Agile z Jira: Scrum czy tablica Kanban?

W dzisiejszych czasach dynamika i stały rozwój środowisk biznesowych sprawiają, że coraz więcej zespołów wykorzystuje zwinne metodyki do zarządzania projektami w celu tworzenia produktów, które rzeczywiście odpowiadają oczekiwaniom klientów. Jedną z najważniejszych decyzji jest wybór narzędzi, założeń i elementów metodyk, które faktycznie zostaną wdrożone w codziennej pracy. Dzieje się tak, ponieważ na rynku dostępne jest bardzo wiele narzędzi wspierających różne aspekty metodyki Agile.

Na przykład oprogramowanie Jira stworzone przez firmę Atlassian wspiera zarówno Scrum, jak i Kanban. Pozwala to zespołom, które na co dzień korzystają z Jira, łatwiej wdrożyć elementy metodyki Agile. Natomiast zespoły, które już wcześniej pracowały w zwinnym systemie zarządzania, z łatwością mogą znaleźć wsparcie dla tych praktyk w szerokim wachlarzu funkcjonalności oferowanych przez platformę Jira. Jednak przystąpienie do konfigurowania Jiry stawia każdy zespół przed pewnym dylematem – czy lepiej wdrożyć Scrum, czy może jednak korzystać z tablicy Kanban?

W tym artykule znajdziecie kilka porad dotyczących wyboru narzędzi Agile w Jira, aby jak najlepiej dopasować je do indywidualnych potrzeb każdego zespołu.

Przed dokonaniem wyboru, należy przede wszystkim zapoznać się z wadami i zaletami każdego narzędzia. Dobrym pomysłem jest także sprawdzenie czym Scrum i Kanban różnią się od siebie.

Tablica Scrum jest przydatna dla tych zespołów, które chcą bardziej szczegółowo zaplanować swoją pracę jeszcze przed jej rozpoczęciem. Planowanie zazwyczaj polega na tworzeniu sprintów i nadawaniu określonej wagi (story points) poszczególnym zadaniom. Następnie zespół wspólnie ustala priorytety i przydziela zadania do odpowiednich sprintów. Podczas tworzenia tablicy Scrum, powstaje również backlog – lista zadań oczekujących na przydzielenie do właściwego sprintu.

Tablica Scrum w Jira składa się z dwóch modułów: aktywnego sprintu i trybu planowania. W trybie planowania zespoły przenoszą zlecenia z backlogu do sprintu i estymują czas wykonywania poszczególnych zadań. Aktywny sprint to miejsce, gdzie zadania są przenoszone pomiędzy różnymi kolumnami, które reprezentują ich statusy postępu. Moduł aktywnego sprintu zawiera także opcję ukończenia sprintu.

Kanban to metodyka, która pozwala zespołom na pracę w projekcie bez wcześniej ustalonego harmonogramu. Tablica Kanban wygląda podobnie do scrumowej tablicy aktywnego sprintu, ponieważ również zbudowana jest z kolumn reprezentujących różne statusy postępu. Jednak Kanban nie pozwala na organizację zadań w sprinty. Tablica Kanban stworzona jest do zarządzania całością zleceń związanych z danym projektem, a nie do dzielenia ich na partie, dzięki czemu zespół nie musi estymować czasu ich realizacji. W tablicach Scrum nie jest to możliwe.

Zespoły mogą tworzyć tablice Kanban, aby z łatwością monitorować przebieg zadań, uczynić projekt bardziej przejrzystym i mieć pewność, że wszyscy współpracownicy mają dostęp do niezbędnych danych. Pracownicy nie muszą już tracić czasu na wzajemne informowanie się o zmianach – wszystko uwzględnione jest w tablicy Kanban. 

Teraz, gdy już wiadomo, czym są tablice Scrum i Kanban i w czym się od siebie różnią, nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej ich funkcjonowaniu w Jira. Oto porównanie, które zawiera listę wszystkich istotnych różnic w działaniu Scrum i Kanban w Jira.

W metodyce Scrum, tworzone zgłoszenie automatycznie umieszczane jest w backlogu. Dopiero później, na etapie planowania, zespół estymuje czas realizacji zadania i przenosi je do odpowiedniego sprintu. Tylko wtedy zlecenie może być widoczne w aktywnym sprincie. W tablicy Kanban, wszystkie zgłoszenia od razu trafiają na listę zadań do wykonania.

Kolejną różnicą między Scrum i Kanban w Jira jest wizualizacja zawartości tablicy. W Scrumie pulpit wyświetla tylko te zadania, których realizacja w określonych ramach czasowych (sprint) została zadeklarowana przez zespół. Pokazuje ona także podział na sprinty i pomaga zespołowi w ocenie postępów w projekcie na podstawie liczby zadań pozostałych do wykonania.

Tablica kanban również pokazuje pracę, którą zespół zobowiązał się wykonać,ale w tym przypadku można podzielić ją tylko na konkretne zadania, np. ostatnio dodane zlecenia. Postęp projektu można mierzyć w oparciu o liczbę zadań znajdujących się w kolumnie In Progress. Dla tej kolumny można np. ustalić ograniczenie, które pozwala zespołowi na równoczesną pracę nad maksymalnie trzema zgłoszeniami. W ten sposób można kontrolować obciążenie zespołu pracą w danym czasie.

Tablice Scrum zawierają wiele opcji raportowania. Na przykład wykres spalania pomaga monitorować postępy zespołu oraz ich zaangażowanie w realizację poszczególnych sprintów. Jeśli zakres projektu zmieni się, gdy sprint wciąż trwa, wykres wypalania również będzie przydatną metryką. Inne użyteczne wykresy to raport epików, wykres szybkości realizacji zadań i raport wersji.

Tablice Kanban również oferują duży wybór raportów. Jednym z najbardziej przydatnych w pracy wykresów jest wykres kontroli. Pozwala on na pomiar czasu potrzebnego na realizację zadania. Dzięki niemu widać przewidywany i rzeczywisty czas, w jakim zespół jest w stanie ukończyć dane zlecenie, co dostarcza project managerowi wielu istotnych informacji na temat koordynacji pracy zespołu.

Kolejnym znaczącym obszarem, są przepływy pracy, z jakich korzystają poszczególne zespoły. W tablicach Scrum to statusy przepływów pracy definiują wyświetlane kolumny zadań. Aby zmodyfikować istniejące kolumny, należy najpierw zmienić przepływy pracy.

W tablicach Kanban znacznie łatwiej jest zmienić przepływ pracy zespołu. Wystarczy skonfigurować kolumny zgodnie ze stanami przepływu pracy, z którego korzysta zespół. Jeśli przepływ pracy ulegnie zmianie, można również łatwo wprowadzić zmiany w całej tablicy, dodając lub usuwając kolumny według potrzeb.

Zaletą pulpitów Scrum jest to, że pozwalają zespołom uzyskać pełną kontrolę nad harmonogramem przebiegu projektu i szczegółowo zaplanować pracę na poszczególnych etapach. Wymagają one jednak poświęcenia większej ilości czasu na konfigurację. Jest to szczególnie uciążliwe, gdy zachodzi konieczność wprowadzenia jakichkolwiek zmian. Dlatego praca z metodyką Scrum może być nieco bardziej skomplikowana.

Tablice Kanban różnią się od Scrumu w tym aspekcie. Ponieważ nie są oparte na szacunkach czasowych, są łatwiejsze w zarządzaniu, a ich utrzymanie wymaga o wiele mniej wysiłku.

Teraz, gdy poznaliśmy już różnice pomiędzy Scrum i Kanban, pora na kilka wskazówek, które pomogą w dokonaniu wyboru narzędzia dostosowanego do potrzeb zespołu.

Zespoły, które muszą szybko rozpocząć pracę z nową metodą, zdecydowanie powinny wybrać tablicę Kanban. W tym przypadku już sam etap konfiguracji nie jest skomplikowany – wystarczy utworzyć kolumny i przypisać je do statusów zadań. Kanban jest prosty i intuicyjny, przez co umożliwia zespołom szybkie wdrożenie i rozpoczęcie pracy. 

Jednak nadal, dodatkowe funkcje Jiry również pozwalają na stosunkowo szybkie tworzenie tablic Scrum, tak więc szybkość konfiguracji może nie być decydującym czynnikiem przy wyborze odpowiedniej metodyki.

Kluczowym aspektem, rozważanym podczas podejmowania decyzji, powinien być rozmiar projektu. W przypadku mniejszych projektów z ograniczoną liczbą zadań, zdecydowanie lepiej sprawdzi się tablica Kanban. Większy, bardziej złożony i rozbudowany projekt, który zawiera większą liczbę zleceń, będzie efektywniej zarządzany przy wykorzystaniu metodyki Scrum. Tablice Scrum pozwalają zespołom organizować zadania, zarządzać procesem i na bieżąco monitorować postępy projektu.

Jeżeli dla zespołu ważne jest szczegółowe monitorowanie postępów w projekcie, to tutaj lepszym rozwiązaniem jest Scrum. Podział na sprinty, przydzielanie story pointów i niezliczone wykresy oraz narzędzia raportowania sprawiają, że zespół otrzyma pełne dane na temat każdego zadania.

Scrum oferuje więcej funkcji niż Kanban – to dlatego, że rozpoczęcie pracy wymaga wcześniejszego jej zaplanowania przez zespół. Kanban jest zdecydowanie prostszy – jedyne co zespół musi zrobić, to dodać zadania do tablicy i umieścić je w odpowiednich kolumnach, zgodnie z ich aktualnym statusem. Właśnie dlatego Kanban ma mniejsze możliwości raportowania niż Scrum. Jeżeli zespół ma większe wymagania odnośnie harmonogramów i ich planowania – lepszym wyborem jest Scrum.

Scrum to złożona metodyka i może wymagać dużego wysiłku już na etapie samego planowania. Podczas planowania może być konieczne dodanie wielu różnych elementów – wersji, story pointów i sprintów. Ponadto należy na bieżąco monitorować zgłoszenia w backlogu, w bieżącym sprincie oraz te, które zostały ukończone we wcześniejszych sprintach. To może być zbyt dużo dla niektórych użytkowników. W Kanban widać wszystkie zadania z danego projektu na jednej tablicy. Dlatego z Kanban często korzystają zespoły biznesowe – zależy im bardziej na zarządzaniu zadaniami niż na skomplikowanym planowaniu i raportowaniu.

Zarówno Scrum, jak i Kanban to narzędzia sprzyjające produktywności. Jeśli poświęci się czas na podjęcie odpowiedniej decyzji już na samym początku wdrożenia, pomoże to zespołowi uniknąć problemu z późniejszymi zmianami w sposobie zarządzania projektem lub naturalnych przepływach pracy.

Szukasz ekspertów od oprogramowania Jira, aby pomóc swojemu zespołowi w jak najlepszym wykorzystaniu możliwości tego wszechstronnego narzędzia? Skontaktuj się z nami – pomagamy naszym klientom skonfigurować Jira i skutecznie wdrożyć Scrum i Kanban, aby podnieść wydajność i zoptymalizować procesy w Twojej firmie.