Scroll to top
en pl

4 problemy w branży HR


Martyna Wiśnik - 21 lutego 2020 - 0 comments

Wewnątrz każdej firmy kryje się dział, który, niczym serce do tkanek i narządów, wtłacza życie w poszczególne zespoły. Mowa oczywiście o Human Resources – czyli dziale, który zajmuje się wszystkimi sprawami dotyczącymi pracowników. W zależności od potrzeb, preferencji i wielkości firmy może on funkcjonować w różnej postaci i pod różnymi nazwami.

W tej dziedzinie wyróżnić można dwie podstawowe składowe: HR twardy – czyli osoby odpowiedzialne za kadry i finanse, a także HR miękki. Ta druga grupa zazwyczaj zajmuje się rekrutacją nowych kandydatów, rozwiązywaniem konfliktów i dbaniem o atmosferę w firmie. Bardzo często podział zespołów HR na zespół rekrutacyjny i dział kadr i finansów może generować wewnętrzne problemy w komunikacji i przepływie dokumentacji. W takim przypadku należy zastanowić się nad rozwiązaniami, które usprawnią współpracę obu zespołów i będą zapobiegać potencjalnym konfliktom i nieporozumieniom.

Jednak praca działów HR to nie tylko rekrutacja, organizacja wyjazdów integracyjnych i dbanie o wypłaty – to także codzienne wyzwania, z którymi przecież trzeba sobie radzić na bieżąco. Rynek pracy i kultura zarządzania zasobami ludzkimi bardzo dynamicznie zmienia się i rozwija. Coraz częściej warunki współpracy proponują sami potencjalni pracownicy. To człowiek powinien być na pierwszym miejscu – ale jak znaleźć wystarczająco dużo czasu na budowanie relacji między pracownikami, jednocześnie tonąc w oceanie biurokracji? RODO i inne ustawy o przechowywaniu danych dodatkowo komplikują cały proces, a nieprawidłowości w tej kwestii mogą wiązać się konsekwencjami finansowymi.

Dokumenty rekrutacyjne

To pierwsze skojarzenie, jakie przychodzi do głowy, gdy myśli się o codziennej pracy zespołów HR. W początkowym procesie rekrutacji pracowników bardzo ważne są podstawowe informacje o kandydacie. Każdy kandydat próbuje się wyróżnić, dostarczyć jak najbardziej oryginalne CV, które przyciągnie uwagę rekrutera. Nie oznacza to jednak wcale, że CV zawierać będzie wszystkie dane, które są niezbędne w procesie rekrutacji. Dodatkową trudnością jest tworzenie bazy danych potencjalnych pracowników – oczywiście można zapisać numer telefonu czy maila kandydata na kartce, w kalendarzu lub w excelu, ale jaką mamy gwarancję, że nie popełnimy błędu? Jedno CV nie jest problematyczne, ale przy setnym CV można spodziewać się zamieszania, a to może skutkować pomyleniem kandydatów lub utratą kontaktu do osoby, która byłaby idealna na dane stanowisko.

Bardzo często zdarza się, że kandydaci wysyłają CV, aby trafić do bazy kandydatów danej firmy, nawet jeśli w danym momencie nie ma dla nich odpowiedniego stanowiska. Dobrze byłoby zorganizować bazę danych w taki sposób, aby bez problemu odnaleźć w niej potencjalnego pracownika, gdy pojawi się wakat na interesującym go stanowisku. Posiadanie obszernej bazy kandydatów  wymaga przechowywania i obiegu dużej ilości dokumentacji. Podobnie jest w przypadku bazy pracowników. Umowy, onboarding świeżo zatrudnionych osób, wnioski o urlop, podania o home office – wszystkie te dane muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Łatwość wyszukiwania wymaga jednak przemyślanej organizacji takiej bazy już w początkowym etapie planowania rekrutacji. Zapisywanie losowych informacji w kalendarzu raczej nie sprzyja efektywności tego procesu.

Kalendarz rekrutera

Tutaj nie ma czego wyjaśniać – terminarz rekrutera zazwyczaj pęka w szwach od nadmiaru terminów, spotkań i zapisków. Podobną sytuację obserwujemy w związku z zamieszczaniem ogłoszeń. Multum portali rekrutacyjnych, kilka równocześnie otwartych rekrutacji na różne stanowiska w różnych działach, konieczność odświeżania ogłoszeń i problem gotowy. Jak zapamiętać taki ogrom informacji i nie popełnić błędu? Poza tym pisanie i dodawanie podobnych do siebie ogłoszeń również zajmuje dużo czasu.

A rozmowy rekrutacyjne z potencjalnymi pracownikami? Rzadko zdarza się, aby w firmie (zwłaszcza w większej lub rozwijającej się) trwała rekrutacja tylko na jedno stanowisko – zazwyczaj procesy te odbywają się równolegle. Nawet w przypadku jednej rekrutacji kandydatów na stanowisko jest kilku. Gdzie zapisać terminy poszczególnych rozmów? Co w przypadku choroby osoby odpowiedzialnej za rekrutację? A jeśli kandydat poprosi o zmianę terminu rozmowy? Może się także zdarzyć, że zwyczajnie zapomnimy zajrzeć do notatek, excela czy kalendarza kieszonkowego, a te narzędzia raczej nie są w stanie wysłać nam powiadomienia push z przypomnieniem.

Analityka i raporty

Wypłaty, świadczenia, premie, rotacja pracowników, statystyki zgłoszeń z poszczególnych portali rekrutacyjnych, a nawet jakość otrzymywanych CV – to tylko niektóre z elementów codzienności rekruterów i kadrowych, które wymagają analizy i podsumowania. Prowadzenie takiej statystyki pozwala na bieżąco ulepszać metody rekrutacji, pozyskiwać lepszych pracowników i zatrzymać w firmie wyszkolonych specjalistów. Dzięki temu można też zobaczyć, jak firma wypada na tle konkurencji – np. wskaźnik rotacji pracowników może świadczyć o samopoczuciu pracowników w firmie. To bardzo ważna informacja, bo przecież zadowolony pracownik to zmotywowany pracownik, a to przekłada się na wyższą jakość jego pracy.

Pozostaje jednak pytanie – jak usprawnić prowadzenie takich statystyk, aby nie marnować czasu na ręczne wprowadzanie danych każdego kandydata czy pracownika? Przy 10 osobach może się to wydawać proste, ale  przy większej liczbie jest to bardzo czasochłonne, a ryzyko błędu znacząco rośnie. Praca HR-owca składa się z wielu powtarzalnych czynności, które przy każdej rekrutacji trzeba robić od nowa. W tej sytuacji automatyzacja tworzenia statystyk jest świetnym sposobem na oszczędzenie czasu.

Skuteczna komunikacja w procesie rekrutacji

Wiele firm stawia na transparentność i przejrzystość komunikacji. Jednak często zdarza się, że pracownicy nie korzystają z benefitów albo nie biorą udziału w ogólnofirmowych akcjach, bo po prostu o nich nie wiedzą. Podobnie w przypadku struktury firmy – przy bardzo rozbudowanej hierarchii pracownicy mogą nie wiedzieć, do kogo powinni się zgłosić z danym problemem albo kto jest odpowiedzialny za poszczególne obszary funkcjonowania organizacji. Teoretycznie powiadomienia o wydarzeniach powinny być przekazywane bezpośrednio i na bieżąco, ale niech pierwszy rzuci kamień ten, kto nigdy nie przegapił informacji na komunikatorze lub maila w skrzynce pełnej wiadomości. Struktura firmy zostaje przedstawiona podczas onboardingu, ale przecież w natłoku nowości nie da się zapamiętać wszystkich nazwisk i stanowisk. Tablica ogłoszeń przy wejściu do firmy nadal jest często używana, ale to nieco archaiczne narzędzie. Jak więc upewnić się, że każdy pracownik ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji?

Automatyzacja w narzędziach rekrutacyjnych

Rewolucja cyfrowa wcale nie musi oznaczać całkowitego przewrotu. Wystarczy dobór odpowiedniego narzędzia, aby wyeliminowaćkonieczność ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności, zgromadzić w jednym miejscu bazę kandydatów, która będzie automatycznie się aktualizować i stworzyć przestrzeń, w której pracownicy w każdej chwili będą mieli dostęp do niezbędnej wiedzy o sprawach wewnątrzfirmowych. Cyfryzacja poprawi także komunikację wewnątrz firmy i sprawi, że pracownicy zawsze będą mieli dostęp do niezbędnych informacji. Dzięki powiadomieniom push żaden HRowiec nie przegapi terminu rozmowy rekrutacyjnej, a automatyzacja procesów analitycznych ułatwi tworzenie niezbędnych statystyk.

Czy chcesz dowiedzieć się w jaki sposób usprawnić pracę Twojego działu HR? A może masz podobny problem? Zgłoś się do nas i umów się na konsultację procesową – chętnie pomożemy w wyborze i wdrożeniu narzędzia, które sprawi, że Twoja praca będzie jeszcze prostsza i przyjemniejsza niż wcześniej. 

Więcej sposobów na rozwiązanie problemów z zarządzaniem projektami w zespołach HR znajdziesz tutaj:

Related posts