Jak zarządzać pracą w różnych branżach z monday.com

Artykuł zaktualizowany 29.09.2020

Monday to wszechstronna platforma, która ułatwi Ci zarządzanie projektami i zadaniami, układanie harmonogramów i planowanie przepływu pracy – niezależnie od branży, w jakiej działasz.  Oprogramowanie Monday oferuje możliwość integracji z innymi narzędziami, takimi jak: Jira, Trello, Mailchimp, Dropbox, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Slack, Excel i wieloma innymi. Poniżej zebraliśmy praktyczne zastosowania i przydatne funkcje aplikacji.

Korzystając z Monday, możesz z łatwością zaplanować swoją pracę, dzieląc ją na poszczególne odstępy czasu (np. tydzień, miesiąc czy sprint o dowolnej długości). Każde z zadań możemy przenosić do odpowiedniej kolumny w zależności od jego statusu – czy obecnie nad nim pracujemy, planujemy je na przyszłość lub czy jest ono ukończone. Dzięki statusowi możemy na bieżąco monitorować aktualny etap i postępy pracy. Dodatkowo, do każdego zadania możemy przypisać osobę, która jest za nie odpowiedzialna oraz termin realizacji, który dodatkowo możemy powiązać z datą. Dzięki temu wiadomo, czy na realizację danego zadania mamy dużo czasu, czy pozostał tylko jeden dzień lub czy określony termin już upłynął.

To tylko niektóre możliwości, jakie mamy do dyspozycji. Każde zadanie może mieć ustalony priorytet. Poza tym możemy zaplanować orientacyjny czas przeznaczony na poszczególne zadania, co później jest automatycznie sumowane przez system. Dzięki temu od razu widać, czy liczba zadań na dany tydzień nie pochłonie zbyt dużo czasu, co może skutkować niedotrzymaniem terminów. Bywa też, że zadań jest niewystarczająco dużo, a więc plan może zostać uzupełniony o kolejne obowiązki. Platforma Monday może rejestrować czas pracy na dwa sposoby: przy pomocy stopera lub poprzez ręczne dodawanie czasu przez użytkownika. Dodatkowo mamy do dyspozycji opcję sortowania według dowolnej kolumny, dzięki której możemy np. wyświetlić na samej górze zadania „w trakcie” albo o priorytecie „wysokim”.

Planowanie przepływu pracy nad różnymi typami projektów jest ułatwione dzięki w pełni elastycznej tablicy, pozwalającej na dostosowywanie widoku do wielkości zespołu czy charakteru jego zadań. Jeśli jest to dla Ciebie wygodne, możesz planować zadania na widoku kalendarza, co może być przydatne chociażby w przypadku organizacji wydarzeń. Z kolei widok osi czasu umożliwia czytelne zebranie wszystkich zadań i spotkań w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej zauważysz, które działania wpływają na siebie, a także które powinny być zrealizowane jako pierwsze, by nie blokować pracy pozostałych członków zespołu.

W wielu zespołach praca jest planowana w metodyce zwinnej: najczęściej jest to Scrum lub system hybrydowy, zawierający jej elementy. Teraz również Monday daje taką możliwość – wszystko dzięki dodatkowi Sprint View, przeznaczonemu do organizowania i przeprowadzania sprintów. Realizacja projektów w oparciu o metodyki zgodne z Agile, choć często kojarzona z projektami IT, w rzeczywistości bardzo dobrze odnajduje się również w pracy zespołów z zupełnie innych dziedzin (rozmawiamy o tym temacie w naszym podcaście Software Home). Nie inaczej jest w przypadku Sprint View, pozwalającej m.in. na definiowanie celów sprintu, ustawianie czasu jego trwania, korzystanie z widoku Kanban czy analizowanie podsumowania sprintu w odniesieniu do całego zespołu i poszczególnych pracowników. Aplikacja jest w pełni połączona z Monday i działa jako jej integralna część, dodając kolejne możliwości do planowania i nadzorowania bieżącej pracy.

Platforma Monday jest bardzo dobrym narzędziem do zarządzania nie tylko zadaniami i pracą – można wykorzystać ją także do zarządzania leadami i potencjalnymi klientami. Dzięki niej klasyfikacja klientów jest niezwykle prosta – w zależności od tego, czy obecnie pracujemy nad ofertą dla nich, czy udało nam się domknąć sprzedaż lub też straciliśmy potencjalnego klienta. Poza tym do każdego zadania możemy przypisać konkretnego sprzedawcę, który jest odpowiedzialny za kontakt i zamknięcie sprzedaży.

Do każdego kroku w procesie sprzedaży (kontakt, przygotowanie oferty, domknięcie sprzedaży) możemy przypisać odpowiedni status. Dzięki temu zawsze wiemy, na jakim etapie z potencjalnym klientem jesteśmy i co ewentualnie wstrzymuje nas ze sprzedażą w konkretnych przypadkach. Oprócz tego przy każdym leadzie mamy możliwość wpisania spodziewanej wartości transakcji. Takie wartości mogą być sumowane, co pozwala przewidzieć, jakich kwot możemy się spodziewać w najbliższym czasie oraz otrzymujemy statystyki dotyczące dotychczasowej wartości sprzedaży. Każdy klient oprócz statusu może mieć ustalony priorytet, np. klient z polecenia naszego ważnego partnera może być dla nas istotniejszy niż ktoś, kto zostawił na stronie internetowej swojego maila przez przypadek.

Oprogramowanie Monday pozwala także na dodanie kolumn, które odpowiadają danym do kontaktu, np. e-mail, telefon, adres siedziby itd. Możemy także sortować dane według dowolnej kolumny, np.  wyświetlić tylko klientów, którzy otrzymali już ofertę albo tylko tych o najwyższej wartości transakcji.

Jak Monday może wesprzeć sprzedaż, oprócz pomocy w zarządzaniu leadami? Aplikacja usprawnia też komunikację z obecnymi klientami, pozwalając zrezygnować z dodatkowych niepotrzebnych narzędzi do przechowywania kontaktów. Nie tylko wszystkie informacje kontaktowe, ale także maile, informacje o przeprowadzonych rozmowach, dokumenty oraz pracownik zajmujący się klientem są zebrane na przejrzystym panelu. Monday, dzięki integracji z innymi narzędziami, takimi jak chociażby Slack, Outlook, Gmail czy freshworks pozwala na wygodne składowanie szczegółów kontaktowych, bez względu na to, w jaki sposób dotarliśmy do klienta. Kolejne integracje ułatwiają bezproblemowe dbanie o bieżące potrzeby klientów, pozwalają szybko komunikować się wewnątrz zespołu i tworzyć rozbudowane bazy.

Procesy przeprowadzane przez dział HR – od początkowych etapów rekrutacji, przez onboarding, po pomoc obecnym pracownikom – również mogą być znacznie ułatwione dzięki wsparciu Monday. Tablica do zastosowań w rekrutacjach pozwala na bycie na bieżąco ze statusem każdego kandydata. W zależności od statusu rekrutacji można sklasyfikować konkretnych kandydatów, co ułatwia dalszą selekcję. Mamy też możliwość zapisania kontaktu do kandydatów, którym w danej chwili nie możemy zaproponować żadnego stanowiska, ale istnieje takie prawdopodobieństwo w przyszłości. Do każdego kandydata można przypisać stanowisko, na które aplikował zainteresowany, a także rekrutera odpowiedzialnego za cały proces.

To nie wszystko – przejrzysty system nadawania statusu ułatwia śledzenie etapów rekrutacji. Dzięki temu od razu wiadomo, jakie kroki zostały już wykonane – od otrzymania CV, przez wstępną rozmowę telefoniczną, aż do spotkania twarzą w twarz z kandydatem w siedzibie firmy. Przy każdym kandydacie możemy utworzyć kolumny z danymi, które pomogą skontaktować się z nim (e-mail, telefon) lub podadzą skrócone informacje o jego edukacji i dotychczasowym doświadczeniu (link do konta na LinkedIn). Dla poszczególnych aplikantów można ustalić priorytet oraz oczekiwania finansowe i planowany czas rozpoczęcia zatrudnienia. Opcja sortowania według kolumn pozwoli wyselekcjonować kandydatów według pożądanych cech, np. na górze tabeli wyświetlą się kandydaci, którzy mogą najszybciej rozpocząć współpracę. Dla celów statystycznych przyda się na pewno kolumna, w której zaznaczymy gdzie kandydat znalazł ogłoszenie naszej firmy. Dzięki temu można dowiedzieć się, które źródła są najbardziej skuteczne i w jaką formę ogłoszeń warto inwestować.

Sprawne prowadzenie rekrutacji znacznie ułatwia automatyzacja zadań w Monday. Podstawą są automatyczne powiadomienia w przypadku zmian statusów, ale to dopiero początek możliwości. Aplikacja daje opcję indywidualnego ustawiania czynności na zasadzie skutkowo-przyczynowej. Co to oznacza? Przykładowo, każda zmiana statusu zadania może automatycznie przenosić je do innej tablicy lub zbioru dokumentów. Kiedy zmienisz status CV na “Go”, kandydat zostanie przeniesiony do grupy “In progress”, a gdy zmienisz status umowy na “Go”, automatycznie utworzy się nowa tablica dotycząca nowego pracownika, a odpowiedni rekruter zostanie o tym powiadomiony.

Po procesie rekrutacji Monday również optymalizuje codzienną pracę działu Human Resources. Onboarding można przeprowadzić całkowicie zdalnie – w tym celu potrzebna będzie konfiguracja przeznaczonej do tego tablicy. Zbierzesz na niej dane nowych pracowników, informacje kontaktowe, szczegóły dotyczące stanowiska, a także niezbędne dokumenty. Możesz skorzystać z gotowych formatek do odboardingu lub od zera zbudować dostosowaną do specyfiki firmy tablicę. Aby pomóc nowym pracownikom w byciu na bieżąco z życiem firmy, możesz, tak jak Fiverr, wygospodarować osobną przestrzeń, gdzie pracownicy dzielą się ze sobą newsami czy piszą o realizowanych projektach. Dział HR Fiverr całkowicie zrezygnował z wysyłania aktualności przez maile. Zamiast tego zorganizował sekcję nazwaną HR Kiosk, wypełnioną informacjami niezbędnymi do wdrożenia pracowników. Jest to też przestrzeń, w której dział HR dzieli się aktualizacjami i nowościami z życia firmy.

Zarządzanie kampaniami klientów, planowanie aktywności w kanałach social media, czuwanie nad publikacjami blogowymi – to tylko niektóre z zadań, którymi możesz zarządzać na platformie Monday.

W przypadku publikacji na kanałach social media każdy post lub inna akcja traktowana są jako osobne projekty. Podobnie jak w pozostałych przypadkach – do poszczególnych zadań i postów możemy przypisać osobę za nie odpowiedzialną. Ułatwi to rozdzielenie zadań oraz weryfikację ich przebiegu. Dzięki oprogramowaniu Monday łatwo będzie stwierdzić, kto był fotografem na danym wydarzeniu, a kto pracował w biurze, redagując artykuł na firmowego bloga. Dodatkowo możemy oznaczyć kanały social media, w jakich publikowany będzie post. Dzięki oznaczeniu docelowego kanału w social mediach jesteśmy w stanie zdefiniować wstępnie wygląd zaplanowanego postu.

Status publikacji można powiązać z planowaną datą publikacji, dzięki czemu po zmianie statusu na “zakończone” termin oznacza się jako wykonany. Jeśli post nie został opublikowany przed upływem określonego terminu, system wyświetli ikonę z czerwonym wykrzyknikiem. Warto także dodać link do postów po ich opublikowaniu, dzięki czemu na jednej tablicy możemy łatwo obserwować, co dzieje się z postem i jakie są reakcje czytelników oraz obserwatorów. Zdefiniowana kolumna z tagami pozwala na wgląd w temat postu, co pozwala uniknąć duplikowania pewnych tematów, a także daje możliwość kontynuacji tego samego wątku w późniejszych publikacjach. Tutaj również dostępna jest opcja sortowania zgodnie z wybraną kolumną – np. status, kanał, data publikacji, itd.

Monday pomaga też w planowaniu wydarzeń i zarządzaniu pracą zespołu projektowego. Każde wydarzenie, które organizujemy lub w którym bierzemy udział jest traktowane jako osobny projekt. Możemy podzielić je na przyszłe, minione lub zgodnie z indywidualnie zdefiniowanymi kryteriami. Kolumna statusu jako typ wydarzenia łatwo pozwoli nam ocenić jego skalę. Inaczej będziemy organizować konferencję na 200 osób, a inaczej spotkanie na kawę w cztery oczy z naszym nowym potencjalnym kontrahentem. Organizację większych wydarzeń wspomoże tablica z diagramem Gantta, na której możesz wygodnie obserwować, które zadania wpływają na siebie, a także jaki mają priorytet, status i termin wykonania. Kolumna z przedziałem czasowym pozwoli na weryfikację terminu planowanego wydarzenia. Daty można łatwo przeglądać w kalendarzu dostępnym w Monday, który zsynchronizujesz z Google Calendar lub innym zewnętrznym kalendarzem.

Jeśli jesteś organizatorem wydarzenia, takiego jak konferencja, na tablicy projektowej zaznaczysz również liczbę zaproszonych uczestników lub liczbę dostępnych miejsc. Podczas organizacji wydarzenia możesz wygodnie uwzględnić jego budżet, który może być sumowany. Każdy projekt może być rozbijany na mniejsze podzadania, a te – przypisywane konkretnym osobom w konkretnym przedziale czasowym. Opcja sortowania pozwoli wyświetlać w pierwszej kolejności wydarzenia z wieloma gośćmi lub te, które mają się odbyć w najbliższym czasie.

Popularność pracy zdalnej zwiększała się stopniowo, wraz z pojawianiem się zawodów, do wykonywania których potrzebne są tylko laptop i połączenie z internetem. Wybuch pandemii COVID-19 pokazał, że praca z domu jest nie tylko wygodna, ale i efektywna w przypadkach wielu profesji (posłuchaj, co mówimy na ten temat w naszym podcaście Software Home).  Jednak pozbawiona zakłóceń praca zdalna jest możliwa tylko dzięki wykorzystaniu sprawdzonych narzędzi, które pozwalają zarówno na planowanie i śledzenie pracy całego działu, jak i indywidualną organizację pracy każdego członka zespołu.

Jak Monday może pomóc w tym zakresie? Po pierwsze, zestaw gotowych szablonów pozwala na przejście na pracę zdalną dosłownie z dnia na dzień. Wykorzystanie opracowanych narzędzi sprawia, że pracownicy mogą zdalnie uzyskać wszystkie informacje, których potrzebują, nawet bez konieczności kontaktowania się z poszczególnymi działami, takimi jak HR czy IT. Gotowe szablony pomagają też zespołowi HR w przeprowadzeniu skutecznego przejścia na pracę z domu. W ten sposób możesz na bieżąco informować pracowników o logistyce dotyczącej zmiany miejsca pracy, a klientów o stanie firmy i planach działania na najbliższe dni, tygodnie i miesiące.

Część firm czy zespołów przed przejściem na pracę zdalną może zatrzymywać obawa o osłabieniu komunikacji. Rzeczywiście, możliwości skonsultowania problemu z kolegą z biurka obok nie można odmówić wygody, ale praktyka pokazuje, że sprawna komunikacja jest bardziej niż możliwa również wtedy, gdy każdy członek zespołu pracuje w innym miejscu. W przypadku Monday komunikowanie może odbywać się na różnych poziomach. Wspomniana integracja z innymi narzędziami to niepodważalna zaleta – kwestie omawiane na komunikatorach mogą być wygodnie transportowane do samego narzędzia. Integracja działa też w drugą stronę, co oznacza, że pracując na tablicy Monday, możesz wysłać powiadomienie do Twojego współpracownika bezpośrednio np. na Slack. W ten sposób możesz być pewny, że każdy będzie na bieżąco z postępem zadań i projektów.

Praca z wielu miejsc może generować też problemy związane z dokumentacją. Z Monday tę niedogodność możesz rozwiązać na kilka sposobów. Po pierwsze, możesz wgrywać dokumenty bezpośrednio do narzędzia, a później pracować na nich z innymi członkami zespołu. Wyjściowo do wgranych dokumentów wgląd ma każdy pracownik, jednak możesz zastrzec wgląd lub edycję plików dla wybranych zespołów lub pracowników. Po drugie, integracje z innymi narzędziami pozwolą Tobie i Twoim współpracownikom na szybkie przesyłanie dokumentów na i z dysku Google Drive czy Dropbox. Dokumenty możesz grupować i dodawać do poszczególnych tablic, co zdecydowanie ułatwi poruszanie się po nich.

Chcesz poznać kolejne zastosowania Monday w pracy zespołowej i projektowej? Sprawdź, dlaczego warto wypróbować to narzędzie. Masz ochotę porozmawiać o innych możliwościach i funkcjach Monday? Skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację.

Przeczytaj więcej: