Scroll to top
en pl

Zarządzanie planowaniem spotkań


Radoslaw Kosiec - 13 września 2019 - 0 comments

Spotkania wewnętrzne to nieodłączna część funkcjonowania każdej organizacji. Coraz rzadziej przyjmują one tradycyjną formę, gdzie wszyscy uczestnicy zajmują miejsca siedzące wokół stołu i debatują dopóty, dopóki z kubka z kawą nie spojrzy na nich dno. Dodatkowo, poza głównym tematem spotkania, omawiane są także nieistotne kwestie – takie posiedzenia naprawdę mogą ciągnąć się w nieskończoność.

Rozwiązaniem są, coraz częściej stosowane, spotkania “na stojąco” (stand-up meeting), których głównym celem jest skrócenie czasu wypowiedzi poszczególnych użytkowników. Taka forma jest szczególnie popularna w przypadku codziennych porannych spotkań (daily), w trakcie których każdy z członków zespołu przedstawia co udało mu się wykonać wczoraj, nad którymi zadaniami będzie pracował dzisiaj. To także dobra okazja do poinformowania o ewentualnych przeszkodach w realizacji konkretnych zleceń – dzięki temu zespół może wspólnie zastanowić się nad możliwymi rozwiązaniami tych problemów.

Wady i zalety spotkań stand-up

Spotkania w formie stand-up mają zarówno wady, jak i zalety:

Zalety

Wady

Każdy może się wypowiedzieć. Zespół skupia się na codziennych, pojedynczych zadaniach, nie patrząc na projekt całościowo.
Grupowe spotkania wzmacniają poczucie wspólnoty.
Zbudowanie świadomości co robią inne osoby w zespole.

Pełny obraz firmy

Na pełny obraz składają się główne cele, które chce osiągnąć zespół. Przykładowo, w procesie tworzenia produktu, celami nadrzędnymi jest wdrożenie innowacyjnych funkcji lub ważnych ulepszeń w produkcie. Celem może być także prelekcja na konferencji lub rozwój biznesowy.

Zwrócenie uwagi zespołu na całościowy obraz projektu to najlepszy sposób na motywację członków zespołu i uświadomienie im, że praca nad niewielkimi zadaniami to ich wkład w realizację nadrzędnych celów całego zespołu, projektu, a nawet całej firmy.

Transparentność informacji i świadomość zespołu to nie tylko czynnik motywujący – dzięki temu zespół ma szansę rozwinąć skrzydła, a jego kreatywność w rozwiązywaniu problemów nie jest niczym ograniczona. Szeroki ogląd sytuacji daje zespołowi wiedzę o celowości oraz wadze ich codziennych zadań.

Produktywne spotkania

Jak zatem osiągnąć kompromis pomiędzy krótkim spotkaniem i globalnym spojrzeniem na cele firmy? Rozwiązaniem jest monday.com – system, który pomaga w odpowiednim przygotowaniu do spotkań. Dzięki niemu zespół nie omawia już drobiazgowo poszczególnych zadań, ale wchodzi poziom wyżej – tematem przewodnim stają się nadrzędne cele, które zespół musi osiągnąć.

Na codziennym porannym spotkaniu, zamiast analizy dokonań poszczególnych osób, analizowane są konkretne cele i założenia. Osoby odpowiedzialne za realizację danego celu przedstawiają co zostało zrobione w tym aspekcie wczoraj oraz jakie działania zostały zaplanowane na dzisiaj.

W tym momencie warto również porozmawiać o problemach i przeszkodach. Przeniesienie rozmowy o trudnościach w kontekście realizacji celu zdejmuje z pracownika konieczność personalnego proszenia o pomoc, co ułatwia komunikację i pozwala szybko rozwiązać problem. To właśnie można zyskać dzięki rozpatrywaniu etapu projektu przez pryzmat celu, a nie codziennych zadań ludzi.

  • Wszyscy są poinformowani o pracy, zadaniach i celach całego zespołu. 
  • Uczestnicy nie są znudzeni spotkaniem, ponieważ jest krótkie i interesujące.
  • Takie spotkania umożliwiają wymianę pomysłów, wsparcie i wzajemną pomoc.
  • Wszyscy wiedzą, co firma chce osiągnąć i starają się pomóc.
  • Pracownicy zyskują kontrolę nad tym co robią – nie podejmują pobocznych i nieistotnych tematów, ponieważ znają cel końcowy.
  • Zespół zyskuje poczucie wspólnej misji: o wiele lepiej jest brać udział w realizacji celu całej firmy, niż tylko realizować swoje indywidualne założenia.

Widok produktu monday.com, który przedstawia krótką listę celów nadrzędnych, oczekiwanych terminów ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne założenia.

Planowanie spotkań

System monday.com to narzędzie, które ułatwia prowadzenie maksymalnie produktywnych spotkań. Pozwala ono sporządzić listę celów nadrzędnych dla projektu lub całej firmy i udostępnić ją całemu zespołowi.

Jeżeli spotkania daily nie są tradycją dla Twojego zespołu, możesz poświęcić nieco więcej czasu na wdrożenie nowego sposobu pracy. Nie musisz wprowadzać wszystkich zmian równocześnie. Zacznij od cotygodniowych spotkań i stopniowo zwiększaj ich częstotliwość. Regularne informowanie zespołu o aktualnych celach organizacji wzbudzi zainteresowanie i pogłębi więź pracowników z firmą i jej zamierzeniami.

Narzędzie do planowania spotkań

System monday.com wypełnia lukę między codziennymi, podstawowymi zadaniami i globalnymi celami całej firmy. Wspólne patrzenie w jednym kierunku buduje więź i lojalność oraz motywuje pracowników. Szeroki obraz pozwala ludziom zobaczyć czego jeszcze brakuje, a co jest zbędne. Wspólny kierunek jest bardzo potrzebny, zwłaszcza w obliczu dynamicznie zmieniających się warunkach rynku.

Dzięki monday.com możesz podzielić się z zespołem najważniejszymi celami oraz aktualizować je w czasie rzeczywistym.

Teraz możesz samodzielnie przetestować jak monday.com może uprościć spotkania w Twojej firmie.
Załóż triala tutaj lub napisz do nas.

Related posts