Scroll to top
en pl

Współpraca biura i monterów


Kamil Grabowski - 15 listopada 2019 - 0 comments

Zarządzanie obsługą klienta to bardzo obszerny temat, który składa się z wielu etapów.  W przypadku źródła pierwszego kontaktu, przypisania osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie, ustawienia przypomnienia dla handlowca i priorytetyzacji, bardzo dobrze sprawdza się wdrożenie automatyzacji tych procesów. Jednak niezależnie od branży, jaką zajmuje się Twoja firma, kluczem do sukcesu jest komunikacja – zarówno ta wewnątrz zespołu, jak i w obrębie współpracujących ze sobą działów oraz całej firmy.  

Wybierając sposób komunikacji, należy pamiętać, że każdy zespół ma inny sposób pracy oraz nieco inny rodzaj zadań. Niektóre zespoły pracują w biurze, a inne w terenie (np. monterzy). Jak zatem uniknąć potencjalnych problemów, spowodowanych zaburzonym przepływem informacji?

 

Uprość komunikację w swoim zespole

Nie czekaj i sprawdź, jak możemy w tym pomóc!

Współpraca biura i monterów

Istnieje wiele sposobów komunikacji, jednak nie wszystkie sprawdzają się na linii biuro – monterzy. Niestety, bardzo często dochodzi tutaj do nieporozumień i błędów, których można by uniknąć gdyby tylko współdziałać w bardziej zorganizowany sposób.

Głuchy telefon

W tym przypadku informacje wymieniane są podczas rozmów twarzą w twarz lub rozmów telefonicznych. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele potencjalnych niebezpieczeństw, gdyż w dużej mierze polegamy na ludzkiej pamięci, która niestety bywa zawodna. Nigdy nie mamy też gwarancji, że nasz zaufany monter Henio prawidłowo zapamięta adres. Może zdarzyć się, że zamiast na ulicę Latawcową, trafi na ulicę Lotniczą, która znajduje się w zupełnie innej części miasta. Poza tym, jeżeli jeden monter się rozchoruje, trzeba ponownie przekazać te same informacje kolejnemu pracownikowi. A przecież nie po to Sumerowie wynaleźli pismo, żeby w dzisiejszych czasach polegać wyłącznie na przekazie ustnym.

Papierowe notatki

Adres klienta można wydrukować, zapisać na karteczce samoprzylepnej lub nawet, w ostateczności, na serwetce. Jednak karteczkę łatwo zgubić. Dodatkowo jest to niezbyt ekologiczne rozwiązanie. Załóżmy, że jeden monter obsługuje 8 zleceń dziennie przez 251 dni roboczych w ciągu roku. Rocznie daje to ponad 2000 arkuszy papieru przeznaczanych na zapis informacji, która szybko się dezaktualizuje. Mając na uwadze, że firmy najczęściej nie opierają się tylko na 1 monterze, można oszacować, że rzeczywiste zużycie papieru jest o wiele większe.

Cyfrowa alternatywa

Nieustanny rozwój technologiczny sprawia, że komunikacja coraz częściej przenosi się na poziom cyfrowy. Obecnie znaczna większość społeczeństwa posiada smartfona. Nie ma co się dziwić – urządzenia mobilne są zdecydowanie wygodniejsze w użyciu niż pliki kartek. Z dobrodziejstw XXI wieku mogą korzystać również firmy. Zespół, wyposażony w tablety czy smartfony, może przesyłać sobie e-mailem potrzebne dokumenty lub nawet oprzeć swoją pracę na systemie zintegrowanym z aplikacją mobilną. Jedynymi zagrożeniami pozostają brak dostępu do internetu i rozładowana bateria, jednak dzięki powszechności technologii LTE i powerbankom nie powinny być to przeszkody nie do pokonania.  

Desktop vs Smartphone
Wersja mobilna niektórych aplikacji pozwala na szybki dostęp do danych w dowolnym miejscu.

Lista narzędzi i materiałów

Żeby mieć pewność, że nasza ekipa nie zapomni zabrać ze sobą niezbędnych narzędzi i materiałów, warto przygotować wcześniej listę.

Z jednej strony będzie to lista zamówionych przez klienta towarów, w naszym przypadku mogą być to okna, parapety i rolety. Listę tę przygotuje handlowiec po zapoznaniu się z zamówieniem podpisanym przez klienta w ofercie.

Drugą listę przygotowuje monter – znajdą się na niej przedmioty, potrzebne do wykonania montażu, np. elektronarzędzia, kotwa i pianka montażowa. Żeby nie pogubić się w zamówieniach i listach, najlepiej powiązać je z całą ofertą, np. poprzez możliwość dodawania do niej komentarzy.

Checklista pomaga w upewnieniu się, że ekipa montażowa ma ze sobą wszystko czego potrzebuje.

Niektóre aplikacje umożliwiają też integrację z innymi serwisami, które pozwalają na wyszukiwanie obiektów i oglądanie map, np. Google Maps. Taka wizualizacja lokalizacji na mapie pozwoli lepiej zaplanować pracę, jeśli ekipa wykonuje kilka zleceń w ciągu jednego dnia.

Realizacja zlecenia

Na koniec trzeba także domknąć płatność za wykonany montaż. Oczywiście dokładną kwotę również można dopisać w komentarzach do oferty – tuż obok listy materiałów. Po wykonaniu całej pracy i odbiorze ostatniej części płatności, monter może od razu zmienić status zlecenia, np. na “opłacony po montażu”.

Uprość komunikację w swoim zespole

Nie czekaj i sprawdź, jak możemy w tym pomóc!

Related posts