Huuuge Games: uspójnione planowanie produktów w Jira Cloud

Co się zmieniło i dlaczego ma to znaczenie?

Zespół Huuuge Games chciał usprawnić sposób pracy zespołów produktowych wraz z rozwojem organizacji. Dotychczas liderzy produktów zarządzali własnymi priorytetami, co wymagało śledzenia około 30 projektów w osobnych arkuszach. Zgłoszenia od interesariuszy często trafiały poza standardowy proces planowania. Jednocześnie niewielki zespół IT utrzymywał Jira Data Center i niestandardowe skrypty w stabilnym działaniu, ale wymagało to dużego nakładu pracy. Aby uprościć operacje i ujednolicić sposób pracy, firma zdecydowała się na migrację do Atlassian Cloud oraz standaryzację planowania w jednym wspólnym modelu.

• Migracja w dwóch fazach: najpierw dla 140 osób z głównej grupy produktowej, a następnie dla około 160 osób z pozostałych zespołów.
• Ponad 30 projektów skonsolidowano w jednym wspólnym projekcie Cloud dla głównego zespołu produktowego, dzięki czemu zespoły i liderzy zyskali spójny widok na pracę.
• W Jira Cloud nie skopiowano wszystkich 120 starszych skryptów. Migracja pozwoliła zespołowi zmienić sposób pracy, dzięki czemu wiele z nich przestało być potrzebnych. Świadome pozostawienie większości skryptów poza nowym środowiskiem uprościło operacje i pozwoliło uniknąć około 140 osobodni pracy deweloperskiej.
• Planowanie i podejmowanie decyzji odbywają się teraz w Jira Plans i Jira Product Discovery zamiast w arkuszach kalkulacyjnych oraz prezentacjach tworzonych ad hoc.
• Jira Data Center pozostała w trybie tylko do odczytu jako źródło referencyjne, podczas gdy cała firma pracuje już w Cloud.

Huuuge Games: zespół, który zainicjował zmianę

Huuuge Games to globalny producent gier mobilnych działających w modelu live service. Nad rozwojem produktów pracują zespoły produktowe, projektowe, artystyczne, inżynieryjne, QA i operacyjne, a szybkie iteracje oraz sprawna współpraca między obszarami mają bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe.

Rozproszone projekty w Jira Data Center i ograniczona widoczność pracy

W miarę rozwoju Huuuge Games zespoły produktowe tworzyły własne projekty w Jira Data Center. Dawało im to dużą swobodę działania, ale utrudniało spojrzenie na pracę z poziomu całego portfolio i nakładało dodatkowe obowiązki przy planowaniu, raportowaniu oraz aktualizacjach środowiska.

Liderzy potrzebowali jednego widoku priorytetów i postępów w całym obszarze produktowym. Jednocześnie administratorzy zarządzali wieloma projektami i niestandardowymi rozwiązaniami, co zwiększało złożoność środowiska. W dotychczasowym modelu uzyskanie pełnego obrazu wymagało dodatkowych arkuszy, spotkań oraz dedykowanych skryptów.

Konkretne wyzwania i ich wpływ na biznes:

• Przy wielu osobnych projektach dla poszczególnych zespołów produktowych brakowało jednego źródła wiedzy o mocach przerobowych, zależnościach i statusie prac w całym portfolio. Przeglądy wymagały ręcznego uzgadniania danych i eksportów, które szybko traciły aktualność.
• Roadmapy często były rozpisywane w arkuszach kalkulacyjnych. Powodowało to podwójną pracę i opóźniało podejmowanie decyzji, zwłaszcza gdy dane zmieniały się w trakcie cyklu planowania.
• Z czasem w środowisku powstały setki niestandardowych automatyzacji i skryptów. Zwiększało to koszt i ryzyko aktualizacji, a każda zmiana wymagała szczególnej ostrożności oraz dodatkowej pracy.
• Niewielki zespół IT musiał poświęcać uwagę utrzymaniu serwerów, aplikacji i wyjątków w konfiguracji, zamiast wspierać zespoły w lepszym wykorzystaniu narzędzi.
• Liderzy potrzebowali szybszych i dokładniejszych odpowiedzi na pytania o to, co wymaga wsparcia jako pierwsze, a co może poczekać, szczególnie w pracy obejmującej wiele zespołów produktowych.

Wcześniejsze usprawnienia, takie jak dodanie kolejnego projektu albo skryptu, rozwiązywały lokalne problemy, ale utrudniały planowanie międzyzespołowe i utrzymanie środowiska. Firma potrzebowała zmiany w sposobie organizacji i widoczności pracy, a nie tylko przeniesienia Jira w inne miejsce.

Od rozproszonych projektów do jednego modelu w chmurze. Droga Huuuge Games do Jira Cloud

Huuuge Games zdecydowało się przenieść z Jira Data Center do Atlassian Cloud i wykorzystać migrację jako moment na uporządkowanie pracy zespołów produktowych. Celem było ograniczenie liczby niestandardowych rozwiązań, stworzenie jednego wspólnego modelu planowania oraz miejsca, które pozwoli na podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie zawsze aktualnych danych.

Konfiguracja krok po kroku:

• Analiza i ocena środowiska
  • Na początku zespół zinwentaryzował projekty, przepływy pracy, pola niestandardowe, aplikacje i skrypty, aby zdecydować, co przenieść, uprościć albo zaprojektować od nowa.
  • Dla każdego projektu wybrano najlepszą ścieżkę migracji: połączenie, migrację 1:1, mniejszą konfigurację lub nowy projekt.
  • W proces zaangażowano zespoły z różnych obszarów, w tym Product, Marketing i Legal. Użytkownicy mogli wcześniej testować Jira Cloud na dedykowanej instancji z przykładowymi danymi.
  • Pierwszą falą produkcyjną był główny zespół produktowy, by sprawdzić nowy model pracy w jednym wspólnym projekcie.
• Testy i przygotowanie konfiguracji
  • Konsolidację projektów i uprawnienia najpierw sprawdzono w środowisku testowym.
  • Dla zespołu produktowego przygotowano standardowe przepływy pracy, typy zgłoszeń, tablice oraz pola.
  • Z założenia nie przenoszono ScriptRunnera do chmury. Jedno potrzebne zachowanie odtworzono przy użyciu natywnej automatyzacji Jira.
  • Projekty najpierw zostały zmigrowane do sandboxa, sprawdzone pod kątem błędów i dopiero później przeniesione na produkcję.
• Faza 1: przełączenie zespołu produktowego, 140 osób
  • 18 projektów zespołów produktowych połączono w jeden projekt Cloud.
  • Po przełączeniu zapewniono okres HyperCare, obejmujący odpowiedzi na pytania konfiguracyjne oraz dopracowanie widoków, tablic i filtrów.
• Faza 2: przełączenie pozostałych zespołów, 160 osób
  • Większość starszych projektów w Cloud zarchiwizowano lub ustawiono w trybie tylko do odczytu, aby służyły jako źródło referencyjne.
  • Jira Data Center pozostała przez ograniczony czas w trybie tylko do odczytu, co pozwalało bezpiecznie sprawdzać historyczne dane.
  • Właściciele projektów potwierdzili, które obszary mają pozostać aktywne, a które można zamknąć lub zachować do wglądu.
• Planowanie i decyzje w jednym miejscu
  • Jira Plans służy do planowania na poziomie portfolio, tworzenia harmonogramów i wglądu w dostępność mocy przerobowych.
  • Jira Product Discovery pomaga oceniać inicjatywy, zapewnia liderom szerszy kontekst i zbiera zgłoszenia interesariuszy dla zespołów produktowych.

Niższe koszty, sprawniejsze decyzje i intuicyjne środowisko

Pierwsze tygodnie pracy w Cloud przyniosły widoczną poprawę UX. Liderzy produktu i zespoły pracują teraz na jednym projekcie, tych samych tablicach i korzystają z jednej roadmapy. Dzięki temu spotkania statusowe są krótsze, a liczba dodatkowych ustaleń i wiadomości między zespołami wyraźnie spadła.

Szacunkowe oszczędności czasu i kosztów:

Migracja do Cloud: podsumowanie i kolejne kroki

Największą wartością zmiany jest wspólny kontekst pracy. Dzięki jednemu modelowi projektowemu w Cloud zespoły i liderzy pracują na tym samym widoku, szybciej podejmują decyzje i poświęcają mniej czasu na uzgadnianie danych z wielu rozproszonych struktur. Środowisko jest prostsze, więc aktualizacje i dalsze usprawnienia nie konkurują już z pracą nad produktem.

W przyszłości firma planuje:

• Rozszerzyć wykorzystanie Jira Product Discovery jako standardowego miejsca na zgłoszenia od interesariuszy w kolejnych zespołach, zakładając skrócenie cyklu pracy liderów o 30% w ciągu 6 miesięcy.
• Rozbudować Jira Service Management i Assets jako centralne źródło danych o sprzęcie, oprogramowaniu i licencjach, aby skrócić przygotowanie do audytu z ok. 3 dni do ok. 1 dnia na każde okno audytowe.
• Dalej rozwijać kulturę pracy z mniejszą liczbą spotkań dzięki dashboardom i asynchronicznym aktualizacjom. Celem jest redukcja cyklicznych zebrań statusowych product leadów o 50% w ciągu 3 miesięcy.
• Utrzymać prosty model zarządzania dla pól, przepływów pracy i schematów, tak aby projekty pozostały szybkie i skalowalne wraz z rozwojem zespołów.