Scroll to top
en pl

Wybór narzędzia do zarządzania projektami


Radoslaw Kosiec - 12 sierpnia 2019 - 0 comments

Co przychodzi Ci do głowy jako pierwsze, gdy słyszysz termin “narzędzie do zarządzania projektami”? Prawdopodobnie w pierwszej kolejności pomyślisz o zadaniach, produktywności, dashboardach, terminach…

Na pierwszy rzut oka te skojarzenia nie brzmią zbyt interesująco. Można by nawet powiedzieć, że narzędzia do zarządzania projektami to temat nudny i przytłaczający. Skomplikowane i powtarzające się procedury, w których nie ma miejsca na własną inwencję – też tak myślicie?

Prawdopodobną przyczyną takiego podejścia do tego rodzaju narzędzi jest ich mała elastyczność. Nieczęsto zdarzają się takie narzędzia jak Jira lub Monday, które są w stanie nadążyć za dynamicznie zmieniającym się środowiskiem pracy i kompleksowo potrafią dostosować się do indywidualnych potrzeb zespołu. W przypadku bardziej rozbudowanych projektów, sztywna lista zadań i podzadań może nie wystarczyć. Dobre narzędzie do zarządzania projektem powinno spełniać funkcję transparentnej i przejrzystej bazy wiedzy, aby komunikacja była płynna, a każdy pracownik miał zapewniony dostęp do aktualnych informacji.

Co najważniejsze – głównym celem wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami jest optymalizacja procesów i ułatwienie pracy, dlatego powinno być ono intuicyjne i proste w obsłudze. Oczywiście trudno wymagać, aby korzystanie z takiego narzędzia dodatkowo zapewniało pracownikom rozrywkę, niemniej jednak zbyt skomplikowane i sztucznie dobrane narzędzie może dodatkowo utrudnić wykonywanie codziennych obowiązków.

Jak dobrać narzędzie do zarządzania projektami?

1. Szersze spojrzenie na cele firmy

W dobrze zarządzanym projekcie każdy pracownik wie, jakie są jego zadania. We wspaniale zarządzanym projekcie każdy pracownik wie, jakie są długofalowe cele biznesowe w odniesieniu do całej firmy.

Większość narzędzi do zarządzania projektami nie jest w stanie wypełnić luki między zadaniami niższego szczebla, które muszą być wykonywane w ramach codziennych obowiązków, a złożonymi zadaniami, które wymagają dłuższego czasu realizacji i pokrywają się z celami biznesowymi organizacji.

Tylko przejrzysty i transparentny system sprawi, że pracownik nie będzie czuł się jak nic nie znaczący trybik w maszynie, ale będzie miał świadomość, że jego praca i wysiłek to rzeczywisty wkład w sukces całej firmy. Poczucie wpływu na ogół projektu zdecydowanie zwiększa poziom motywacji pracownika, a to przekłada się na lepszą wydajność i efektywność całego zespołu.

2. Ułatwienie codziennej pracy

Dobrze dobrane narzędzie do zarządzania projektami nie powinno dodatkowo komplikować realizacji zadań, a wręcz przeciwnie – jego głównym zadaniem jest ułatwienie komunikacji i podniesienie komfortu pracy.

Właściwy dobór to jednak nie wszystko – kluczem do sukcesu jest odpowiednie wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami. Zmiana lub wdrożenie takiego narzędzia nie może odbyć się w ciągu jednego dnia – to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Dobrym pomysłem jest wprowadzanie nowego sposobu pracy krok po kroku – tak, aby każdy pracownik miał czas na przyzwyczajenie się do zmian i nauczenie się obsługi nowej platformy.

Niektóre narzędzia do zarządzania projektami oferują bardzo szerokie możliwości dostosowywania swoich funkcji i przepływów pracy, tak aby jak najlepiej spełniały oczekiwania użytkowników. Przed konfiguracją nowej platformy warto poznać potrzeby poszczególnych zespołów, aby narzędzie faktycznie pomagało w pracy i przyspieszało realizację zadań.

3. Komunikacja w projekcie

Ograniczenie pracownikom dostępu do informacji nie tylko utrudni im pracę, ale także odetnie im możliwość dzielenia się pomysłami i wprowadzania ulepszeń. Dobrze dobrane narzędzie do zarządzania projektem sprawia, że każdy pracownik ma możliwość wglądu we wszystkie etapy realizacji danego zadania, wie kto jest odpowiedzialny za konkretne zlecenie i ma jasną informację do kogo zgłosić się, gdy potrzebuje pomocy lub dodatkowej specyfikacji zlecenia.

Dzięki takiej transparentności pracownicy nie muszą tracić czasu na korzystanie z tradycyjnych metod komunikacji. Możliwość samodzielnego sprawdzenia większości danych ogranicza konieczność wysyłania e-maili, organizowania spotkań i bezpośrednich konwersacji, które bardzo często po prostu przeszkadzają w pracy. 

Oczywiście komunikacja bezpośrednia jest bardzo ważna – trudno ustalić np. cele biznesowe poprzez komunikator. W tym przypadku lepiej sprawdzi się zorganizowanie spotkania. Wyobraźmy sobie jednak następującą sytuację:

Jesteś pochłonięty zadaniem, które wymaga dużego skupienia, np. przygotowujesz ofertę dla klienta. Od pracy odrywa Cię kolega z pytaniem o termin realizacji innego zadania. Udzielasz mu odpowiedzi, po czym znów starasz się powrócić myślami do oferty, nad którą aktualnie pracujesz. Takich sytuacji w ciągu dnia pracy może zdarzyć się kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt – za każdym razem musisz na nowo wdrażać się w realizowane zadanie. O wiele prościej byłoby, gdyby odpowiedzi na pytania współpracowników były zgromadzone w jednym miejscu i dostępne dla wszystkich. Wtedy każdy mógłby wyszukać potrzebne informacje bez odrywania innych od pracy.

Monday – narzędzie do zarządzania projektami

Narzędzie stworzone przez monday.com spełnia wszystkie wyżej wymienione kryteria. Jest proste w obsłudze, ułatwia komunikację, przyspiesza realizację zadań, a czasem nawet jest źródłem rozrywki (wiedziałeś, że na jednym z pulpitów każde zadanie przedstawione jest wizerunkiem lamy?).

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach narzędzia do zarządzania projektami stworzonego przez monday.com? A może chcesz wiedzieć jak wdrożyć to narzędzie w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami – specjaliści Deviniti chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania.

Related posts