Jak wybrać program do zarządzania projektami w 2024?
Liczba projektów rośnie, terminy Cię gonią, a zespoły gubią się w zadaniach. Korzystasz z narzędzi, ale wiele informacji musisz przekazywać i uzupełniać ręcznie. Mimo wsparcia narzędzi, praca staje się coraz bardziej nieefektywna oraz frustrująca. Jak zatem, spośród tak wielu programów do zarządzania projektami, dostępnych na rynku, wybrać ten, który będzie rzeczywistą pomocą?
Wybór odpowiedniej platformy pomoże zorganizować pracę tak, by każdy z pracowników wykorzystał swój potencjał i czas w odpowiedni sposób. Blisko 80% dobrze prosperujących projektów jest zarządzanych z pomocą takich narzędzi.
Zrozumienie potrzeb zespołu i wybór programu do zarządzania projektami, który najlepiej odpowiada tym potrzebom, jest kluczem do sukcesu. Poniżej znajdziesz gotowy poradnik, jak wybrać system szyty na miarę Twojego zespołu.
Program do zarządzania projektami, dopasowany do Ciebie
Większość firm decyduje się na programy, które „działają u innych” lub te, które po prostu pojawią się wynikach wyszukiwania przeglądarki. Mogą być one dużą pomocą. Jednak, by tak się stało, warto najpierw sprawdzić, co każdy z nich ma do zaoferowania.
Sprawdź, jak monday.com może Ci pomóc
By zyskać jak najlepszy ogląd tego, co możesz znaleźć na rynku, przeanalizuj zestawienia i rankingi narzędzi. Zapoznaj się nie tylko z ofertą każdego z nich, ale również z opinią użytkowników. Odwiedź portale, takie jak Capterra czy G2, poszukaj wypowiedzi przedstawicieli firm, podobnych do Twojej.
Rozważając dostępne opcje, nie zapominaj o specyfice rynku, na którym działasz, oraz zespołów, którymi zarządzasz. Z innymi wyzwaniami będzie mierzyć się firma produkcyjna, a z innymi start-up.
Przeanalizuj dostępne w sieci case studies i sprawdź, czy to narzędzie zostało z sukcesem wdrożone i wykorzystane w firmie z Twojego sektora. Zarządzanie projektami przy pomocy różnych narzędzi może różnić się procesami onboardingu pracowników, a także samej migracji danych.
Dowiedz się więcej!
Zobacz, jak monday.com wypada na tle innych programów do zarządzania projektami.
Na jakie funkcje warto zwrócić uwagę podczas wyboru narzędzia do zarządzania zadaniami
Podstawowe funkcje zarządzania zadaniami
- Narzędzie powinno umożliwiać łatwe tworzenie zadań oraz przypisywanie do członków zespołów. Dużym wsparciem jest także zaawansowane zarządzanie poszczególnymi zadaniami.
- Terminy realizacji oraz priorytetyzacja zadań, co pozwala na efektywne planowanie i zarządzanie czasem zespołów.
Współpraca
- Komunikacja wewnętrzna – możliwość komentowania zadań, oznaczania indywidualnych użytkowników, udostępnianie im linków czy monitorowanie postępów. Popularną funkcją stał się także wbudowany komunikator.
- Łatwe i bezpieczne udostępnianie plików i dokumentów także osobom spoza Twojej firmy.
Planowanie i wizualizacja
- Możliwość tworzenia szablonów projektów pozwala zaoszczędzić czas w przypadku powtarzających się projektów.
- Tworzenie harmonogramu projektu wspiera planowanie pracy i pomaga śledzić realizację projektów w czasie rzeczywistym, a także wspiera zarządzanie budżetem projektu. Wspiera także zarządzanie zasobami.
- Różnorodne widoki, takie jak tablice Kanban czy wykresy Gantta, pomagają w lepszym zarządzaniu zadaniami. Dzięki nim możesz lepiej wizualizować pracę i śledzić postępy pracy.
Zaawansowane funkcje
- Automatyzacja rutynowych działań może zaoszczędzić czas i pozytywnie wpłynąć na czas realizacji projektów.
- Możliwość integracji z innymi narzędziami (np. Google Drive, Slack) ułatwia synchronizację pracy pomiędzy różnymi członkami zespołu, a także efektywne planowanie własnej pracy.
Raportowanie i analiza
- Monitorowanie postępów w realizacji zadań oraz generowanie raportów, będzie bardzo przydatną funkcją, zwłaszcza dla firm współpracujących z wieloma klientami biznesowymi.
W jakich firmach sprawdzą się narzędzia do zarządzania projektami?
Produkcja
Zaplanuj etapy produkcji, ustaw kamienie milowe i śledź realizację zadań. Zarządzaj materiałami i zapasami, konfigurując powiadomienia, które będą informować Cię, gdy stany magazynowe osiągną określone poziomy.
W monday.com możesz także zaplanować w kalendarzu przeglądy maszyn czy dodać informacje o stanie ich zużycia. Dodatkowo, narzędzie pozwala Ci na automatyczne przypisywanie zadań w momencie, gdy ich statusy ulegną zmianie, co pozwala na szybki przepływ informacji pomiędzy zespołami. W ten sposób wspiera efektywne zarządzanie zasobami.
Wszystkie zmiany są widoczne na żywo i dostępne dla wszystkich. Dzięki temu można jeszcze lepiej zarządzać projektami. Monday jest również bardzo dobrą opcją jako CRM. Poleciłbym go każdemu.
Źródło: G2, pracownik firmy produkcyjnej
Budownictwo
Zarządzaj harmonogramem prac i łańcuchem dostaw. Kontroluj wydatki oraz reaguj, gdy budżet zostanie przekroczony.
Platforma monday.com dobrze sprawdzi się jako program do zarządzania budową. Umożliwia ona tworzenie dedykowanych tablic dla każdego etapu budowy, planowanie prac w kalendarzu oraz ustawianie powiadomień, gdy stany magazynowe osiągną określone poziomy. Przydają się także listy zadań. Dodatkowo, w monday.com możesz przechowywać dokumenty i prowadzić rozliczenia faktur, dotyczące różnych projektów budowalnych.
Bardzo lubię to, jak monday.com rozwiązuje tak wiele różnych problemów. Pozwala zespołowi zarządzać zleceniami, ale jest także naszym CRM. Używany jest także jako osobiste listy rzeczy do zrobienia i do zarządzania danymi. Można dostosować tak wiele różnych aspektów, aby tworzyć spersonalizowane rozwiązania dla każdej części firmy i ich potrzeb.
Źródło: G2, pracownik firmy budowlanej
Małe i średnie firmy
Organizacje należące do sektora MŚP mogą w pełni wykorzystać potencjał programów do zarządzania projektami. Dzięki nim sprawnie zaplanujesz pracę zespołów i odpowiednio przydzielisz zadania. Poprawisz także komunikację wewnątrz zespołów oraz z klientami.
W monday lubię możliwość śledzenia kontaktu z klientami i utrzymywanie zorganizowanego przepływu pracy. Możliwość rejestrowania wszystkiego na jednej platformie jest bardzo pomocna i pomaga w wykorzystywaniu danych do dalszych transakcji z klientami.
Źródło: G2, pracownik firmy z sektora MŚP
W programach, takich jak monday.com, nie tylko zaplanujesz pracę, a także zadbasz o jakość obsługi klientów dzięki modułowi CRM. Możesz zarządzać zadaniami zespołów, monitorować obłożenie pracą oraz analizować wyniki i tworzyć raporty. Dzięki funkcjom komentowania i oznaczania, każdy zaangażowany w projekt może pozostać na bieżąco ze zmianami, a wdrażanie nowych osób jest szybkie i bezproblemowe, dzięki przechowywaniu wszystkich informacji w jednym miejscu.
Jak dobrze wybrać program do zarządzania projektami – krok po kroku
Krok 1: Zdefiniuj potrzeby zespołu
- Jak wspomnieliśmy wyżej, poszukiwania zacznij od… siebie. Przyjrzyj się codziennym obowiązkom i wyzwaniom, przed jakimi stoją Twoi pracownicy. Czy potrzebujecie śledzenia czasu pracy, zarządzania zadaniami, komunikacji wewnętrznej, czy integracji z innymi narzędziami? Która z tych rzeczy jest dla Was priorytetem?
- Porozmawiaj z członkami zespołu o ich potrzebach i oczekiwaniach względem narzędzia. To oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują, i co ułatwi im pracę.
Krok 2: Zbadaj rynek
- Gdy poznasz już możliwe opcje, skonfrontuj ich funkcje z faktycznymi potrzebami, wymienionymi przez Twój zespół. Stwórz listę narzędzi wartych przetestowania.
- Zbadaj dostępność bezpłatnych wersji testowych oraz sesji demo. Te opcje pozwolą Ci zobaczyć, jak narzędzie wpasuje się w tryb pracy Twoich zespołów.
Krok 3: Sprawdź możliwość integracji
- By procesy były jak najbardziej zautomatyzowane oraz bezproblemowe, warto zadbać o integrację z narzędziami, które już pomagają zespołom w codziennych obowiązkach. Komunikatory, dostawcy poczty elektronicznej, programy do śledzenia czasu pracy. Te narzędzia warto zintegrować z platformą do zarządzania projektami.
- Jeśli narzędzie należy do całego ekosystemu, zyskujesz w ten sposób dostęp do wielu platform, które bez problemu możesz z nim połączyć. Na przykład, w rodzinie produktów monday.com, oprócz platformy do zarządzania zadaniami, znajdziesz program CRM, system dedykowany deweloperom, a także produkt do współpracy wizualnej. Plusem takiego rozwiązania jest także możliwość płatności za wszystkie programy jedną fakturą.
Krok 4: Przeanalizuj obsługę narzędzia i dostępność wsparcia klienta
- Kluczowym aspektem, decydującym o wdrożeniu narzędzia, powinna być prostota jego obsługi. Szybka adaptacja oraz krótka krzywa uczenia narzędzia to ważne aspekty, które wpływają nie tylko na satysfakcję użytkowników, ale także tempo zwrotu z inwestycji.
- Wsparcie techniczne oraz materiały szkoleniowe są tym, co często oszczędza godziny na poszukiwaniach rozwiązań i odpowiedzi na pytania. Zwróć uwagę na dostępne kanały komunikacji, oferowane przez producentów narzędzi, oraz na to, w jakich językach dostępne są materiały i prowadzona jest obsługa klienta.
Szukasz pomocy we wdrożeniu narzędzia w języku polskim?
Krok 5: Zastanów się nad skalowaniem
- Celem biznesu jest rozwój. Oznacza to, że z biegiem czasu jego potrzeby mogą się zmienić. Liczebność zespołów, złożoność procesów, a także wymagania rynku. Weź te aspekty pod uwagę, sprawdzając skalowalność narzędzi – plany cenowe oraz ich możliwości (liczba użytkowników, miejsce na dysku, zaawansowane funkcje).
Krok 6: Porównaj koszty
- W analizie kosztów weź pod uwagę zarówno cenę subskrypcji (rocznej i miesięcznej), jak i dodatkowe koszty, takie jak opłaty za integracje czy szkolenia.
- Zestawiając koszty i funkcje, jakie niosą narzędzia, oceń czy korzyści uzasadniają koszty. Pamiętaj, że najdroższe rozwiązanie nie zawsze jest najlepsze.
Krok 7: Testuj
- Wykorzystaj okres próbny, by testowo wdrożyć narzędzie w jednym z projektów. To może pomóc zidentyfikować ewentualne problemy przed pełnym wdrożeniem.
- Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu zostali odpowiednio przeszkoleni w korzystaniu z nowego narzędzia. Zapewnij odpowiednie materiały oraz wsparcie ekspertów.
Krok 8: Optymalizuj
- Zbieraj opinie od zespołu na temat narzędzia i jego działania. Analizuj zgłoszenia dotyczące pracy w nim i optymalizuj procesy. Dzięki bieżącym informacjom od pracowników będziesz także w stanie rozpocząć skalowanie platformy w odpowiednim czasie.
Wybierz najlepszy program do zarządzania projektami
Proces wyboru odpowiedniego programu do planowania projektów jest bardzo ważnym czynnikiem, który może wpłynąć na ich realizację.
Zdefiniuj potrzeby swojego zespołu, przeanalizuj dostępne opcje na rynku, zwracając uwagę na integracje z innymi narzędziami oraz łatwość obsługi. Nie zapominaj o automatyzacjach, a także skalowalności. Sprawdź również nasze zestawienie top 15 programów do zarządzania projektami.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w analizie potrzeb zespołu i porównaniu ich z możliwościami narzędzia, nie wahaj się i skorzystaj z wiedzy Partnerów monday.com. Dzięki ich doświadczeniu możesz oszczędzić czas i poznać możliwości platformy.
Dowiedz się, jak monday.com może wspierać pracę projektową
-
Jaki program do zarządzania projektami?
Jeśli szukasz programu do zarządzania projektami, sprawdź platformę monday.com. Jest to intuicyjne rozwiązanie, które pozwala zaplanować procesy i śledzić realizację projektów. To narzędzie do zarządzania projektami pomaga planować poszczególne zadania i jest dostępne w języku polskim
-
Co zamiast MS Project?
Wypróbuj monday.com. Jest to program do zarządzania projektami. Pomaga on projektować przepływy pracy, tworzyć listy zadań i zarządzać konkretnymi zadaniami całych zespołów. Intuicyjny interfejs użytkownika sprawia, że jest on systemem, który dobrze sprawdzi się zarówno w zespołach technicznych, jak i nietechnicznych.
-
Jakie są narzędzia do zarządzania projektami?
Na rynku dostępnych jest wiele programów, dedykowanych zarządzaniu projektami. Wypróbuj platformę monday.com, którą szybko wdrożysz do Twojego zespołu i zaplanujesz projekty. Pozwala na tworzenie szablonów projektów, a także integracje z innymi systemami. Wspiera procesy współpracy zespołowej oraz komunikację.
Więcej na ten temat
