Naszemu klientowi zależało na tym, by podnieść efektywność komunikacji w zespołach. Wyzwania pojawiały się w komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej.
Wcześniej, chcąc uzyskać informacje o szczegółach danej oferty, pracownicy musieli łączyć się z wewnętrznym serwerem, aby zyskać dostęp do firmowego Intranetu.
Cała ścieżka trwała ok. 15 minut. Sprawdzaliśmy folder po folderze, aby dotrzeć do tego, która oferta, jest tą, która zawiera potrzebne informacje. Przeszukiwaliśmy rejestr ofert i dopiero po jakiś czasmi udawało nam się dostać do dokumentu, w którym trzeba było jeszcze wyszukać konkretne informacje.
Do analizy ofert klient wykorzystywał Excel, który wymagał wiele ręcznej pracy. Prosta czynność, jak sprawdzenie liczby ofert, wymagała szczegółowego uporządkowania informacji manualnie. Tworzenie wszelkich wykresów również zajmowało dużo czasu. Dodatkowo, wszystkie dane klientów były przechowywane i zarządzane oddzielnie w różnych spółkach, co utrudniało ich aktualizację i synchronizację.
Komunikacja wewnętrzna, jak i zewnętrzna odbywała się mailowo. Pracownicy nie byli podpinani do wątku, a w gąszczu korespondencji niektóre istotne wiadomości były pomijane.
Jednym z wyzwań było też zarządzanie zadaniami osób, które pracują jednocześnie w kilku spółkach grupy Windhunter. Pracownicy często mieli przypisane zadania od różnych przełożonych, co prowadziło do nieporozumień i braku pełnej wiedzy o obłożeniu pracą. Na przykład, jeden z pracowników działający zarówno w windhunter_academy, windhunter_ service, jak i windhunter_consulting, miał trudności z jasnym przedstawieniem wszystkich swoich zadań. Prowadziło to do problemów w rozliczaniu pracy.
Kolejnym wyzwaniem Windhunter było zapewnienie, że wszyscy uczestnicy projektów byli na bieżąco z informacjami dotyczącymi ich roli i odpowiedzialności. Zdarzało się, że pracownicy musieli dopytywać o właściciela konkretnego projektu, osobę odpowiedzialną za konkretne procedury czy rysunki techniczne. Posiadanie kilku designerów w zespole prowadziło do niepotrzebnych pytań i zamieszania.
Jednym z dłuższych i bardziej skomplikowanych procesów było przekazywanie informacji o zakończonej realizacji projektu z podsumowaniem finansowym do działu księgowości. Cały cykl gromadzenia i przesyłania informacji zajmował nawet 2 godziny.
