Scroll to top
en pl

Automatyzacja procesów w firmie w 3 krokach


Eryk Put - 24 października 2019 - 0 comments

Automatyzacja procesów w firmie dla wielu osób może wydawać się skomplikowana, trudna do wdrożenia lub nawet nieosiągalna – w szczególności dla małych firm, które nie dysponują dużymi budżetami. W rzeczywistości, wdrażając proste procesy automatyzacji, małe firmy są w stanie działać tak samo, jak duże przedsiębiorstwa, a korporacje mogą zwolnić wiele zasobów i uzyskać realne oszczędności finansowe. Automatyzacja może być potężnym narzędziem, którego Twój zespół może używać, aby być bardziej wydajnym, skutecznym i osiągać lepsze wyniki.

Czym jest automatyzacja procesów?

Automatyzacja polega na odciążeniu Twojego zespołu z powtarzalnych czynności, które może wykonać komputer. Twoi pracownicy nie zostaną całkowicie zastąpieni, ale będą mogli wykonywać bardziej wartościową pracę, która przyniesie większe korzyści dla całej firmy lub zespołu.

Główna zasada automatyzacji polega na określeniu zadań w Twoich procesach, w których maszyna może być lepsza od człowieka. Następnie w oprogramowaniu może zostać ułożony proces, który będzie automatycznie wykonywał zadania za Ciebie lub Twoich współpracowników.

Automatyzacja procesów w firmie w 3 krokach

W każdej organizacji, niezależnie od tego czy jest to uniwersytet czy prywatna firma, występują powtarzalne czynności. Zarządzanie umowami, fakturami, zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników – to tylko niektóre z przykładów, do których można ułożyć proces i częściowo go zautomatyzować.

Czy któreś z Twoich codziennych zadań wydaje się bardziej uciążliwe niż produktywne? Pamiętaj o tych rzeczach, przechodząc przez etapy optymalizacji procesów biznesowych:

Krok 1: Identyfikacja procesów

Wylistuj lub stwórz swoje procesy biznesowe i zweryfikuj, który wymaga jako pierwszy poprawy. Pierwszym krokiem jest wyszczególnienie wszystkich kluczowych akcji, które dzieją się w tym procesie. Powinny to być elementy, które nie zmieniają się w zależności od sytuacji, np. każde zapytanie ofertowe z formularza ze strony www musi trafić do działu sprzedaży.

Profesjonalna obsługa klienta przy użyciu automatyzacji

Aby zidentyfikować kluczowe elementy zadaj sobie następujące pytania: 

  • Jaki cel ma ten proces?
  • W którym momencie zaczyna się proces, a kiedy kończy?
  • Jakie kroki należy podjąć, aby przejść przez cały proces?
  • Jakie działy i/lub pracownicy są zaangażowani w proces?
  • Jakie informacje muszą zostać przekazane pomiędzy poszczególnymi krokami w procesie?

Dla przykładu, w przypadku zatrudniania nowych pracowników, analiza ta może wyglądać następująco:

  • Jaki cel ma ten procesu?

Zatrudnienie wykwalifikowanego pracownika.

  • W którym momencie zaczyna się proces, a kiedy kończy?

Proces rozpoczyna się od przesłania przez kandydata CV, a kończy się decyzją o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydatury.

  • Jakie kroki należy podjąć, aby przejść przez cały proces?

Weryfikacja CV, kwalifikacja kandydatów, umówienie rozmowy kwalifikacyjnej, rozmowa kwalifikacyjna, decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu kandydata.

  • Jakie działy i/lub pracownicy są zaangażowani w proces?

HR i odpowiedni kierownik działu.

  • Jakie informacje muszą zostać przekazane pomiędzy poszczególnymi krokami w procesie?

Zgłoszenia, CV, listy motywacyjne, daty/godziny spotkań, notatki i informacje z rozmowy kwalifikacyjnej.

Zwróć uwagę, że odpowiedzi na te pytania nie dotyczą sposobu, w jaki proces jest wykonywany, a jedynie tego, co zostało zrobione, aby ten proces mógł się odbyć.

Krok 2: Przemyśl obecne procesy w firmie

Ten krok powinien dotyczyć przemyślenia i zweryfikowania obecnego procesu. Podczas weryfikacji powinny ukazać się potencjalne obszary, które wymagają poprawy. Pomyśl o każdym kroku w analizowanym procesie, a następnie zadaj sobie następujące pytania:

  • Ile materiałów (np. papieru) zużywa się podczas trwania tego etapu?
  • Ile kopii tego samego dokumentu trzeba przygotować?
  • Ile roboczogodzin jest wymaganych do przejścia przez cały etap?
  • Ile roboczogodzin spędza się na zbędnej, powtarzalnej pracy?
  • Gdzie proces się opóźnia, zatrzymuje, gdzie występują tzw. wąskie gardła?
  • Kiedy i dlaczego występuje opóźnienie?

Porównaj te informacje z listą kluczowych rzeczy, które trzeba wykonać, aby przejść przez cały proces. Uświadomisz sobie, że niektóre sprawy, które wydają się niezbędne, np. kopiowanie dokumentów dla każdego kierownika działu, w rzeczywistości nie jest potrzebne, aby zrealizować cel procesu. Wyeliminuj dodatkowe zadania, które nie wnoszą nic wartościowego do procesu, a powtarzające się czynności zautomatyzuj. 

Spójrzmy na przykład jednego z naszych klientów, który prowadzi firmę produkcyjną oraz platformę internetową do składania zamówień dla firm B2B.
Odpowiadając na powyższe pytania uświadomił sobie, że proces zarządzania dokumentami w firmie był nieefektywny.
Każda informacja o nowym zamówieniu trafiała do jednej skrzynki, a później była ręcznie przekazywana między różnymi działami w sklepie, które były odpowiedzialne za kompletowanie poszczególnych produktów.

Aby usprawnić proces obsługi zamówienia, zaczęli oni korzystać z narzędzi automatyzujących procesy biznesowe w firmie do digitalizacji i automatycznego przydzielania zamówień do odpowiedniego działu we właściwym momencie. Skróciło to czas przetwarzania zamówienia z 5-7 tygodni do 72h. Pozwoliło to zaoszczędzić około 200 godzin czasu pracy rocznie. 

Celem optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych jest ograniczenie lub wyeliminowanie zbędnej pracy, niepotrzebnych kosztów, wąskich gardeł i błędów popełnianych przy powtarzalnych czynnościach.

Krok 3: Automatyzacja procesów biznesowych w firmie

Po wyeliminowaniu niepotrzebnych elementów z procesu nadszedł czas na wdrożenie automatyzacji. Kiedy cały proces jest zmapowany i rozrysowany, a Ty wiesz co ma się zadziać na każdym etapie, należy przejść do wdrożenia oprogramowania. 

Pamiętaj, że oprogramowanie jest tylko narzędziem, które ma “obsługiwać” Twój proces, ważne żebyś mógł w nim zautomatyzować niezbędne zadania.

 

Zapisz się na darmowy trial

Nie czekaj i już dziś dowiedz się jak możemy zwiększyć Twoją efektywność.

Przykładowe wykorzystanie procesów w oprogramowaniu

Miej oko na swoje projekty i automatycznie przypominaj o deadline’ach

Jako właściciel agencji digitalowej prawdopodobnie prowadzisz kilka, a nawet kilkanaście projektów na raz. Zoptymalizowany proces oraz późniejsze przełożenie go na odpowiednie oprogramowanie pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i być na bieżąco ze statusami wszystkich projektów.

Na poniższym zdjęciu widzisz tablicę, która została stworzona dla freelancera. Widzimy na niej wdrożony proces obsługi klientów w trakcie trwania projektów. Możemy również wpisać interesujące Cię elementy procesu, takie jak: statusy (nierozpoczęte, w trakcie, zakończone), etapy projektu, zadania do wykonania, szacunkowy czas potrzebny do ukończenia zgłoszenia lub projektu, płatności itp.

Równie dobrze, do takiej tablicy możesz dodać swoich współpracowników i przypisać do nich zadania, a przy użyciu automatyzacji przypominać im np. mailowo lub poprzez aplikację mobilną o kończących się terminach.

Monitorowanie postępów produkcji

Żeby nie być gołosłownym, chciałbym pokazać, że procesy i nowoczesne oprogramowanie równie dobrze sprawdzą się w tradycyjnym biznesie produkcyjnym. Do tego przykładu weźmiemy proces, który został przygotowany wspólnie ze stolarnią produkującą wysokiej jakości meble na wymiar. Dzięki wdrożeniu procesu do oprogramowania, właściciel firmy ma wgląd w statusy trwających projektów, a na osobnej tablicy poszczególne projekty rozpisane zostały na etapy, do których są przypisani kierownicy zespołów.

Dlaczego zdecydował się na wdrożenie nowej technologii, która usprawniła działalność stolarni? 

Gdyby nie procesy i oprogramowanie, musieliby oni wrócić do dużej białej tablicy i cotygodniowych spotkań. Wszyscy pracownicy musieliby przyjść do biura, aby dowiedzieć się na jakim etapie znajduje się dany projekt. Byliby wtedy mniej wydajni i tracili czas na spotkania, które jak widać mogą zostać częściowo pominięte. 

Wszystkie informacje i dyskusje mogą być prowadzone w jednym miejscu – przy danym projekcie jest możliwość rozpoczęcia konwersacji. A w przestoju właściciel może szybko zidentyfikować problem, w którym jego udział jest niezbędny.

 

Zapisz się na darmowy trial

Nie czekaj i już dziś dowiedz się jak możemy zwiększyć Twoją efektywność.

Related posts