Scroll to top
en pl

Komunikacja w zespole – jak usprawnić ją za pomocą Jira


Ewa Jakubiec - 13 czerwca 2019 - 0 comments

Zapewne znalazłeś się kiedyś w sytuacji, w której podczas review okazało się, że ktoś w Twoim zespole nie zobaczył nowej informacji, która została dopisana podczas sprintu. Zawsze w takich momentach zastanawiamy się, czy jest to niedbalstwo danej osoby, błąd systemu czy pracownik miał po prostu za dużo pracy na głowie. Jak zapobiec takim zdarzeniom i usprawnić komunikację w swoim zespole?

Jest wiele wytłumaczeń danej sytuacji, jednak istotą i tak pozostaje to, że dana wiadomość nie została dostarczona do odbiorcy. W zależności od wagi tej informacji konsekwencje mogą być różne. Jeżeli komunikat był mniej ważny, to najprawdopodobniej zrealizujecie go w następnym sprincie, natomiast w odwrotnej sytuacji, taka nieprzeczytana wiadomość może przynieść negatywne skutki w dalszej pracy.

Powiadomienia mailowe wysyłane przez Jira

Jak się ustrzec przed takimi sytuacjami? Rozwiązań jest kilka. Na pewno podstawowym są powiadomienie o zmianach przychodzące na maila. Jednak tu pojawia się problem, ponieważ nie wszyscy pracownicy mają w nawyku korzystanie ze skrzynki pocztowej. Nie potrzebują jej w codziennej pracy, więc używają jej wyłącznie kilka razy dziennie.

Użyteczny dashboard Jira

Jeżeli znamy swój zespół i wiemy, że w swojej codzienności omija korzystanie z maila, to powinniśmy pomyśleć o innym rozwiązaniu. Przykładem takiego mogą być gadżety dodane do Dashboardu, które wyświetlą najnowsze aktualizacje zgłoszeń. Wchodząc do Jira jako pierwsze zobaczymy co zmieniło się danego dnia. Ułatwia to bardzo pracę i trudno wtedy przegapić nową informację.

Integracja Slack z narzędziami Atlassian

Dopełniającym rozwiązaniem te dwa powyższe jest użycie Slacka, który również może nas poinformować o zmianach. Jeżeli odpowiednio skonfigurujemy połączenie między naszym komunikatorem a Jira, to bez problemu nasz zespół powinien otrzymywać takie powiadomienia.

Komunikacja z zewnętrznym zespołem przy użyciu Jira

Niestety, każda z pozoru łatwa sytuacja może przerodzić się w bardziej skomplikowaną. Powyższe rozwiązania zawsze się sprawdzą, jednak w niektórych modelach współpracy musimy zastosować dodatkowe mechanizmy.

Czasami nasz projekt potrzebuje wsparcia osób z innego zespołu, np.zespołu administratorów systemów. W takich sytuacjach komunikacja może być utrudniona, ponieważ oba zespoły, aby się skomunikować, muszą tworzyć ręcznie nowe zgłoszenia.

Inną okolicznością jest współpraca z zespołem, który znajduje się poza naszą instalacją Jira. W takim momencie łącznikiem staje się Project Manager, który przekazuje ustalenia i zmiany z jednej aplikacji do drugiej. Przy okazji, oczywiście pamiętając o tym, by przekazać informacje zespołom.

Wyjściem z tej sytuacji jest zaimplementowaniem IssueSYNC, dzięki któremu zgłoszenia, problemy oraz komentarze będą się synchronizować na bieżąco. Dodatek sprawdzi się zarówno w sytuacji, gdy chcemy połączyć zgłoszenia wewnątrz jednej instancji Jira jaki i w momencie połączenia dwóch osobnych aplikacji.

Stosując powyższe rozwiązania można uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji. Jednak oprócz nich warto w swojej codziennej pracy zespołowej zastosować 4 zasady, które jeszcze lepiej usprawnią współpracę przy użyciu Jira.

Related posts