Konfiguracja e-mail w systemie Freshdesk – uwierzytelnianie DKIM

Oprogramowanie Freshdesk posiada szerokie możliwości integracji z innymi aplikacjami (Facebook, Twitter, Instagram, Slack, Whatsapp, Messenger, Apple Business Chat, aplikacje mobilne, CRM) i łączy to w jednej platformie z najczęściej używanymi kanałami komunikacji ( e-mail, formularze www, live-chat, telefon i SMS, portale z bazą wiedzy). Praktycznie każdy dział wsparcia klienta pracuje z kanałem e-mail do obsługi zgłoszeń od klientów lub współpracowników. Niedawno pisaliśmy o tym jak w systemie Freshdesk włączyć automatyczne przekształcanie wiadomości e-mail w zgłoszenia. Połączenie helpdeska ze skrzynką e-mail jest bardzo proste, jednak bardzo ważne jest też odpowiednio skonfigurowane uwierzytelnianie poprzez DKIM wychodzącej poczty email.

Skrzynka e-mail połączona z systemem Freshdesk pozwala na automatyczne tworzenie zgłoszeń. Integracja helpdesku ze skrzynką e-mail może odbyć się na dwa sposoby. Użytkownik może dokonać tego poprzez konfigurację IMAP lub włączenie w wybranej skrzynce e-mail przekierowania kopii wiadomości do narzędzia Freshdesk.

Jeśli wybrany został wariant z przekierowaniem kopii wiadomości e-mail, wówczas należy skonfigurować odpowiednie rekordy w posiadanej domenie, które odpowiadają za DKIM. Brak właściwego ustawienia parametru DKIM w rekordach domeny może powodować, że część wiadomości wysyłanych jako odpowiedzi na zgłoszenia nie dociera do klientów lub trafiają one do folderu SPAM.

Krok ten nie jest wymagany jeśli skrzynkę e-mail podłączamy poprzez IMAP, ponieważ Freshdesk wtedy wykorzystuje nasz serwer poczty e-mail do odbierania i wysyłania e-maili.

Parametr DKIM w rekordach domeny jest ważnym potwierdzeniem dla serwerów e-mail, że nasz system helpdesk ma prawo wysyłać e-maile używając danej domeny. Taki sposób autoryzacji jest bardzo ważny w przypadku wysyłania maili poprzez helpdesk lub CRM.

Aby skonfigurować DKIM należy wejść w Panel Administratora w Freshdesk i otworzyć ekran z ustawieniami E-mail:

Na ekranie Ustawienia e-mail wybieramy pozycję Konfiguracji DKIM:

Następny krok to skopiowanie parametrów DKIM dla danej domeny (może ich być więcej – zależnie od liczby podłączonych skrzynek) i panelu administracji. Poprzez odpowiednią domenę www, użytkownik może dodać rekordy CNAME z wartościami wygenerowanymi przez system Freshdesk:

Po zakończeniu konfiguracji warto przeprowadzić kilka testów, aby sprawdzić czy przebiegła ona prawidłowo. Można np. przetestować czy e-maile wysłane z Freshdesk docierają do użytkowników, czy nadal trafiają do folderu SPAM lub nie przychodzą wcale.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach integracji narzędzi Freshworks z innymi aplikacjami? Skontaktuj się z nami! Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania.