaniem) praktyk, narzędzi i metodologii komunikacji zespołu, zgodnych z aktualnymi trendami.

1. Codzienne spotkania (daily)

W ciągu ostatnich kilku lat metodyka agile zyskała wielu zwolenników, a dziś agile jest jednym z najważniejszych haseł w świecie zarządzania projektami. Podczas gdy niektóre aspekty metod agile mogą być bardzo korzystne dla firmy, wiele osób widzi także wady i ograniczenia, jakie ze sobą niosą.

Zawsze jednak warto sprawdzić, czy jedna lub więcej typowych praktyk agile może pomóc naszym zespołom w lepszej komunikacji. Jedną z najbardziej popularnych metod agile jest Scrum. W tej metodyce zespoły pracują w krótkich cyklach zwanych sprintami, które poprzedzone są planowaniem i kończą się retrospektywą.

W ramach trwającego sprintu, zespoły spotykają się codziennie na krótkie codzienne spotkania (daily), podczas których podsumowują pracę wykonaną dzień wcześniej i planują zadania do zrealizowania w dniu spotkania.

W rezultacie wszyscy są jednakowo poinformowani, wiedzą w jakim kierunku zmierza projekt i jakie kroki trzeba podjąć. Takie krótkie codzienne spotkania są doskonałą strategią dla zespołów, które mają trudności z utrzymaniem pewnego rodzaju przejrzystości.

Może to być szczególnie korzystne dla zespołów zdalnych lub częściowo zdalnych Managerowie projektów mogą korzystać z codziennych spotkań, aby wzmocnić w pracownikach poczucie jedności z misją firmy i wspólnego celu, co jest niezwykle trudne w przypadku zarządzania pracownikami zdalnymi.

2. Tablica Kanban

Inną wydajną strategią agile jest Kanban. Organizacje zainteresowane ulepszeniem swoich procesów wewnętrznych powinny zdecydowanie rozważyć przetestowanie możliwości tablicy Kanban, wdrażając ją w przynajmniej jednym zespole.

Tablica Kanban wizualizuje wszystkie zadania w danym projekcie. Są one podzielone na odpowiednio oznaczone kolumny, np. zaległości, do zrobienia, w toku i gotowe. Oczywiście można spersonalizować tablicę Kanban i dodać inną liczbę kolumn, w zależności od wymagań projektu i przepływu pracy zespołu.

Wystarczy rzut oka na tablicę Kanban, aby zorientować się w jakim kierunku zmierza projekt i jaki jest etap postępów. Tablica Kanban może być zwykłą tablicą zawieszoną na ścianie biura, ale najlepsze wyniki osiąga się z cyfrowymi wersjami.

Najbardziej popularne oprogramowanie Atlassiana – Jira – wyposażone jest w funkcję tworzenia tablicy Kanban. W ten sposób praca staje się całkowicie transparentna dla wszystkich członków zespołu, a poszczególne zadania składają się w pełny obraz projektu. Wzajemne informowanie się o statusie zadania nie jest już dłużej problemem.

Ta technika bardzo dobrze się sprawdza, zwłaszcza w przypadku zespołów zdalnych, gdzie członkowie zespołu nie pracują w jednym biurze i ciągłe pytania o status postępu realizacji zadań mogą wprowadzić niepotrzebny chaos.

3. Otwarte drzwi

Zasada otwartych drzwi nie jest niczym nowym. W dzisiejszych czasach nabiera ona jednak nowego znaczenia, przede wszystkim w kontekście rosnącej popularności pracy zdalnej.

W jaki sposób managerowie i team leaderzy mogą wcielić w życie tę zasadę, jeśli część pracowników pracuje poza biurem?

Jednym z najskuteczniejszych sposobów utrzymania “otwartych drzwi” w cyfrowej rzeczywistości jest utworzenie dedykowanego pokoju rozmów w wewnętrznym komunikatorze, takim jak, np. Slack. Zamiast tworzyć tylko kanały dedykowane konkretnym projektom lub działom, warto stworzyć także jeden kanał, w którym członkowie zespołu mogą zadawać pytania i rozwiązywać problemy.

Zachęcaj członków zespołu do zgłaszania nowych pomysłów, konsultowania wątpliwości i wyrażania opinii. Taki kanał pokazuje zespołowi, że Twoje “drzwi” są zawsze otwarte i ich zdanie ma znaczenie. W ten sposób wspierasz także rozwój zawodowy swoich współpracowników.

4. Baza wiedzy

Inną doskonałą strategią usprawnienia komunikacji wewnątrz zespołu jest stworzenie firmowej bazy wiedzy (wiki), w której udostępnisz informacje o projektach i zadaniach. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu będą mieli dostęp do wszystkich istotnych danych i nie będą tracić czasu na szukanie plików w historii skrzynki mailowej. Wszystko, czego potrzebują, będzie dostępne w jednym miejscu.

Możesz stworzyć bazę wiedzy, używając narzędzia takiego jak Confluence firmy Atlassian. Budowanie bazy wiedzy jest także budowaniem zespołu, ponieważ członkowie zespołu mogą wspólnie pracować nad dokumentami i udoskonalać swoje wiki, aby jak najlepiej opisywało ich doświadczenia związane z projektem.

Edytor w Confluence umożliwia synchroniczną edycję i współpracę.

Confluence zawiera również kilka bardziej zaawansowanych funkcji, które pomagają zespołom tworzyć wspólne strony wiki i łączyć je ze sobą. W ten sposób tworzy się baza danych zasobów, które pomagają wszystkim pracującym nad projektem zrozumieć jego cele, zakres i kluczowe aspekty. Te funkcje Confluence otwierają drzwi do wyższego poziomu współpracy w zespole.

5. Optymalizacja procesów

Jedną z najważniejszych dobrych praktyk w zakresie usprawniania komunikacji jest świadomość przepływu pracy i procesów w zespole – połączona z zaangażowaniem w ich optymalizację. Managerowie, którzy nie weryfikują skuteczności komunikacji wewnątrz zespołu, tracą szansę na rozwój.

Raz na jakiś czas zaplanuj spotkanie z członkami zespołu i zapytaj ich o to, co ich zdaniem można poprawić w komunikacji. Czy istnieją narzędzia, których już nie używają? Czy może chcą wprowadzić nowe rozwiązania komunikacyjne?

Taka wiedza pozwoli Ci rozwijać zespół, nie tylko w aspekcie komunikacji, ale też na wielu innych płaszczyznach.

Komunikacja to klucz do współpracy w każdym zespole

Bez odpowiedniej komunikacji zespoły nie mogą efektywnie współpracować i marnują czas na ciągłe informowanie się nawzajem o postępach w realizacji zadań, wyjaśnianie nieporozumień i wyszukiwanie potrzebnych informacji.

Wdrożenie tych praktyk, narzędzi i metod sprawi, że poprawi się komunikacja w Twoim zespole, a realizacja celów biznesowych wzniesie się na wyższy poziom.

Czy masz jakieś pytania dotyczące poprawy komunikacji w zespole za pomocą innowacyjnych narzędzi, takich jak Jira albo Confluence?

Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Posiadamy szeroką wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu narzędzi do pracy zespołowej i komunikacji w firmach i przedsiębiorstwach.

Michał Żurkowski

As a manager with over ten years of experience in sales and business development, I am convinced that the foundation of the success of any modern organization is the skillful use of information technologies and translating them into tangible, measurable business results. That's why I am proud that together with the Deviniti expert group - Atlassian Platinum & Enterprise Solution Partner and Atlassian Gold Top Vendor - I can deliver comprehensive assistance to companies by choosing the most effective solutions from the Atlassian environment, which will be tailored to the specific needs of their organization.

Więcej od tego autora