Scroll to top
en pl

Jak zorganizować event i nie zwariować


Radoslaw Kosiec - 3 października 2019 - 0 comments

Planowanie eventów to zadanie dla osób o mocnych nerwach. Znalezienie odpowiedniego miejsca, utrzymanie budżetu w granicach rozsądku i upewnienie się, że wszystko przebiega zgodnie z planem, wymaga nieprzeciętnych zdolności organizacyjnych. 

Jak więc zyskać pewność, że wszystko jest pod kontrolą? Karteczki samoprzylepne, tabelki w Excelu i zwykły kalendarz ścienny są przydatne w zarządzaniu planowaniem wydarzeń firmowych, ale mogą nie wystarczyć.

Z pomocą przychodzi narzędzie monday.com, które uwzględni wszystkie aspekty planowania wydarzenia – od najdrobniejszych szczegółów, po całościowy obraz eventu. Dzięki temu można łatwo ustalić priorytety, kontrolować poszczególne elementy harmonogramu, a co najważniejsze – można mieć pewność, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Platforma monday.com znacząco ułatwi planowanie wydarzeń – zarówno tych kameralnych, jak i tych bardziej spektakularnych.

5 etapów planowania w jednym narzędziu

  1.  Wstępny plan: Jaki jest cel tego wydarzenia? Kto jest adresatem? Jaki przewidziano budżet? Kiedy odbędzie się wydarzenie? O tych kwestiach trzeba pomyśleć już na samym początku planowania wydarzenia. Narzędzie monday.com udostępnia szablon zawierający listę wszystkich ważnych aspektów, które trzeba wziąć pod uwagę. Oczywiście do listy można dodać  własne punkty – stosownie do potrzeb.
  2. Planowanie budżetu: Wszystko sprowadza się do pieniędzy. Jakim budżetem dysponujesz? Jaki będzie całkowity koszt wydarzenia? Czy równomiernie rozplanowałeś budżet? Czy potrafisz uczyć się na błędach?
  3. Planowanie cateringu: uczestnicy wydarzenia muszą mieć zapewnione jedzenie – to od Ciebie zależy czy je dostaną. Przy zamawianiu cateringu trzeba wziąć pod uwagę ilość i jakość, indywidualne preferencje użytkowników i ograniczenia dietetyczne – to wszystko można z łatwością monitorować przy pomocy monday.com.
  4. Planowanie promocji wydarzenia: samo zaplanowanie wydarzenia nie wystarczy. Uczestnicy nie pojawią się jeżeli nie będą o nim wiedzieć. Kluczem do sukcesu jest plan promocji – należy skutecznie rozpowszechnić informację o wydarzeniu, niezależnie od tego czy będzie to w formie plakatów, przy użyciu mediów społecznościowych lub poprzez e-mail.
  5. Delegowanie ról: zbiorowa odpowiedzialność nigdy się nie sprawdza. Po zakończeniu planowania przychodzi pora na przydzielenie zadań odpowiednim osobom. W monday.com można przypisać zadanie poprzez kolumnę osób. Pracownik, do którego zostało przydzielone zlecenie, otrzymuje natychmiastowe powiadomienie – dzięki temu masz pewność, że nikt nie przeoczy swoich obowiązków.

Przy odpowiedniej organizacji i właściwie dobranym narzędziu, planowanie wydarzeń nie musi urastać do rangi misji kosmicznej. Wypróbuj monday.com – nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania!

Related posts