Scroll to top
en pl

5 sposobów na optymalizację Twojego procesu sprzedaży


Radoslaw Kosiec - 28 stycznia 2019 - 0 comments

Żyjemy w świecie automatyzacji, w którym każdy element świeci i błyszczy. Wszystko, od włączania i wyłączania świateł do montażu samochodów, może być teraz zautomatyzowane. To jednak rodzi pewne pytanie – jak ważna jest automatyzacja? Czy to naprawdę pomaga?

Odpowiedź brzmi: TAK. Automatyzacja tworzy wartość dodaną poprzez ograniczenie pracy ręcznej, oszczędzanie czasu, a w niektórych przypadkach ratuje życie.

Poniżej tweet autorstwa Anton Zaslavskia (aka Zedd), rosyjsko-niemieckiego producenta i didżeja. Wysłał tweeta na poparcie inteligentnego samochodu Tesli, mówiąc o tym, jak uratowało mu to życie.

Funkcja autopilota w samochodzie zaalarmowała kierowcę,gdy wykryła, że ten zasnął. Dzięki połączeniu automatyzacji życie Antona zostało uratowane.

Automatyzacja stworzyła zmianę paradygmatu w sposobie, w jaki pracujemy, w różnych branżach i firmach. Podobnie jest w przypadku sprzedaży. Artykuł A day in the Life of a Freshworks SDR (“Codzienne życie przedstawiciela handlowego”) przedstawia listę najważniejszych rzeczy, które mogą sfinalizować lub zaprzepaścić szansę sprzedaży.

Lista ta obejmuje wysyłanie wiadomości e-mail, nawiązywanie połączeń, tworzenie i negocjowanie umów i wiele innych. Handlowcy wykonują te zadania wielokrotnie w ciągu dnia dla wielu klientów i sporym wyzwaniem może być sprostanie tym wszystkim czynnościom tylko za pomocą ręcznej pracy.

Raport firmy Forrester stwierdza, że ​​automatyzacja zadań może pomóc zaoszczędzić 90% kosztów. Możesz zwiększyć wydajność i produktywność, jednocześnie zmniejszając koszty. To wystarczające powody, aby zainwestować w automatyzację procesów sprzedaży. Jednak w jaki sposób zamierzasz zautomatyzować proces sprzedaży ? Gdzie zaczynasz?

Oto pięć aspektów procesu sprzedaży, które można zautomatyzować:

1. E-mail

Badania mówią, że przedstawiciele handlowi spędzają 21% swojego dnia na e-mailach. To duża część ich dnia, prawie jedna czwarta, którą można lepiej spędzić, rozmawiając z potencjalnymi klientami. To oznacza że ten obszar wymaga automatyzacji poczty e-mail.

Aby rozpocząć korzystanie z automatyzacji poczty e-mail, należy przeanalizować codzienne zadania sprzedażowe wykonywane przez przedstawicieli handlowych i dowiedzieć się:

  1. Jakie e-maile najczęściej wysyła się codziennie?
  2. Ile czasu zajmuje tworzenie i edytowanie wiadomości e-mail przed jej wysłaniem?
  3. W jakim stopniu handlowiec musi spersonalizować i napisać w sposób indywidualny każdy e-mail, który wysyła?

W ciągu dnia wysyłanych jest dużo wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży, a wiele z nich jest powtarzalnych. W ramach cyklu sprzedaży przedstawiciele handlowi wysyłają różne ogólne treści w e-mailach oraz wykonują pewne czynności, takie jak:

  1. Tworzenie powitalnych e-maili do nowych potencjalnych klientów
  2. Monitoring e-maili, które pozostały bez odpowiedzi ze strony potencjalnego klienta
  3. E-maile z ofertą dla nowych użytkowników
  4. E-maile przypominające klientowi o terminie umówionych spotkań
  5. E-maile do nowych klientów z podziękowaniami za skorzystanie z usług/produktów.  

Tworzenie kolejnych kopii e-maila, dostosowywanie jej do każdego potencjalnego klienta i wysyłanie ich wymaga od przedstawicieli handlowych znacznej ilości czasu.

Załóżmy, że na przygotowanie i stworzenie e-maila z ofertą, zawierającego wstępne informacje o naszych rozwiązaniach, produktach i usługach, którego wysyłamy do potencjalnego klienta pierwszy raz, potrzebne nam są dwie minuty.

Jeśli przedstawiciel handlowy musi wysłać taką wiadomość e-mail do 10 innych potencjalnych klientów, to jest to już 20 minut. Te e-maile są tylko pierwszym punktem kontaktu w procesie sprzedaży. Na dalszych etapach, handlowiec, troszcząc się o relacje z potencjalnym klientem, musiałby spędzać jeszcze więcej czasu na tworzenie wysoce spersonalizowanych wiadomości e-mail.

Przygotowanie i wysłanie ich zajęłoby tyle czasu, że przedstawiciele handlowi spędzaliby całe godziny na wysyłaniu e-maili.

Twoi poirytowani tym faktem przedstawiciele handlowi zasługują na to, aby zautomatyzować ich czynności związane z tworzeniem e-maili do klientów poprzez szablony emaili, które mogą znacznie ograniczyć frustrację monotonią tych czynności.

Zamiast wpisywać tę samą wiadomość e-mail w kółko, mogą tworzyć i zapisywać szablony wiadomości e-mail, które można w razie potrzeby zmienić, oszczędzając mnóstwo czasu. Mogą również planować wiadomości e-mail, aby mogły być wysyłane do wielu potencjalnych klientów jednocześnie.

Jednak nie wszystkie wiadomości e-mail można zautomatyzować. Przedstawiciele handlowi wymieniają się wieloma wiadomościami e-mail z potencjalnymi klientami i członkami zespołu, a te trzeba tworzyć ręcznie.

Niektóre e-maile wymagają personalizacji na podstawie treści i kontekstu, w którym znajduje się korespondencja. Automatyzacja w procesie tworzenia wiadomości e-mail nie jest możliwa w przypadku, gdy treść korespondencji dotyczy:

  1. Dyskusji na tematy związane z aspektami prawnymi
  2. Negocjacji cenowych
  3. Pytań dotyczących zalet naszego produktu/usługi
  4. Potwierdzania spotkań z klientem
  5. Kontaktów z osobami z kadry kierowniczej

Co robić?

  • Podczas tworzenia szablonów wiadomości e-mail należy pamiętać o właściwym dostosowywaniu podpisów w wiadomości e-mail (tzw. stopka teleadresowa), aby zawierały wszystkie niezbędne dane do kontaktu, a także np. potencjalnie interesujące dla klienta linki do materiałów. Na przykład w e-mailu z podziękowaniem za rejestrację dodaj link do filmów o produktach i ciekawego case study (historii opisującej zalety naszej oferty na przykładzie zadowolonego klienta i zastosowanych rozwiązań). To pomoże lepiej poznać funkcje produktu oraz sytuacje, w których się go używa.
  • Zawsze dodawaj miejsce na automatyczną personalizację treści e-mail, wykorzystując do tego tzw. placeholder, czyli specjalne miejsce, które wypełnia się treścią dostosowaną do odbiorcy. Np. wiadomość do klienta zaczynająca się od Szanowny Panie [x]” w miejsce nawiasu kwadratowego system automatycznie umieści nazwisko klienta. Więcej o tym przeczytasz tutaj.

Czego nie powinieneś robić

  • Unikaj wysyłania automatycznych wiadomości e-mail w godzinach, które są poza godzinami pracy. Zaplanuj wysyłkę e-maile zgodnie ze strefą czasową odbiorcy.

2. Nadawanie priorytetów leadom

Twoja firma może otrzymywać dużą liczbę leadów z różnych źródeł. Niektórzy potencjalni klienci szukają tylko okazji, a niektórzy mogą być zainteresowani nawiązaniem dłuższych relacji z twoją firmą.

Nie ma sensu spędzać zbyt wiele czasu nad leadami, które pojawiły się w naszej bazie już dawno temu i nic z tego nie wynikło, ale handlowcy mogą nie być tego świadomi. Istnieją oczywiście narzędzia do nadawania punktów najlepszym leadom, oparte na sztucznej inteligencji. Pomagają one nadawać pierwszeństwo tym leadom, które najlepiej rokują.

Zanim jednak pójdziesz dalej i wdrożysz je w swojej firmie, zadaj sobie następujące pytania:

  1. Czy twoi przedstawiciele handlowi spędzają dużą część swojego czasu na analizie leadów?
  2. Czy współczynniki konwersji leadów są niskie?
  3. Czy twój proces sprzedaży jest długi ze względu na to, że uciekają ci leady lub trafiają na wąskie gardła w całym procesie?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z pytań jest twierdząca, twoja firma może skorzystać na automatyzacji procesu nadawania priorytetu leadom.

Zanim zaczniesz tworzyć swój model punktacji potencjalnego klienta, zastanów się, jakie dane są typowe dla twojej firmy.

Większość firm ocenia leady na podstawie charakterystycznych informacji, takich jak tytuł stanowiska, rodzaj branży i wielkość firmy. W niektórych przypadkach firmy potrzebują głębszej wiedzy na temat sposobu, w jaki klient korzysta z produktu i mogą prowadzić weryfikację potencjalnego klienta na podstawie niejawnych informacji, takich jak aktywność na stronie internetowej, jakie jeszcze strony odwiedza lead i co z nich pobrał.

W zależności od tego, w jaki sposób klient korzysta z produktu, można utworzyć hybrydowy system punktacji, wykorzystujący połączenie sygnałów jawnych i niejawnych. Na przykład można przyznać wyższą ocenę dyrektorowi finansowemu, który odwiedza podstronę z naszym cennikiem, niż stażyście, który odwiedza stronę główną czy przegląda landing page.

Co robić?

  • Jeśli jesteś firmą z wieloma produktami, skonfiguruj różne modele punktacji dla każdego produktu.
  • Ustawiaj sztywne progi dla tych wyników i powiększaj liczbę potencjalnych klientów na podstawie statusu, jaki uzyskują dzięki temu w twojej bazie: lead zimny, ciepły i gorący.

Czego nie robić:

  • Upewnij się, że skonfigurowałeś model oceny uwzględniający też dla ujemną punktację. Jest to częsty błąd popełniany przy tworzeniu modeli nadających punktację leadom. Uwzględniamy tylko pozytywne zachowania, ale z biegiem czasu początkowe zainteresowanie może zacząć słabnąć. Na przykład, możesz przypisać ujemne punkty do potencjalnych klientów, którzy przestali angażować się w twoją stronę i nie odpowiadają na e-maile wysyłane przez przedstawiciela handlowego.
  • Nie oceniaj na podstawie danych niskiej wartości, które nie mają znaczenia, takich jak fakt, że potencjalny klient kilkukrotnie otworzył naszego e-maila. Nie są one najlepszymi wskaźnikami zainteresowania potencjalnego klienta, ponieważ potencjalny klient mógł kilkakrotnie otworzyć wiadomość e-mail, aby ją przeczytać, ale coś mu w tym przeszkodziło.

3. Dystrybucja leadów

Badania dowodzą, że wykonanie telefonu do potencjalnego klienta w ciągu pierwszych pięciu minut od jego rejestracji na stronie pozwala zwiększyć szanse na sukces stukrotnie. Jednak w większości firm tak się nie dzieje. Firmy otrzymują kontakty z wielu źródeł – strony internetowej, bloga i mediów społecznościowych – i pozostają one nietknięte w CRM przez jakiś czas, zanim zostaną przypisane do przedstawiciela handlowego. Występuje często spora luka w czasie od momentu, w którym lead zostaje dodany do CRM, a przedstawiciel handlowy dociera do niego.

W tym miejscu pojawia się miejsce na etap dystrybucji leadów, czyli rozdzielania kontaktów do właściwych handlowców. Dzięki automatyzacji przypisywania leadów czas reakcji jest skrócony, co z kolei zwiększa współczynnik konwersji potencjalnego klienta.

Możesz przypisać potencjalnych klientów według lokalizacji geograficznej, rodzaju branży, wielkości firmy i wartości transakcji, dzięki czemu przedstawiciel handlowy łatwiej i szybciej skontaktuje się z potencjalnymi klientami. Pomaga to zwiększyć efektywność sprzedaży, ponieważ pozwala uniknąć wielokrotnych prób dotarcia do tego samego potencjalnego klienta.

Co robić?

Jeśli masz leady z całego świata lub prowadzisz działalność obejmującą wiele produktów, możesz automatycznie przypisać potencjalnych klientów do przedstawicieli handlowych zajmujących się danym regionem lub produktem.

4. Codzienne zadania

Oprócz tradycyjnych operacji, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail i weryfikacja potencjalnych klientów, przedstawiciele handlowi wykonują codziennie różne zadania administracyjne. Przyczyniają się one w niewielkim stopniu do większego wzrostu sprzedaży.

Te różne zadania mogą obejmować:

  • Wprowadzanie danych

Prawdziwy sukces systemu CRM polega na tym, że służy on jako jedyne źródło prawdy. Jest to zorganizowany zbiór danych dotyczących potencjalnych klientów, transakcji, kont i powiązanych działań sprzedażowych. Informacje wprowadzane są ręcznie do systemu przez handlowca. Automatyzacja wprowadzania danych CRM może pomóc w ograniczeniu czasu i wysiłku.

Dzięki automatycznej rejestracji połączeń przedstawiciele handlowi mogą wykonać wszystkie niezbędne telefony do kontaktów sprzedażowych i nie martwić się o to, że nie zdążą wszystkich informacji zarejestrować w systemie. CRM automatycznie zapisuje każde połączenie na koncie potencjalnego klienta, a gdy używamy aplikacji mobilnej to jesteśmy w stanie automatycznie przypominać o konieczności dodania w CRM notatki raz po rozmowie.

Dzięki narzędziom do automatycznego uzupełniania profilu dane leada można automatycznie uzupełnić odpowiednimi informacjami ze strony lub mediów społecznościowych, np.: stanowisko, branża i firma. Eliminuje to potrzebę, aby przedstawiciel handlowy ręcznie uzupełniał profil potencjalnego klienta.

  • Planowanie spotkań i ustawianie przypomnień

W celu umówienia się na spotkanie z potencjalnym klientem, zwykle wysyłane są wiadomości e-mail z przedziałami czasowymi potrzebnymi na spotkanie. Automatyzacja spotkań za pomocą narzędzia takiego jak Calendly może wyeliminować ten problem. Możesz przesłać link do swojego kalendarza z dostępnymi przedziałami czasowymi, a potencjalny klient może wybrać preferowany przedział czasowy. Zaproszenie do kalendarza zostanie automatycznie wysłane do obu stron, a e-mail z przypomnieniem zostanie wysłany przed zaplanowanym terminem.

  • Generowanie faktur

Jeśli dokonamy sprzedaży, status transakcji musi zostać zaktualizowany w CRM. Przedstawiciel handlowy musi przełączyć się na narzędzie do generowania faktur oraz zarejestrować i wygenerować fakturę dla potencjalnego klienta. Przełączanie się między narzędziami jest zawsze czasochłonne. Za pomocą automatyzacji fakturę można wygenerować automatycznie, gdy status transakcji zostanie zaktualizowany na oznaczający ten etap w CRM.

5. Generowanie raportów

Tworzenie raportów jest męczące i nudne, ale niezwykle ważne. Jako menedżer sprzedaży odpowiadasz za docelowe przychody. Musisz być świadomy tego, jak działa plan sprzedaży i mierzyć wydajność procesu sprzedaży. Najłatwiej to zrobić, utrzymując dane dotyczące wszystkich działań sprzedażowych.  

Jednak ręczne porównywanie danych wymagałoby za każdym razem aktualizacji arkusza kalkulacyjnego po wykonaniu każdego zadania wraz z opisem tego, co zaszło (np. liczbą zakończonych połączeń, co z nich wyniknęło i jakie były do nich uwagi).

W przypadku każdego wskaźnika KPI należy zachować wiele elementów. To dużo manualnego wprowadzania danych, tworzenia tabel i generowania wykresów. Jeśli przegapisz dodanie działania do listy, otrzymasz błędne dane. Automatyzacja raportowania może ci w tym pomóc.

Zanim zautomatyzujesz generowanie raportu, przygotuj listę wszystkich potrzebnych raportów i kluczowych wskaźników wydajności, które musisz śledzić:

  1. Roczny raport sprzedaży
  2. Kwartalny raport sprzedaży
  3. Raporty wykonanych telefonów sprzedażowych
  4. Raporty wysłanych e-maili sprzedażowych
  5. Porównywanie wydajności zespołu

Te raporty dotyczą zespołu. W przypadku raportów dotyczących poszczególnych handlowców, będziesz musiał śledzić ich wskaźniki KPI, takie jak:

  1. Liczba wysłanych e-maili
  2. Liczba wykonanych połączeń
  3. Liczba zweryfikowanych leadów
  4. Szanse sprzedaży
  5. Liczba działań zakończonych niepowodzeniem
  6. Liczba działań zakończonych sukcesem

Za pomocą automatyzacji raportów, można wyeliminować ręczne gromadzenie, organizowanie i analizowanie danych. To dodatkowo wyklucza niedokładności, które wynikają z błędu ludzkiego.

Wiele raportów można łatwo utworzyć, wybierając niezbędne parametry. Wydajność sprzedaży można śledzić, dostosowując raporty za pomocą wskaźników KPI, które należy śledzić.

Co zrobić?

Zaplanuj indywidualne raporty, aby przedstawiciel wiedział o ich skuteczności i mógł odpowiednio dostosować swoje działania.

Czego nie robić:

Unikaj zatrzymywania tych informacji tylko dla siebie. Udostępnij raport zespołowi, aby miał wgląd w postępy zespołu. Automatyzacja procesów sprzedaży jest łatwiejsza, gdy masz wydajny system CRM. Dzięki łatwemu w użyciu i intuicyjnemu interfejsowi użytkownika oprogramowanie Freshsales może pomóc zespołowi sprzedaży poprawić wydajność dzięki takim funkcjom jak kampanie sprzedażowe, inteligentne workflow, strona internetowa i śledzenie zdarzeń.

Wypróbuj Freshsales przez 30 dni za darmo.

Źródło: Blog Freshsales

Related posts