7 sposobów na lepszą współpracę w zespole

Odpowiednia współpraca, zarówno wewnątrz zespołu, jak i pomiędzy zespołem a klientem może być kluczem do sukcesu lub przyczyną upadku projektu. Organizacje są coraz bardziej świadome powagi roli efektywnej współpracy, jaką odgrywa ona w ich powodzeniu na rynku.

Właśnie dlatego firmy inwestują w nowoczesne narzędzia, które przełamują bariery między różnymi działami, umożliwiając lepszą komunikację między zespołami, a to napędza wprowadzanie innowacji i zwiększa wydajność całej firmy.

Ale same narzędzia nie są wystarczające, aby zapewnić wysoki poziom i jakość współpracy w Twojej firmie. Potrzebna jest także wiedza dotycząca najlepszych praktyk w pracy zespołowej i sposobów na ich wdrożenie w organizacji.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej kilku wskazówkom dotyczącym najnowszych trendów we  współpracy, które przydadzą się każdej organizacji dążącej do sukcesu.

Konflikty to nieodłączna część pracy każdego zespołu. Jest całkowicie normalne, że konflikty zdarzają się, gdy ludzie współpracują nad jednym projektem. Niektóre konflikty mogą być traktowane jako sygnał, że członkowie zespołu mają różne spojrzenie na sposób wykonywania określonych zadań. W tym kontekście konflikty są zderzeniem idei, które może stać się siłą napędową dla kreatywności i wydajności zespołu.

Niektóre konflikty wynikają z problemów komunikacyjnych – i  właśnie one wymagają szczególnej uwagi. Twój zespół musi znać i umieć zastosować procedury, które umożliwiają skuteczne rozwiązywanie konfliktów. Jeśli członek zespołu ma problem, powinien wiedzieć do kogo zwrócić się w pierwszej kolejności i jaka powinna wyglądać pomoc w takiej sytuacji.

Sformalizuj procedurę rozwiązywania konfliktów w zespole. Ustal swoje oczekiwania już na samym początku współpracy. Sformułuj zestaw zalecanych praktyk, które pokażą pracownikom jak radzić sobie w trudnych sytuacjach. W ten sposób możesz pomóc zespołowi szybko rozwiązać problemy i utrzymać dobrą atmosferę w pracy.

Upewnij się, że każdy członek zespołu wykonuje tylko te obowiązki, które wynikają z przydzielonego mu stanowiska. W ten sposób sprawisz, że pracownicy dobrze wykonają swoją pracę i wiedzą, że są traktowani na równi z innymi współpracownikami. Ważne jest, aby wszyscy w zespole wiedzieli, na czym polega ich praca i do kogo mogą się zwrócić jeśli potrzebują wsparcia w danej dziedzinie.

Aby sprostać wyzwaniom związanym z pracą zespołową, liderzy zespołów powinni inwestować w platformy do zarządzania projektami, które umożliwiają przechowywanie wszystkich informacji o projekcie w jednym miejscu i dzielenie się nimi z zespołem, między działami, a nawet wewnątrz całej organizacji oraz z innymi jednostkami zaangażowanymi w projekt.

Rynek oferuje wiele narzędzi do zarządzania projektami, które zapewniają przejrzystość projektu, formalizują przepływy pracy i umożliwiają członkom zespołu jeszcze bardziej efektywną współpracę.

Jednym z najbardziej popularnych rozwiązań jest oprogramowanie Jira firmy Atlassian – kompleksowa platforma do zarządzania projektami, która znajdzie zastosowanie zarówno w zespołach technicznych, jak i biznesowych. Korzystając z oferowanych przez Jira funkcjonalności, managerowie mogą skutecznie nadzorować postępy projektu, przypisywać zadania, tworzyć przepływy pracy i mieć dostęp do wszystkich niezbędnych raportów i analiz.

Dzięki takim narzędziom managerowie mogą być pewni, że cały zespół ma dostęp do wszystkich informacji, które są niezbędne do powodzenia projektu.

Nie wszystkie zespoły traktują wystarczająco poważnie swoją pracę i cele biznesowe organizacji. Pracownicy prawidłowo wykonują zlecone im zadania, ale tak naprawdę nie czują więzi z firmą. Taki brak zaangażowania może negatywnie wpłynąć na środowisko i kulturę pracy.

W ten sposób firmy tracą szansę na skorzystanie z pozytywnej energii i entuzjazmu pracowników, którzy wkładają wiele wysiłku i pasji w swoją pracę. Taka atmosfera w pracy ma szansę zaistnieć tylko wtedy, gdy pracownicy naprawdę czują się częścią zespołu i łączy ich wspólny cel.

Daj z siebie wszystko, aby wzmocnić świadomość poszczególnych członków zespołu. Zachęć ich, aby podzielili się swoimi pomysłami i dzięki temu mogli poczuć, że ich opinia ma znaczenie w procesie podejmowania decyzji. Staraj się wypracować płaską hierarchię w swoim zespole i angażuj członków zespołu na każdym poziomie projektu. W ten sposób rozwijasz w nich zaangażowanie w misję i cele firmy.

Jednym z najpoważniejszych błędów popełnianych przez managerów są niewłaściwie ustalone oczekiwania i zasady. Ważne jest, aby informacje przekazywane pracownikom były dostatecznie szczegółowe i spójne, jeśli chodzi o rezultaty projektu i kluczowe cele biznesowe firmy. Nie chcesz przecież stworzyć ogromnej przepaści komunikacyjnej między kierownikami projektów a zespołem. W większości przypadków problemy z komunikacją to przyczyna niepowodzenia projektu.

Innym błędem, który bardzo często popełniają managerowie to że nie udostępniają całemu zespołowi pełnych danych o projekcie. Nie ma sensu oczekiwać od zespołu prawidłowego wykonywania zadań, jeśli pracownicy nie mają wglądu we wszystkie niezbędne informacje.

Gdy informacje o projekcie nie zostaną przekazane w pełni ucierpi na tym zarówno jego postęp, jak i zbieżność z oczekiwaniami klienta. Niedobory komunikacyjne mogą również zagrażać projektom w które zaangażowane są zespoły z różnych działów. Jeśli managerowie nie inwestują w budowanie mostów i nie zachęcają do komunikacji między zespołami projekt może zakończyć się porażką.

Nagradzanie za dobrze wykonane zadania jest kluczowe dla budowania zaufania i podnoszenia motywacji wśród członków zespołu. Chwal swój zespół za doskonałą pracę – to zachęci ich do dalszych starań.

Co powiesz na zaoferowanie członkom zespołu niewielkiej zachęty, takiej jak np. dostawa pączków w nagrodę za wszystkie zrealizowane cele w danym miesiącu? Możesz nawet zaplanować większą nagrodę za większe osiągnięcia, np. impreza, aby świętować zakończenie projektu w terminie.

Tak naprawdę nie ma znaczenia, co będzie nagrodą. Ważne jest to, że znajdziesz sposób na zintegrowanie zespołu na płaszczyźnie, która nie jest całkowicie związana z pracą. W ten sposób buduje się silną i trwałą więź między pracownikami.

Podczas wielu tygodni ciężkiej pracy członkowie zespołu będą spędzać ze sobą więcej czasu niż ze swoimi rodzinami. Upewnij się, że utworzyłeś pole komunikacji, w którym można znaleźć wszystkie potrzebne informacje na temat ukończonej pracy, feedbacku itd., ale jest także miejscem do dzielenia się spostrzeżeniami, chwalenia sukcesami oraz rozwiązywania problemów, z którymi musi zmierzyć się zespół.

Praca zespołowa opiera się na procesach komunikacyjnych, które podnoszą płynność i efektywność pracy nad projektem. Managerowie zespołów mogą zwiększyć jakość komunikacji na wiele sposobów, ale najlepszą strategią jest wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami.

Jira jest doskonałym przykładem wszechstronnej platformy do zarządzania projektami, która pozwala zespołowi technicznemu i biznesowemu komunikować się ze sobą, zapewnić transparentność i lepiej realizować wyznaczone cele.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wdrażania narzędzi do zarządzania projektami w Twojej organizacji – skontaktuj się z naszymi konsultantami. Nasi eksperci posiadają duże doświadczenie we wdrażaniu procesów i systemów takich jak Jira, w celu poprawy wydajności zespołów naszych klientów.