Organizacja wydarzenia – jak zaplanować event i nie zwariować

Na grafice 3 osoby przed monitorem, planują wydarzenie. Na monitorze wyświetla się grafika symbolizująca kalendarz z terminami.
Konferencja mDevCamp 2020

W tym wszystkim należy oczywiście pamiętać, że to, co jest atrakcyjne i zrozumiałe dla nas, może wcale nie być takie dla naszych odbiorców. O ile forma gry online sprawdzi się w przypadku konferencji dla programistów, to wydarzenie dla ludzi biznesu powinno przyjąć inny, bardziej profesjonalny kształt. Czy to oznacza, że konferencja biznesowa lub technologiczna musi być nudna i sztywna? Oczywiście, że nie – wszystko zależy od pomysłowości organizatorów.

Organizacja wydarzenia – rozrywka

Co możemy zrobić, żeby wydarzenie nie było zbyt nużące? Warto zadbać o to, aby bloki prelekcji przeplatane były elementami rozrywkowymi. Na wydarzeniu stacjonarnym nie jest to bardzo problematyczne. Jeśli uczestnik poczuje się przytłoczony wiedzą, może w dowolnej chwili zrobić sobie przerwę na oglądanie stoisk partnerów, udział w konkursach czy zwykły small talk przy ekspresie do kawy.

Bardzo często konferencje stacjonarne mają w programie tzw. after party. Taka wieczorna impreza pozwala na złapanie oddechu, ale też w naturalny sposób wspiera networking. Przy piwie i pizzy można swobodnie porozmawiać o prelekcjach, nawiązać nowe kontakty biznesowe, wymienić się wrażeniami z eventu. To także okazja, żeby spotkać się prelegentami w mniej oficjalnych okolicznościach.

Energizer na szkoleniu online

Jeśli chodzi o organizację eventu online, sprawa nie jest już taka prosta. Uczestnicy konferencji znajdują się w wielu lokalizacjach, najczęściej oglądają konferencję przed laptopem, a jedynym towarzystwem jest kot lub pies. W takich warunkach trudno jest zdobyć zaangażowanie uczestnika, co więcej – duża liczba prelekcji może być męcząca. W Deviniti postawiliśmy na to, czego w pracy biurowej brakuje najbardziej. Chodzi o aktywność fizyczną.

Podczas Jira Day Remote Edition Maciej Ogrodnik prowadził dla uczestników minitreningi między prelekcjami. Były to serie prostych ćwiczeń, które każdy mógł wykonać w domowych warunkach bez konieczności korzystania ze specjalistycznych przyborów. Taka forma rozrywki nie tylko pozwoliła odświeżyć i przygotować umysł na kolejną porcję wiedzy, ale przyniosła też ulgę zmęczonym kręgosłupom.

Widok studia nagraniowego. Grafika podzielona jest w pionie na 3 widoki. Po lewej widać aparaty fotograficzne na statywach, skierowane na zielony ekran. Środkowa część zawiera wizerunek operatorów kamer w trakcie pracy nad ujęciem prowadzącego. Po prawej stronie obrazka na zielonym tle jest Maciej Ogrodnik - Health Ambassador w Deviniti, który wykonuje ćwiczenia fizyczne. Na dole grafiki widać biały prostokąt z granatowym napisem Jira Day 2021 Remote Edition.
Minitrening z Maćkiem Ogrodnikiem w przerwie konferencji Jira Day 2021 Remote Edition

Sponsorzy i partnerzy wydarzenia

Jak wspomnieliśmy wcześniej, żaden event nie może odbyć się bez udziału partnerów. Nie chodzi tutaj o względy finansowe, chociaż oczywiście zgłoszenia sponsorów pozwalają na wstępne określenie budżetu imprezy. Odpowiednio dobrani partnerzy pomagają budować społeczność, ułatwiają skuteczną reklamę i zapewniają wartość merytoryczną wydarzenia. Pozyskiwaniem partnerów najlepiej zająć się około pół roku wcześniej, tak aby na miesiąc przed wydarzeniem lista była zamknięta. Oczywiście te ramy czasowe nie są sztywne. Przy poprzedniej edycji Jira Day ostatnie zgłoszenia przyjmowaliśmy nawet kilkanaście dni przed konferencją.

Wybór partnerów jest kluczowy przy organizacji wydarzenia. Podczas Jira Day Remote Edition do współpracy zaprosiliśmy naszych stałych partnerów, z którymi pracujemy na co dzień oraz sponsorów z poprzednich edycji. Każdy z potencjalnych sponsorów otrzymał kilka wariantów oferty, aby mógł wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie opcję. 

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za kontakt z partnerami i koordynację wszystkich działań w tym obszarze. Dzięki temu partnerzy będą wiedzieli, z kim kontaktować się w razie dodatkowych pytań czy problemów. To pozwoli uniknąć chaosu, a także umocni relacje biznesowe, bo przecież za każdą firmą stoją ludzie.

Agenda konferencji

Gdy określimy już temat i cel konferencji, kolejnym krokiem organizacji wydarzenia jest ustalenie programu. W przypadku Jira Day ten aspekt również obejmował wiele płaszczyzn. Poszukiwania prelegentów to trudny proces i wymaga dużej aktywności. Promocja musi odbyć się z wykorzystaniem wielu kanałów, nie tylko w social mediach. Czasami trzeba też zaangażować w promocję współpracowników i partnerów. Podczas Jira Day część prelekcji prowadzili nasi eksperci z Deviniti, a część wykładów była zarezerwowana dla naszych partnerów. Pozostałe miejsca wypełnili specjaliści IT z całego świata. Udało się to dzięki odpowiednio intensywnej kampanii promocyjnej.

Warto wspomnieć, że w zakresie agendy, event online ma przewagę nad eventem stacjonarnym, ponieważ pozwala pozyskać wiedzę najlepszych światowych ekspertów bez ograniczeń lokalizacyjnych i barier finansowych, związanych z transportem i zakwaterowaniem. Oczywiście działa to również w drugą stronę – prezentując treści online, możemy dotrzeć z nimi do odbiorców na całym świecie. W ten sposób osiągamy dwa cele – realizujemy misję edukacyjną oraz pozyskujemy nowe leady i partnerstwa prosto z globalnego rynku.

Ocena merytoryczna prelekcji

Aby mieć pewność, że jakość naszego eventu Jira Day będzie na wysokim poziomie, stworzyliśmy komitet merytoryczny. Komitet składał się z ekspertów, którzy pomogli wybrać najbardziej wartościowe tematy i ułożyć je w ramach agendy. W edycji Jira Day 2021 wybór prelekcji odbywał się poprzez głosowanie. Każdy z ekspertów wybierał prelekcje na podstawie opisu w zgłoszeniach tak, aby treści były jak najciekawsze i jednocześnie zgodne z naszą wizją i celem wydarzenia. Po wyselekcjonowaniu prelegentów zadbaliśmy również o jakość materiałów. Każdy prelegent otrzymał wytyczne dotyczące formatu i jakości nagrania. Przed konferencją weryfikowaliśmy nadesłane filmy i udzielaliśmy informacji zwrotnej, w niektórych przypadkach prosząc o poprawki w montażu lub inne niewielkie zmiany.

Proces tworzenia agendy staraliśmy się zakończyć jak najszybciej. Od samego początku wartość merytoryczna była dla nas najważniejsza. Solidna dawka wiedzy jest tym, co najbardziej przyciąga uczestników konferencji Jira Day. Agendę uzupełnialiśmy na bieżąco, aby jak najwięcej osób mogło znaleźć w programie coś dla siebie i podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu.

Organizacja wydarzenia – wybór technologii

W przypadku eventu stacjonarnego technologia to najczęściej telebimy z reklamami, efekty multimedialne, nagłośnienie czy rzutniki i laptopy. Jeżeli któraś z nich zawiedzie, zawsze pozostaje nam jeszcze pole do improwizacji. Publiczność jest na miejscu, więc możemy próbować skomunikować się z nimi inaczej – bez użycia mikrofonu czy bez wyświetlenia prezentacji. Mimo wszystko, warto zawsze przetestować sprzęt przed wydarzeniem.

Zadaniem technologii jest umożliwienie bezproblemowego udziału w wydarzeniu ludziom z całego świata. Wyobraźmy sobie sytuację, że platforma streamingowa zaniemogła podczas prowadzenia konferencji online. To czarny scenariusz i totalna porażka, bo tracąc wirtualną łączność z naszymi uczestnikami, tracimy jakąkolwiek możliwość kontynuacji wydarzenia. Zanim przywrócimy połączenie, może okazać się, że część uczestników zrezygnowała z dalszego udziału w prelekcjach. Aby uniknąć takich sytuacji, warto przetestować kilka narzędzi i wybrać najwygodniejsze i jednocześnie najbardziej niezawodne. 

Agencja eventowa – profesjonalne wsparcie przy organizacji konferencji

W 2021 zdecydowaliśmy się na współpracę z agencją, która przygotowała naszą własną wersję Meeting Application. Aplikacja Jira Day była dostępna na system Android, platformę iOS oraz w formie webowej. Przygotowaliśmy aplikację odpowiednio wcześniej, abyśmy mogli w pełni ją skonfigurować i przetestować. Dzięki temu zyskaliśmy pewność, że zarówno zapisanie się na wydarzenie, jak i dołączenie w trakcie, udział w prelekcjach czy komunikacja podczas imprezy działały poprawnie i wygodnie.

Zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza, dlatego, tak jak wspominaliśmy wcześniej, sprawdzenie sprzętu i narzędzi powinno być podstawą przy organizacji wydarzenia. Testowanie najlepiej wykonać odpowiednio wcześniej, a nie dzień przed eventem. Każdy, kto pracuje w branży IT, wie, że testy na produkcji to zawsze zły pomysł. 

Organizacja wydarzenia a prawo

Kwestie prawne organizacji wydarzenia muszą być dopięte na ostatni guzik, aby uniknąć potencjalnych problemów. W świetle przepisów RODO musimy zadbać o właściwe zgody na przetwarzanie danych, które udostępnią nam uczestnicy. Ponadto, wydarzenia są regulowane ogólnie rozumianym prawem cywilnym, ale warto dodatkowo doprecyzować różne aspekty, aby uniknąć nieścisłości. Dobrą praktyką jest stworzenie własnego regulaminu eventu, który uczestnicy muszą zaakceptować, kupując bilet lub deklarując udział w bezpłatnym wydarzeniu. Takie postępowanie chroni organizatorów oraz uczestników nie tylko przed przykrymi konsekwencjami, ale i przed nieprzewidzianymi zarzutami.

Wybór prowadzącego

Dobry konferansjer to klucz do sukcesu. Warto poświęcić trochę czasu na wybór odpowiedniego kandydata, bo to on jest twarzą wydarzenia i to on w dużej mierze odpowiada za zaangażowanie uczestników. Prowadzący powinien być gwiazdą i drogowskazem. Oczywiście nie oznacza to, że musimy zatrudnić do prowadzenia konferencji celebrytę lub aktora. Nawet mało znana osoba z dużą charyzmą może sprawić, że event naprawdę będzie niezapomniany.

Prowadzący nie tylko zapowiada poszczególne prelekcje, informuje o przerwach czy przypomina o konkursach. To on napędza komunikację z uczestnikami, kieruje ich do odpowiednich miejsc (stacjonarnie oraz wirtualnie), zachęca do zadawania pytań i rozładowuje problematyczne sytuacje. Jest też niezastąpiony w przypadku potencjalnych katastrof. Jeśli prelegent nie dotrze na swój występ albo padnie czat online, konferansjer musi wykazać się refleksem i błyskawicznie zareagować, żeby uratować wydarzenie.

Górna część grafiki przedstawia prowadzącego Jira Day na komputerowo przygotowanym tle. Dolna część grafiki przedstawia studio nagrań, aparaty fotograficzne skierowane na zielony ekran i prowadzącego Jira Day stojącego na tle zielonego ekranu.
Sylwester Giemza – konferansjer Jira Day 2021 Remote Edition

Promocja wydarzenia

Promocja wydarzenia musi być zaplanowana odpowiednio wcześniej, ale też nie zbyt wcześnie. Ogłoszenie wydarzenia rok przed planowanym terminem sprawi, że zainteresowani prawdopodobnie zapomną o nim do czasu otwarcia zapisów. Z drugiej strony, jeśli zaczniemy promocję zbyt późno, może się okazać, że nie zbierzemy oczekiwanej liczby uczestników.

Plan promocji powinien być podzielone na etapy, a komunikaty dostosowane do poszczególnych kanałów. Finalnie promocja powinna zostać zaplanowana tak, aby nie pominąć nikogo z naszej określonej grupy docelowej. W przypadku Jira Day zastosowaliśmy kilka różnych metod:

  • reklamy w Google – skierowane do użytkowników narzędzi Atlassian z podziałem na kraje,
  • reklamy w social mediach – które dodatkowo objęły również obserwatorów naszych kanałów firmowych,
  • kampanie mailowe – wiadomości do uczestników poprzednich edycji.

Tak jak w starożytności wszystkie drogi prowadziły do Rzymu, tak w tym przypadku wszystkie kanały promocji prowadziły do landing page’a Jira Day. Oczywiście ta strona była na bieżąco aktualizowana – regularnie dopisywaliśmy nowych partnerów i uzupełnialiśmy agendę o nowe tematy. W ten sposób zainteresowani mieli dostęp do najświeższych informacji i mogli podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu.

Komunikacja to klucz do sukcesu

W przypadku organizatorów i partnerów dobra komunikacja ułatwia sprawną organizację i pozwala wyeliminować niedoinformowanie. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnego napięcia i stresu oraz zyskujemy pewność, że wszyscy współorganizatorzy mają dostęp do niezbędnych informacji. Jednak o powodzeniu wydarzenia decyduje przede wszystkim komunikacja z uczestnikami. Nawet najlepiej zorganizowana konferencja nie odniesie sukcesu przy braku zaangażowania publiczności.

O ile komunikacja z publicznością na wydarzeniu stacjonarnym nie jest trudna – prowadzący, partnerzy na stoiskach i obsługa konferencji zawsze służą pomocą, reagują natychmiastowo i w naturalny sposób podtrzymują zaangażowanie, to w przypadku wydarzenia online sprawa jest bardziej skomplikowana. Nasi uczestnicy są ukryci po drugiej stronie monitorów, nie widzimy ich reakcji i nie jesteśmy w stanie rozładowywać wszystkich sytuacji. Jeżeli odbiorcy przysypiają w trakcie prelekcji online to najprawdopodobniej się o tym nie dowiemy.

Komunikacja przez Internet

Aby zaktywizować uczestników i zapewnić im możliwość zadawania pytań i wymiany doświadczeń, w obu edycjach Jira Day Remote zdecydowaliśmy się na udostępnienie czatu dla użytkowników zarejestrowanych na wydarzeniu. W edycji Jira Day Remote 2020 skorzystaliśmy z czatu Grape.io, natomiast w roku 2021 dostęp do czatu zapewniała skonfigurowana dla nas aplikacja Meeting Application. Dzięki wyznaczeniu kilku moderatorów czatu mogliśmy szybko i skutecznie rozwiązywać problemy, zbierać pytania dotyczące prelekcji i czuwać nad miłą atmosferą wydarzenia.

Dodatkowo, aby na bieżąco reagować na nastroje uczestników, zdecydowaliśmy się na codzienne wysyłki maili z ankietą. Na podstawie odpowiedzi w ankietach mogliśmy wprowadzać ulepszenia i wychwytywać problematyczne obszary w trakcie trwania eventu. Oprócz tego każdy mail zawierał też agendę na dany dzień, dzięki czemu uczestnicy mogli jeszcze raz zapoznać się z tematami i wybrać interesujące ich prelekcje.

Akcje charytatywne

W Deviniti zawsze staramy się angażować w akcje charytatywne. Stworzyliśmy program Deviniti Cares, w ramach którego wspieramy różne organizacje, m. inn. Schronisko dla Kobiet im. Brata Alberta. Ostatnio firmowo adoptowaliśmy Rufusa i Mei-Lin – pandy małe, które na co dzień mieszkają we wrocławskim zoo. Również Jira Day był dla nas okazją do zrobienia czegoś dobrego dla innych. Los naszej planety nie jest nam obojętny, dlatego zdecydowaliśmy, że weźmiemy udział w inicjatywie Las na Zawsze i za każdego aktywnego uczestnika konferencji posadzimy 2 m2 lasu. W efekcie uda nam się posadzić 3000 m2 drzew.

Grafika przedstawiająca dwóch astronautów w skafandrach obok wbitej w ziemię pomarańczowej flagi z białym logo Deviniti. Po lewej stronie w tle znajdują się góry, po prawej stronie zielony las liściasty przykryty szklaną kopułą. Na górze obrazka duży czarny napis Las na zawsze. Literki A zostały zastąpione przez drzewa iglaste.
Deviniti posadzi 3000 m2 drzew w ramach akcji Las na Zawsze

Co robimy po evencie

Nadszedł ten moment. Ostatnia prelekcja, uczestnicy konferencji wylogowują się z aplikacji, po konferencji opada kurz, a razem z nim emocje. Jak sprawić, żeby wydarzenie było rzeczywiście niezapomniane? Organizacja imprezy nie kończy się razem z ostatnim wystąpieniem. Po wydarzeniu warto pozostać w kontakcie, zarówno z uczestnikami, jak i ze sponsorami. Po ostatniej edycji Jira Day nagraliśmy dla sponsorów krótki film z podziękowaniami:

Podziękowania dla sponsorów konferencji Jira Day 2021 Remote Edition

Dodatkowo przygotowaliśmy również artykuł z podsumowaniem całej imprezy, w którym pokrótce wspomnieliśmy najciekawsze tematy i odpowiadaliśmy na pytania pojawiające się w trakcie konferencji. Wysłaliśmy również maile do uczestników z podziękowaniem za udział w wydarzeniu oraz dołączyliśmy ogólną ankietę satysfakcji. Odpowiedzi pozwoliły nam wyciągnąć wnioski, które na pewno pomogą nam w jeszcze lepszej organizacji wydarzenia Jira Day w kolejnych latach.

Jak zorganizować event – porady

Nie testuj na produkcji. Zadbaj o formularz kontaktowy i analitykę. Wyznacz event managera. Zaplanuj promocję wydarzenia. Kontroluj jakość prelekcji. Regularnie wymieniaj informacje z zespołem. Nie zapomnij o trytytkach i innych narzędziach. Uwzględnij zapas czasu przy ustalaniu terminów.

Na zakończenie przygotowaliśmy kilka porad, które ułatwią organizację eventu, niezależnie od tego, czy jest to krótki webinar, czy duża konferencja w formie stacjonarnej. 

  1. Testy – przetestuj technologię przed wydarzeniem, nigdy w trakcie. Dodatkowo możesz przeprowadzić testy na mniejszym evencie, np. zanim wdrożysz nową technologię na kilkudniowej konferencji, użyj jej w trakcie godzinnego webinaru.
  2. Formularz zapisów – dobrze skonstruowany sprawi, że zbierzesz cenne dane o uczestnikach. W połączeniu z dobrze podpiętymi narzędziami analitycznymi otrzymasz rzetelne dane, które pozwolą na lepszą analizę efektów kampanii promocyjnej. To ważne zwłaszcza na etapie otwarcia zapisów na wydarzenie.
  3. Event manager – organizacja konferencji to wiele obszarów, ale potrzebna jest jedna osoba, która będzie odpowiedzialna za finalny wygląd wydarzenia i połączenie wszystkich istotnych aspektów. Dobrze jest, aby event manager był w pełni zaangażowany od 6 miesięcy przed wydarzeniem, aż do 1 miesiąca po konferencji.
  4. Plan promocji – uwzględniający określone budżety, kanały, formaty, kampanie mailingowe. Szczegółowy harmonogram sprawi, że informacja o wydarzeniu dotrze do wszystkich zainteresowanych, których uwzględniliśmy w grupach docelowych.
  5. Kontrola jakości prelekcji – warto zgromadzić nagrania prelegentów z dużym wyprzedzeniem (przynajmniej miesiąc przed wydarzeniem). Dzięki temu mamy czas na sprawdzenie prelekcji, ewentualne poprawki i zyskujemy pewność, że konferencja będzie miała rzeczywistą wartość merytoryczną.
  6. Cotygodniowe spotkania – zespół projektowy odpowiedzialny za organizację wydarzenia powinien spotykać się raz w tygodniu, aby podsumować działania z ostatniego tygodnia, ustalić plan na kolejny tydzień, wymienić się pomysłami, omówić opóźnienia, ryzyko i przygotować plany awaryjne na każdą ewentualność.
  7. Niezbędne narzędzia – taśma gaffa, trytytki i śrubokręt krzyżak to elementy składowe sukcesu każdego eventu. Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz musiał spiąć kabel trytytką albo przykręcić śrubkę w krześle lub komputerze – niezależnie od formy wydarzenia.
  8. Bufor czasowy – każdy etap powinien mieć zapas czasu, na wszelki wypadek. Podobnie z aspektami logistycznymi i finansowymi – lepiej przygotować za dużo, niż za mało.

Skuteczna organizacja wydarzenia

Skuteczna organizacja wydarzenia wymaga zaangażowania wielu osób, świetnej komunikacji i szczegółowego planowania. Nie ma jednej recepty na organizację wydarzenia z gwarancją sukcesu, ale wierzymy, że dzięki odpowiedniej analizie i strategii można poradzić sobie nawet w najbardziej zaskakujących sytuacjach. Warto potraktować wydarzenie jako ogromny, złożony projekt i podzielić go na mniejsze podzespoły – w ten sposób łatwiej będzie utrzymać kontrolę i sprostać wyzwaniom, jakie ze sobą niesie. 

Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o zarządzaniu projektami i skutecznej komunikacji w zespole, zapoznaj się z artykułami z naszego bloga:

Martyna Wiśnik

Content Specialist at Deviniti. I gather information, write down my notes on paper, and then bring the results to the digital world. As a hobby, I learn to code iOS apps.

Więcej od tego autora