Organizacja wydarzenia – jak zaplanować event i nie zwariować

Organizacja wydarzenia to zawsze ogromne wyzwanie. Mogłoby się wydawać, że planowanie eventu online jest o wiele łatwiejsze niż przygotowywanie konferencji w formie stacjonarnej. W końcu nie trzeba wtedy rezerwowaćmiejsca, cateringu i noclegu dla pracowników. Podczas organizacji stacjonarnej edycji Jira Day 2020 mieliśmy wszystko (no prawie) dopięte na ostatni guzik. W obliczu pandemii stanęliśmy przed trudnym wyborem: odwołać wydarzenie lub przenieść je do wirtualnego świata. Wybraliśmy drugą opcję. W tym artykule podzielimy się z Wami naszymi doświadczeniami w zakresie organizacji konferencji online i pokażemy, że przy odpowiednim zarządzaniu i właściwie dobranym narzędziu planowanie wydarzeń nie musi urastać do rangi misji kosmicznej.

Każdy, kto kiedykolwiek organizował wydarzenie, wie, że to bardzo złożony projekt, który ma wiele wymiarów. Nie istnieje jeden sprawdzony przepis na przygotowanie wydarzenia, bo każdy event jest inny. Nawet najbardziej szczegółowo zaplanowane wydarzenie może obfitować w nieprzewidziane sytuacje, a potencjalne problemy pojawią się w miejscach, w których najmniej się ich spodziewamy. Czy to oznacza, że można organizować konferencję spontanicznie i bez planu? Oczywiście, że tak, ale takie podejście nie gwarantuje sukcesu. Planowanie jest kluczowym aspektem – oprócz harmonogramu głównego warto mieć także przygotowany plan awaryjny.

Od czego zacząć planowanie wydarzenia? Na początku musi być pomysł. Nie może to być jednak zupełnie abstrakcyjna wizja, bo organizacja eventu – zarówno w formie stacjonarnej i wirtualnej – wymaga nakładów finansowych. Jak sprawić, żeby event przyniósł korzyści, a nie straty? Na tym etapie warto pamiętać, że liczy się nie tylko dobry pomysł, ale także cel, który chcemy dzięki niemu osiągnąć. Czy zależy nam na promocji naszej marki lub produktu, chcemy pozyskać nowe gorące leady, rekrutujemy specjalistów do naszej firmy, a może priorytetem jest budowanie społeczności? 

Gdy już znamy odpowiedzi na te pytania, możemy określić grupę docelową naszego wydarzenia. Jest to bardzo ważne, ponieważ na tej podstawie planujemy dalsze działania, takie jak: promocja, tematyka prelekcji, oferta dla sponsorów, sposób komunikacji wydarzenia, narzędzia pomocnicze itd.

Standardowa oferta dla sponsorów obejmuje najczęściej takie elementy jak: wygląd i wymiary stanowiska, liczbę stołów i krzeseł, dostępność monitorów, sloty w agendzie, logotypy w materiałach promocyjnych, wkład do pakietu powitalnego, ufundowane nagrody, itd. Oferta sponsorska eventu online różni się w znaczący sposób od oferty wydarzenia stacjonarnego. Nie ma konieczności zapewniania telebimów i krzeseł, ale musimy zastanowić się, jaka wartość będzie dla naszego potencjalnego sponsora na tyle atrakcyjna, aby chciał nim zostać.

Oferta dla sponsorów powinna być dostosowana do rodzaju wydarzenia. Jeśli przygotowujemy webinar, możemy zaproponować umieszczenie spotu reklamowego w przerwie lub ścianki z logotypami w tle podczas transmisji. Jeśli organizujemy duże wydarzenie, np. kilkudniową konferencję technologiczną, to dobrym pomysłem jest przygotowanie wirtualnych stoisk. W trakcie konferencji Jira Day Remote Edition zapewniliśmy naszym partnerom miejsca na platformie streamingowej, gdzie mogli swobodnie komunikować się z zainteresowanymi uczestnikami poza prelekcjami.

Ciekawe rozwiązanie zastosowała firma, która przygotowywała konferencję dla programistów aplikacji mobilnych – mDevCamp. Zamiast odwołać wydarzenie lub sprowadzić je do formy webinarowych wykładów, organizatorzy przesunęli event o kilka tygodni i stworzyli wirtualny świat w formie gry komputerowej, po której uczestnicy mogli swobodnie się poruszać, przyjmując postać prostych awatarów. Grafika przywodziła na myśl gry z lat 90., takie jak Kangurek Kao czy Kapitan Pazur, ale to tylko uatrakcyjniło konferencję.

W tym wszystkim należy oczywiście pamiętać, że to, co jest atrakcyjne i zrozumiałe dla nas, może wcale nie być takie dla naszych odbiorców. O ile forma gry online sprawdzi się w przypadku konferencji dla programistów, to wydarzenie dla ludzi biznesu powinno przyjąć inny, bardziej profesjonalny kształt. Czy to oznacza, że konferencja biznesowa lub technologiczna musi być nudna i sztywna? Oczywiście, że nie – wszystko zależy od pomysłowości organizatorów.

Co możemy zrobić, żeby wydarzenie nie było zbyt nużące? Warto zadbać o to, aby bloki prelekcji przeplatane były elementami rozrywkowymi. Na wydarzeniu stacjonarnym nie jest to bardzo problematyczne. Jeśli uczestnik poczuje się przytłoczony wiedzą, może w dowolnej chwili zrobić sobie przerwę na oglądanie stoisk partnerów, udział w konkursach czy zwykły small talk przy ekspresie do kawy.

Bardzo często konferencje stacjonarne mają w programie tzw. after party. Taka wieczorna impreza pozwala na złapanie oddechu, ale też w naturalny sposób wspiera networking. Przy piwie i pizzy można swobodnie porozmawiać o prelekcjach, nawiązać nowe kontakty biznesowe, wymienić się wrażeniami z eventu. To także okazja, żeby spotkać się prelegentami w mniej oficjalnych okolicznościach.

Jeśli chodzi o organizację eventu online, sprawa nie jest już taka prosta. Uczestnicy konferencji znajdują się w wielu lokalizacjach, najczęściej oglądają konferencję przed laptopem, a jedynym towarzystwem jest kot lub pies. W takich warunkach trudno jest zdobyć zaangażowanie uczestnika, co więcej – duża liczba prelekcji może być męcząca. W Deviniti postawiliśmy na to, czego w pracy biurowej brakuje najbardziej. Chodzi o aktywność fizyczną.

Podczas Jira Day Remote Edition Maciej Ogrodnik prowadził dla uczestników minitreningi między prelekcjami. Były to serie prostych ćwiczeń, które każdy mógł wykonać w domowych warunkach bez konieczności korzystania ze specjalistycznych przyborów. Taka forma rozrywki nie tylko pozwoliła odświeżyć i przygotować umysł na kolejną porcję wiedzy, ale przyniosła też ulgę zmęczonym kręgosłupom.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, żaden event nie może odbyć się bez udziału partnerów. Nie chodzi tutaj o względy finansowe, chociaż oczywiście zgłoszenia sponsorów pozwalają na wstępne określenie budżetu imprezy. Odpowiednio dobrani partnerzy pomagają budować społeczność, ułatwiają skuteczną reklamę i zapewniają wartość merytoryczną wydarzenia. Pozyskiwaniem partnerów najlepiej zająć się około pół roku wcześniej, tak aby na miesiąc przed wydarzeniem lista była zamknięta. Oczywiście te ramy czasowe nie są sztywne. Przy poprzedniej edycji Jira Day ostatnie zgłoszenia przyjmowaliśmy nawet kilkanaście dni przed konferencją.

Wybór partnerów jest kluczowy przy organizacji wydarzenia. Podczas Jira Day Remote Edition do współpracy zaprosiliśmy naszych stałych partnerów, z którymi pracujemy na co dzień oraz sponsorów z poprzednich edycji. Każdy z potencjalnych sponsorów otrzymał kilka wariantów oferty, aby mógł wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie opcję. 

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za kontakt z partnerami i koordynację wszystkich działań w tym obszarze. Dzięki temu partnerzy będą wiedzieli, z kim kontaktować się w razie dodatkowych pytań czy problemów. To pozwoli uniknąć chaosu, a także umocni relacje biznesowe, bo przecież za każdą firmą stoją ludzie.

Gdy określimy już temat i cel konferencji, kolejnym krokiem organizacji wydarzenia jest ustalenie programu. W przypadku Jira Day ten aspekt również obejmował wiele płaszczyzn. Poszukiwania prelegentów to trudny proces i wymaga dużej aktywności. Promocja musi odbyć się z wykorzystaniem wielu kanałów, nie tylko w social mediach. Czasami trzeba też zaangażować w promocję współpracowników i partnerów. Podczas Jira Day część prelekcji prowadzili nasi eksperci z Deviniti, a część wykładów była zarezerwowana dla naszych partnerów. Pozostałe miejsca wypełnili specjaliści IT z całego świata. Udało się to dzięki odpowiednio intensywnej kampanii promocyjnej.

Warto wspomnieć, że w zakresie agendy, event online ma przewagę nad eventem stacjonarnym, ponieważ pozwala pozyskać wiedzę najlepszych światowych ekspertów bez ograniczeń lokalizacyjnych i barier finansowych, związanych z transportem i zakwaterowaniem. Oczywiście działa to również w drugą stronę – prezentując treści online, możemy dotrzeć z nimi do odbiorców na całym świecie. W ten sposób osiągamy dwa cele – realizujemy misję edukacyjną oraz pozyskujemy nowe leady i partnerstwa prosto z globalnego rynku.

Aby mieć pewność, że jakość naszego eventu Jira Day będzie na wysokim poziomie, stworzyliśmy komitet merytoryczny. Komitet składał się z ekspertów, którzy pomogli wybrać najbardziej wartościowe tematy i ułożyć je w ramach agendy. W edycji Jira Day 2021 wybór prelekcji odbywał się poprzez głosowanie. Każdy z ekspertów wybierał prelekcje na podstawie opisu w zgłoszeniach tak, aby treści były jak najciekawsze i jednocześnie zgodne z naszą wizją i celem wydarzenia. Po wyselekcjonowaniu prelegentów zadbaliśmy również o jakość materiałów. Każdy prelegent otrzymał wytyczne dotyczące formatu i jakości nagrania. Przed konferencją weryfikowaliśmy nadesłane filmy i udzielaliśmy informacji zwrotnej, w niektórych przypadkach prosząc o poprawki w montażu lub inne niewielkie zmiany.

Proces tworzenia agendy staraliśmy się zakończyć jak najszybciej. Od samego początku wartość merytoryczna była dla nas najważniejsza. Solidna dawka wiedzy jest tym, co najbardziej przyciąga uczestników konferencji Jira Day. Agendę uzupełnialiśmy na bieżąco, aby jak najwięcej osób mogło znaleźć w programie coś dla siebie i podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu.

W przypadku eventu stacjonarnego technologia to najczęściej telebimy z reklamami, efekty multimedialne, nagłośnienie czy rzutniki i laptopy. Jeżeli któraś z nich zawiedzie, zawsze pozostaje nam jeszcze pole do improwizacji. Publiczność jest na miejscu, więc możemy próbować skomunikować się z nimi inaczej – bez użycia mikrofonu czy bez wyświetlenia prezentacji. Mimo wszystko, warto zawsze przetestować sprzęt przed wydarzeniem.

Zadaniem technologii jest umożliwienie bezproblemowego udziału w wydarzeniu ludziom z całego świata. Wyobraźmy sobie sytuację, że platforma streamingowa zaniemogła podczas prowadzenia konferencji online. To czarny scenariusz i totalna porażka, bo tracąc wirtualną łączność z naszymi uczestnikami, tracimy jakąkolwiek możliwość kontynuacji wydarzenia. Zanim przywrócimy połączenie, może okazać się, że część uczestników zrezygnowała z dalszego udziału w prelekcjach. Aby uniknąć takich sytuacji, warto przetestować kilka narzędzi i wybrać najwygodniejsze i jednocześnie najbardziej niezawodne. 

W 2021 zdecydowaliśmy się na współpracę z agencją, która przygotowała naszą własną wersję Meeting Application. Aplikacja Jira Day była dostępna na system Android, platformę iOS oraz w formie webowej. Przygotowaliśmy aplikację odpowiednio wcześniej, abyśmy mogli w pełni ją skonfigurować i przetestować. Dzięki temu zyskaliśmy pewność, że zarówno zapisanie się na wydarzenie, jak i dołączenie w trakcie, udział w prelekcjach czy komunikacja podczas imprezy działały poprawnie i wygodnie.

Zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza, dlatego, tak jak wspominaliśmy wcześniej, sprawdzenie sprzętu i narzędzi powinno być podstawą przy organizacji wydarzenia. Testowanie najlepiej wykonać odpowiednio wcześniej, a nie dzień przed eventem. Każdy, kto pracuje w branży IT, wie, że testy na produkcji to zawsze zły pomysł. 

Kwestie prawne organizacji wydarzenia muszą być dopięte na ostatni guzik, aby uniknąć potencjalnych problemów. W świetle przepisów RODO musimy zadbać o właściwe zgody na przetwarzanie danych, które udostępnią nam uczestnicy. Ponadto, wydarzenia są regulowane ogólnie rozumianym prawem cywilnym, ale warto dodatkowo doprecyzować różne aspekty, aby uniknąć nieścisłości. Dobrą praktyką jest stworzenie własnego regulaminu eventu, który uczestnicy muszą zaakceptować, kupując bilet lub deklarując udział w bezpłatnym wydarzeniu. Takie postępowanie chroni organizatorów oraz uczestników nie tylko przed przykrymi konsekwencjami, ale i przed nieprzewidzianymi zarzutami.

Dobry konferansjer to klucz do sukcesu. Warto poświęcić trochę czasu na wybór odpowiedniego kandydata, bo to on jest twarzą wydarzenia i to on w dużej mierze odpowiada za zaangażowanie uczestników. Prowadzący powinien być gwiazdą i drogowskazem. Oczywiście nie oznacza to, że musimy zatrudnić do prowadzenia konferencji celebrytę lub aktora. Nawet mało znana osoba z dużą charyzmą może sprawić, że event naprawdę będzie niezapomniany.

Prowadzący nie tylko zapowiada poszczególne prelekcje, informuje o przerwach czy przypomina o konkursach. To on napędza komunikację z uczestnikami, kieruje ich do odpowiednich miejsc (stacjonarnie oraz wirtualnie), zachęca do zadawania pytań i rozładowuje problematyczne sytuacje. Jest też niezastąpiony w przypadku potencjalnych katastrof. Jeśli prelegent nie dotrze na swój występ albo padnie czat online, konferansjer musi wykazać się refleksem i błyskawicznie zareagować, żeby uratować wydarzenie.

Promocja wydarzenia musi być zaplanowana odpowiednio wcześniej, ale też nie zbyt wcześnie. Ogłoszenie wydarzenia rok przed planowanym terminem sprawi, że zainteresowani prawdopodobnie zapomną o nim do czasu otwarcia zapisów. Z drugiej strony, jeśli zaczniemy promocję zbyt późno, może się okazać, że nie zbierzemy oczekiwanej liczby uczestników.

Plan promocji powinien być podzielone na etapy, a komunikaty dostosowane do poszczególnych kanałów. Finalnie promocja powinna zostać zaplanowana tak, aby nie pominąć nikogo z naszej określonej grupy docelowej. W przypadku Jira Day zastosowaliśmy kilka różnych metod:

Tak jak w starożytności wszystkie drogi prowadziły do Rzymu, tak w tym przypadku wszystkie kanały promocji prowadziły do landing page’a Jira Day. Oczywiście ta strona była na bieżąco aktualizowana – regularnie dopisywaliśmy nowych partnerów i uzupełnialiśmy agendę o nowe tematy. W ten sposób zainteresowani mieli dostęp do najświeższych informacji i mogli podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu.

W przypadku organizatorów i partnerów dobra komunikacja ułatwia sprawną organizację i pozwala wyeliminować niedoinformowanie. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnego napięcia i stresu oraz zyskujemy pewność, że wszyscy współorganizatorzy mają dostęp do niezbędnych informacji. Jednak o powodzeniu wydarzenia decyduje przede wszystkim komunikacja z uczestnikami. Nawet najlepiej zorganizowana konferencja nie odniesie sukcesu przy braku zaangażowania publiczności.

O ile komunikacja z publicznością na wydarzeniu stacjonarnym nie jest trudna – prowadzący, partnerzy na stoiskach i obsługa konferencji zawsze służą pomocą, reagują natychmiastowo i w naturalny sposób podtrzymują zaangażowanie, to w przypadku wydarzenia online sprawa jest bardziej skomplikowana. Nasi uczestnicy są ukryci po drugiej stronie monitorów, nie widzimy ich reakcji i nie jesteśmy w stanie rozładowywać wszystkich sytuacji. Jeżeli odbiorcy przysypiają w trakcie prelekcji online to najprawdopodobniej się o tym nie dowiemy.

Aby zaktywizować uczestników i zapewnić im możliwość zadawania pytań i wymiany doświadczeń, w obu edycjach Jira Day Remote zdecydowaliśmy się na udostępnienie czatu dla użytkowników zarejestrowanych na wydarzeniu. W edycji Jira Day Remote 2020 skorzystaliśmy z czatu Grape.io, natomiast w roku 2021 dostęp do czatu zapewniała skonfigurowana dla nas aplikacja Meeting Application. Dzięki wyznaczeniu kilku moderatorów czatu mogliśmy szybko i skutecznie rozwiązywać problemy, zbierać pytania dotyczące prelekcji i czuwać nad miłą atmosferą wydarzenia.

Dodatkowo, aby na bieżąco reagować na nastroje uczestników, zdecydowaliśmy się na codzienne wysyłki maili z ankietą. Na podstawie odpowiedzi w ankietach mogliśmy wprowadzać ulepszenia i wychwytywać problematyczne obszary w trakcie trwania eventu. Oprócz tego każdy mail zawierał też agendę na dany dzień, dzięki czemu uczestnicy mogli jeszcze raz zapoznać się z tematami i wybrać interesujące ich prelekcje.

W Deviniti zawsze staramy się angażować w akcje charytatywne. Stworzyliśmy program Deviniti Cares, w ramach którego wspieramy różne organizacje, m. inn. Schronisko dla Kobiet im. Brata Alberta. Ostatnio firmowo adoptowaliśmy Rufusa i Mei-Lin – pandy małe, które na co dzień mieszkają we wrocławskim zoo. Również Jira Day był dla nas okazją do zrobienia czegoś dobrego dla innych. Los naszej planety nie jest nam obojętny, dlatego zdecydowaliśmy, że weźmiemy udział w inicjatywie Las na Zawsze i za każdego aktywnego uczestnika konferencji posadzimy 2 m2 lasu. W efekcie uda nam się posadzić 3000 m2 drzew.

Nadszedł ten moment. Ostatnia prelekcja, uczestnicy konferencji wylogowują się z aplikacji, po konferencji opada kurz, a razem z nim emocje. Jak sprawić, żeby wydarzenie było rzeczywiście niezapomniane? Organizacja imprezy nie kończy się razem z ostatnim wystąpieniem. Po wydarzeniu warto pozostać w kontakcie, zarówno z uczestnikami, jak i ze sponsorami. Po ostatniej edycji Jira Day nagraliśmy dla sponsorów krótki film z podziękowaniami:

Dodatkowo przygotowaliśmy również artykuł z podsumowaniem całej imprezy, w którym pokrótce wspomnieliśmy najciekawsze tematy i odpowiadaliśmy na pytania pojawiające się w trakcie konferencji. Wysłaliśmy również maile do uczestników z podziękowaniem za udział w wydarzeniu oraz dołączyliśmy ogólną ankietę satysfakcji. Odpowiedzi pozwoliły nam wyciągnąć wnioski, które na pewno pomogą nam w jeszcze lepszej organizacji wydarzenia Jira Day w kolejnych latach.

Na zakończenie przygotowaliśmy kilka porad, które ułatwią organizację eventu, niezależnie od tego, czy jest to krótki webinar, czy duża konferencja w formie stacjonarnej. 

Skuteczna organizacja wydarzenia wymaga zaangażowania wielu osób, świetnej komunikacji i szczegółowego planowania. Nie ma jednej recepty na organizację wydarzenia z gwarancją sukcesu, ale wierzymy, że dzięki odpowiedniej analizie i strategii można poradzić sobie nawet w najbardziej zaskakujących sytuacjach. Warto potraktować wydarzenie jako ogromny, złożony projekt i podzielić go na mniejsze podzespoły – w ten sposób łatwiej będzie utrzymać kontrolę i sprostać wyzwaniom, jakie ze sobą niesie. 

Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o zarządzaniu projektami i skutecznej komunikacji w zespole, zapoznaj się z artykułami z naszego bloga: