Technologie i biznes

Najlepsze praktyki i doświadczenia
zaczerpnięte z przeprowadzonych ponad 500 projektów IT
  • Przewodnik CMO po zarządzaniu zespołami w Jira

    dodany przez Wojciech Idzikowski Gru 04, 2017 0 recomended

    Zarządzanie zespołami przechodzi dziś totalną rewolucję.

    Klasyczne metody kształtujące postawy menedżerów (takie, jak kontrolowanie pracy zespołów) są obecnie zastępowane bardziej skutecznymi metodami opartymi na innowacyjnych rozwiązaniach technologicznych.

    Dlaczego tak się dzieje?

    Ponieważ istnieje ogromna różnica między proszeniem o realizację zadania i jego faktycznym realizowaniu

    Kiedy ktoś (na przykład CEO) prosi managerów kontrolę pracy zespołu, managerowie zwracają się do zespołu z prośbą o wykonanie konkretnych zadań. Ale to często nie przynosi żadnych rezultatów. Zwłaszcza, że ​​procesy kontroli pracy też powinny być w jakiś sposób kontrolowane. A to może być bardzo trudne z wielu powodów. Dodatkowo managerowie muszą radzić sobie z raportami, które już na poziomie operacyjnym są dopasowywane do konkretnych oczekiwań.

    Kontrolowanie procesów kontroli pracy jest czasochłonne

    Managerowie mają za zadanie rozwijać swój zespół, przypisywać pracę, reagować na nagłe problemy i kontrolować, co robi każdy członek zespołu. To ostatnie zadanie jest często usuwane z listy priorytetów ponieważ nie przynosi natychmiastowych negatywnych skutków. W rezultacie jakość pracy zmniejsza się w perspektywie długofalowej.

    Kontrola nie odbywa się w czasie rzeczywistym

    Ponieważ kontrolowanie postępów w pracy w tradycyjnym zarządzaniu odbywa się podczas spotkań, często w dłuższej perspektywie zawodzi. I to nie zawsze dlatego, że zespół zapomina o czymś, lub członkowie zespołu nie są obecni. Jeśli z jakiegoś powodu formula takich spotkań się nie sprawdza, nie ma sensu do niej wracać.

    Technologia (Jira) zmieniła zasady gry

    Z mojego doświadczenia wynika, że zainstalowanie nowego oprogramowania do zarządzania zespołem sprawia, że zmiana organizacyjna zajmuje dużo mniej czasu niż kształtowanie nowej postawy wśród pracowników.

    Jeśli system zarządzania zespołem jest dobrze zorganizowany, użytkownicy zaczną z nim pracować bez konieczności wcześniejszego szkolenia. Jeśli technologia nie jest dobrze przygotowana do pracy w zespole, użytkownicy nawet po szkoleniu mogą czuć się zagubieni i szukać funkcji, które po prostu nie istnieją.

    Jira jest platformą idealnie dostosowaną do pracy w zespole.

    Mój dział marketingu składa się z 11 osób pracujących w jednym projekcie marketingowym. Żadna z tych osób nigdy nie prosiła mnie o wyjaśnienie, jak działa Jira i jak się w niej poruszać. A są to specjaliści SEO, graficy, i copywriterzy o różnym poziomie umiejętności technicznych.

    Zamiast przesyłać im szczegółowe instrukcje, zazwyczaj wysłałem e-mail z loginem i hasłem, prosiłem ich o zalogowanie się do systemu, zmianę ich hasła i rozpoczęcie samodzielnej pracy z platformą Jira. W tym czasie nie pojawiały się żadne pytania lub wątpliwości – jest to wyraźny dowód, że system jest intuicyjny i łatwy w obsłudze.

    Kontrola pracy nie wymaga dodatkowego wysiłku

    Mój zespół używa Jira jako narzędzia komunikacyjnego. Każde ‘issue’ składa się z oddzielnego folderu informacyjnego odnoszącego się do konkretnego zadania. Poszczególne zadania można dowolnie edytować i wizualizować na tablicy Kanban, gdzie wszystkie informacje są przedstawione w jednym miejscu.

     

    Ten system ma dla mnie ogromną wartość. Kierując działem marketingu, w każdej chwili mogę sprawdzić, jakie zadania wypełnia mój zespół.

    Żaden z członków zespołu nie musi przygotowywać raportów do naszych cotygodniowych spotkań. Wystarczy tylko rzucić okiem na dashboard w Jira lub na tablicę Kanban, gdzie poszczególne zadania są zlokalizowane w kolumnach Backlog, To Do i Done.

    Kontrola jest wykonywana w czasie rzeczywistym

    Jako manager działu mam pełną wiedzę na temat postępu każdego zadania w moim projekcie marketingowym. Dzięki dostępowi do Jira, mogę uzyskać aktualne informacje na temat zadań udostępnione przez osoby zajmujące się nimi.

    Jira w pigułce

    Nawet jeśli nie prowadzisz działu technicznego, warto rozważyć Jira jako system zarządzania zadaniami.

    Jira pozwala na zarządzanie projektami i zadaniami w procesach, które są definiowane przez przepływy pracy. Jedno ‘issue’ odpowiada zadaniu, które musi być wypełnione przez członka zespołu, figurującego jako Assignee tego issue. Wszystkie statusy, załączniki i komentarze znajdują się w jednym miejscu.

    Mam również dostęp do strumienia aktywności, w którym udokumentowana jest działalność zespołu. Mogę wizualizować wszystkie przepływy pracy na wykresach i zaktualizować moją tablicę Kanban, przeciągając i upuszczając zadania między utworzonymi wcześniej kolumnami.

    Mój zespół może z łatwością komunikować się wewnątrz zagadnień – nie ma potrzeby organizowania spotkań lub wysyłania e-maili. Powiadomienia wewnątrz issues są o wiele bardziej efektywne.

    Tablica Kanban jest w pełni konfigurowalna i może być filtrowana na różne sposoby. Zespoły pracujące według metodyki Agile mogą używać tablicy Scrum, gdzie wyświetlane sa wszystkie prace zespołu zgodnie z planem w konkretnym sprincie.

    Jeśli interesują Cię nowe style zarządzania zespołem, które wyrosły z innowacyjnych rozwiązań technologicznych, przeczytaj ten artykuł o Agile.

    W Jira managerowie mają dostęp do kompleksowych funkcji raportowania obejmujących wiele schematów i wykresów kontrolnych, analizę problemów, a także zarządzanie prognozami (śledzenie czasu, obciążenie użytkownika i wersji). W ten sposób mogą łatwo śledzić stan moich zadań i projektów bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego.

     

    Jeśli manager potrzebuje konkretnej funkcji, która nie jest częścią Jira, wystarczy jedna wizyta na Atlassian Marketplace w poszukiwaniu dodatku, który tę funkcję wykonuje. Obecnie dostępnych jest 2200 takich wtyczek, a ich lista stale rośnie.

    Jak wdrożyłem Jira w moim dziale

    Lista DO DO w programie Excel

    Zanim dowiedziałem się o Jira, używałem programu Excel do organizowania zadań w moim zespole. Później przerzuciłem się na Google Docs – to bezpłatne narzędzie, w którym można zapisywać zadania i z łatwością dzielić się nimi z innymi. To samo można zrobić w Trello, które od niedawna stało się częścią marki Atlassian.

    Zaletą tego rozwiązania jest jego prostota. Jeśli struktura zadań jest stosunkowo prosta, wystarczy tylko określić priorytety i realizować zadania tak szybko, jak się pojawią.

    Rozwiązanie to nie jest odpowiednie przy pracy w większym zespole, w którym do wykonania zadania należy przeprowadzić konsultacje z członkami zespołu. Ta metoda nie sprawdzi się też w szybko rosnących zespołach.

    Korzystając z tego narzędzia zdołałem stworzyć nie więcej niż 10-20 krótkoterminowych zadań. Priorytetyzacja zadań jest tu niestety problemem. Umieszczając zadania w kalendarzu i spisując, co należy zrobić najpierw, starałem się uniknąć sytuacji, gdzie trywialne zadania są realizowane przed tymi, które mają kluczowe znaczenie dla mojego działu.

    Prowadzenie takich zapisów w pracy zespołowej jest bardzo trudne, a komunikacja i raportowanie stały się zbyt czasochłonne.

    Jira – zarząd Kanban

    Kiedy zobaczyłem działanie Jira w pracy zespołowej po raz pierwszy, byłem zachwycony. Czułem, że muszę wdrożyć to rozwiązanie w moim zespole.

    Gorąco polecam to narzędzie dla wszystkich, którzy chcą zwiększyć efektywność swoich zespołów. Poszczególne zadania mogą być przypisane do członków zespołu, a manager może je z łatwością monitorować na tablicy Kanban.

    Dzięki Jira i tablicy Kanban, moja zdolność produkcyjna wzrosła o co najmniej kilka razy. Nie musiałem już marnować czasu na organizowanie regularnych spotkań, ponieważ cała praca mojego zespołu była udokumentowana w Jira.

    Ale potem natknęłam się na inny problem.

    Ponieważ miałem bardzo skuteczne narzędzie do monitorowania zadań, liczba tych zadań zaczęła rosnąć geometrycznie. Podczas gdy wcześniej musiałem zmierzyć się z 10-20 zadaniami, teraz miałem przed sobą 100-200 takich zadań. Ta liczba była przytłaczająca.

    Jira – Agile

    Właśnie wtedy zwróciłem się do Agile jako podejścia do zarządzania zespołem. Nie wdrożyłem Agile posługując się przewodnikiem, lecz wykorzystałem możliwości systemu Jira żeby poprawić przepływ pracy w moim zespole.

    Jira to świetne narzędzie do implementacji tej metodyki na różnych skalach.

    Dodałem specjalną sekcję, gdzie lądowały zadania, które nie wymagały natychmiastowego działania. Bardziej złożone zadania zacząłem dzielić na zadania podrzędne (sub-taski).

    Opracowałem też standardy komunikacji dla mojego zespołu. Zacząłem regularnie organizować krótkie, cotygodniowe spotkania w celu ustalania zadań.

    Zaletą tego typu organizacji pracy jest jej czysta wydajność. Zamiast czuć się przytłoczonym ogromną liczbą mniej lub bardziej ważnych zadań, udało mi się stworzyć system, gdzie to mój zespół jest odpowiedzialny za tworzenie i przypisywanie issues samodzielnie.

    To rozwiązanie jest perfekcyjne dla zespołów zajmujących się złożonymi zadaniami, w których priorytetyzacja i czas wykonania mają decydujące znaczenie. Jira zdecydowanie zwiększyła efektywność mojego działu.

    Narzędzie można testować od 10 dolarów miesięcznie, dlatego też zachęcam do sprawdzenia potencjału Jira poprzez bezpośrednią implementację w zespole.

    Wartość Jira w organizacji pracy

    Przez lata byłem zaangażowany w budowanie zespołów w wielu różnych organizacjach, głównie jako Chief Marketing Officer, ale także jako konsultant.

    Dlatego mogę powiedzieć Wam z całą pewnością, że w pełni przejrzysty proces pracy to marzenie każdego managera. Dzięki Jira, managerowie mogą z łatwością zobaczyć, co ich zespół zrobił podczas poprzedniego dnia, popijając moją poranną kawę.

    Dyrektorzy i managerowie z jednej strony muszą zajmować się klientami, inwestorami, itp., a z drugiej mają do czynienia z zespołem, który powinien być starannie zorganizowany i kierowany w sposób, który maksymalizuje jego skuteczność w osiąganiu celów organizacyjnych.

    Nie jest to łatwe w sytuacji gdzie komunikacja odbywa się pionowo.

    Wdrożenie Jira w zespole jest znacznie łatwiejsze niż zmiana postaw pracowników. Rozwijanie właściwych nawyków w zespole wymaga dużo czasu i energii. Zarządzanie procesem kontroli pracy, dokumentowanie pracy i raportowanie to skomplikowane zadania, które często dwukrotnie lub trzykrotnie zwiększają pracę kierownika.

    Manager musi monitorować zadania, ale także motywować zespół do przyjęcia określonej metody pracy. Zainstalowanie intuicyjnego rozwiązania IT jest znacznie prostsze.

    Odpowiedzią na taką potrzebę jest Jira, ponieważ oferuje następujące korzyści:

    Komunikacja pozioma

    Członkowie zespołu mogą komunikować się bezpośrednio, a manager nie musi przekazywać wiadomości od jednego członka zespołu do drugiego. Jednocześnie manager  jest obecny i uczestniczy w pracach poprzez wyświetlanie wybranych zadań na tablicach i dashboardzie.

    Automatyczne monitorowanie i raportowanie

    Managerowie owie i członkowie zespołu często tracą dużo czasu na przygotowywanie raportów. Dzięki Jira, raportowanie odbywa się automatycznie i online, w sposób pozwalający na łatwe sortowanie informacji.

    Bycie zajętym nie będzie już wymówką

    W zespołach, w których zadania są przypisywane i monitorowane w sposób chaotyczny, łatwo można przekonać innych, że jest się zajętym gdy rzeczywistości nie wykonuje się zbyt wielu zadań.

    Dzięki Jira praca zespołowa staje się bardziej obiektywna, ponieważ manager wie jaką ilość zadań wykonał każdy członek zespołu.

    Wierzę, że Jira ma ogromny potencjał dla biznesu, lecz nie jest to rozwiązanie uniwersalne. Nie każdy zespół będzie mógł pracować w wirtualnym środowisku. Czasami skuteczna implementacja Jira może wymagać dodatkowych szkoleń.

    Ale w wielu przypadkach Jira znacznie zwiększy efektywność zespołu, działu lub całej organizacji.

    Nic nie stracisz, sprawdzając to rozwiązanie. Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów, aby dowiedzieć się w jaki sposób Jira może pomóc Twojej firmie osiągnąć kluczowe cele szybciej.

     

tagi produktu
Wojciech Idzikowski Chief Marketing Officer

Wierzę w to, że firmy, które będą rosły w XXI wieku to te, dla których najważniejsze są wartości. Dzisiaj nie ma dróg “na skróty”, jedynym sposobem na zbudowanie silnej marki jest umieszczenie potrzeb klientów na pierwszym miejscu, bycie honorowym i uważnym. Dlatego cieszę się, że mogę współpracować z ludźmi, którzy reprezentują te wartości, w ponad 200 osobowym zespole Deviniti - Technology Driven Results. Wykorzystuję swoją wiedzę i doświadczenie jako Dyrektor Marketingu do wprowadzania na rynek nowych rozwiązań IT wykorzystywanych obecnie przez 5 mln ludzi w 64 krajach. Dzięki nim codzienna praca w zespole jest bardziej efektywna.

dodaj komentarz

Umów rozmowę z naszymi ekspertami

Imię jest za krótkie
Nazwisko jest za krótkie
Nieprawidłowy telefon
Komentarz jest za krótki

Polska - Wrocław

Plac Powstańcow Śląskich 7 | 53-332 Wrocław

+48 71 332 95 70

+48 577 075 727

deviniti@deviniti.com

Polska - Warszawa

ul. Grzybowska 43 | 00-855 Warszawa

+48 604 668 555

warszawa@deviniti.com

Niemcy - Berlin

Zimmerstrasse 11 | 10969 Berlin

030 374 334 69

berlin@deviniti.com

NIP: 897-17-00-419 | Regon: 933044506 | Kapitał zakładowy: 50 000 zł

Sąd Rejestrowy: Sąd rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej

IV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000223645

NIP: 897-17-00-419 | Regon: 933044506 | Kapitał zakładowy: 50 000 zł

Sąd Rejestrowy: Sąd rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej

IV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000223645