Scroll to top
en pl

Szablon zarządzania bazą klientów


Radoslaw Kosiec - 9 lipca 2019 - 0 comments

Czy nadal szukasz perfekcyjnego szablonu zarządzania bazą klientów? Każdy, kto kiedykolwiek pracował z wieloma klientami, wie jak trudne jest zarządzanie obszerną bazą klientów.

Niezależnie od tego czy pracujesz w dziale marketingu, jesteś księgowym czy fotografem – tylko niewielka grupa osób rozumie dokładnie na czym polega Twoja praca. Każdy zawód wymaga ustalenia określonych ram i procesów, a poszczególne zadania mogą zabierać więcej czasu niż się wydaje. Większość osób nie widzi co dzieje się za kulisami danego rodzaju pracy.

To właśnie dlatego proces obsługi klienta może sprawiać trudności – być może klienci nie rozumieją złożoności i rzeczywistego wymiaru Twojej pracy.

Dlatego właśnie bardzo trudno sprawić, by klienci byli usatysfakcjonowani. Klienci często zmieniają swoje wymagania w trakcie trwania projektu. Czasami mają nierzeczywiste oczekiwania odnośnie terminów realizacji projektu, żądając natychmiastowego wprowadzenia jakiejś zmiany.

Jak rozwiązać ten problem? Oczywiście można powiedzieć, że wystarczy poprawić komunikację z klientem lub podnieść jakość dokumentacji projektu, ale to nie jest takie proste. Największym wyzwaniem jest wprowadzenie tych porad w życie. Tradycyjne sposoby komunikacji poprzez e-mail, rozmowy telefoniczne lub smsy są czasochłonne i nie zawsze skuteczne. Takie narzędzia nie pomogą – w większości przypadków zwiększają tylko konieczny nakład pracy.

Właśnie dlatego Monday.com stworzył szablon zarządzania bazą klientów. W oparciu o własne doświadczenia ustalono, że najlepszym wyjściem będzie ustalenie oczekiwań i dostarczanie klientowi aktualnych informacji o postępach w projekcie.

Dzięki rozwiązaniu Monday.com, zyskujesz możliwość współpracy z klientami w sposób budujący zaufanie, co przełoży się na lepszą i szybszą realizację zadań. To bardzo łatwe – wystarczy dodać klientów do tablicy zadań jako gości (liczba zaproszonych klientów nie musi być limitowana – wszystko zależy od wybranej wersji oprogramowania Monday.com). W ten sposób cały proces jest przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych.

Monday.com jest autorem szablonu do zarządzania bazą klientów, który został stworzony w oparciu o doświadczenie najlepiej funkcjonujących zespołów i firm z całego świata. Główną zaletą tego szablonu jest możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb każdego projektu.

Przejrzysty plan działania

Szablon zarządzania bazą klientów pozwala na udostępnienie klientowi harmonogramu prac w projekcie. Wystarczy dodać kolumnę z datami, aby każdy zaangażowany wiedział na kiedy zaplanowano realizację poszczególnych zadań. Można założyć, że procesy w projektach dla różnych klientów są do siebie podobne – użycie szablonu sprawi, że nie trzeba będzie tworzyć nowego harmonogramu dla każdego klienta. 

Udostępnienie klientowi informacji o przebiegu prac nad jego zleceniem, pozwoli mu lepiej zrozumieć cały proces i poprawi Waszą współpracę. Dzięki temu klient może samodzielnie uzyskać informację o interesujących go zadaniach lub zlecić następne zadanie. Dodatkowo taka transparentność sprawia, że klient czuje się dobrze poinformowany o postępach w projekcie, a ustalenie oczekiwań i wymagań na samym początku pozwoli na uniknięcie wielu nieporozumień.

Szybka komunikacja w projekcie

O zakończeniu każdego zadania można poinformować klienta korzystając z funkcji @mention w systemie Monday.com. Klient automatycznie dostanie wtedy powiadomienie poprzez e-mail , a dzięki aplikacji na urządzenia mobilne może mieć dostęp do aktualizacji w dowolnym momencie. Co najważniejsze, ta funkcja ma także znaczenie w szerszym kontekście projektu – masz dostęp do informacji czy klient wyświetlił już nowe zmiany lub czy otrzymał Twoją wiadomość.

W odpowiedzi klienci mogą zmieniać statusy zadań, pisać komentarze i precyzować swoje oczekiwania inną drogą niż mail lub telefon. Jest to zdecydowanie szybsze rozwiązanie, które pozwala klientowi być na bieżąco ze zmianami w projekcie i daje mu poczucie kontroli.

Wszystkie informacje w jednym miejscu

Zarówno Ty, jak i klient możecie dodawać załączniki wprost ze swojego komputera, aplikacji Dropbox lub dysku Google. Oprogramowanie Monday.com przechowuje wszystkie ważne dane o projekcie w jednym miejscu, które łatwo przeszukać. Jest to dużo lepsze rozwiązanie, w porównaniu do skrzynki e-mail, gdzie załączniki i informacje gubią się w natłoku wiadomości.

Nawet jeżeli do projektu wprowadzone są zmiany, wszyscy członkowie zespołu oraz klient zyskują natychmiastowy dostęp do aktualnych danych. Nie ma potrzeby bawienia się w “głuchy telefon” – wszystkie informacje zgromadzone są w jednym miejscu, a każdy zaangażowany może w dowolnym momencie do nich dotrzeć.

Zachowanie takiej przejrzystości w projekcie zawsze niesie ze sobą korzyści w postaci większej wydajności i płynniejszej komunikacji. Czas, który musiałby być poświęcany na maile i telefony, można przeznaczyć na faktyczną pracę nad projektem.

Zarządzanie bazą klientów nie musi być skomplikowane i czasochłonne. Podstawą jest regularne informowanie o postępach w projekcie i udostępnienie harmonogramu terminów. Narzędzie Monday.com zdecydowanie ułatwi proces zarządzania, a klienci będą zachwyceni jakością współpracy.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu bazą klientów z Monday.com – skontaktuj się z nami! Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania.

Related posts