Jak stworzyć agile’owy workflow w Jira

Każdy proces i każde zadanie musi mieć ustalony określony przebieg, aby zespół mógł realizować poszczególne etapy projektu. Formalizacja przepływów pracy sprawi, że cały proces będzie przejrzysty, zautomatyzowany i – co najważniejsze – skalowalny. Taka organizacja pozwala szybciej osiągać cele biznesowe i budować kulturę pracy opartą o ciągłą optymalizację i wprowadzanie niezbędnych poprawek.

Zarządzanie przepływami pracy zgodnie z metodyką agile może czasami wydawać się skomplikowane. Rozwiązaniem jest dobrze dobrane narzędzie do zarządzania projektami, które zapewnia idealne dopasowanie przepływów pracy do indywidualnych potrzeb każdego projektu. W tym artykule dowiesz się jak utworzyć przepływy pracy w oprogramowaniu Jira, aby jak najbardziej podnieść produktywność zespołu.

Dobrze jest zacząć od najprostszych elementów. W pierwszej kolejności należy zdefiniować różne statusy zadań, które będą częścią przepływu pracy. Oto przykłady najbardziej podstawowych statusów zadań:

W systemie monitorowania przebiegu zadań, takim jak Jira, przejścia zadań z jednego stanu do drugiego są podstawą przebiegu całego procesu. Powyższe statusy to przykład bardzo prostego przepływu pracy – w Jira Software można dostosować go do rzeczywistego sposobu pracy zespołu.

Niektóre zespoły uwzględniają dodatkowe statusy, które pozwalają precyzyjniej monitorować etapy realizacji zadań. Zespoły programistów często dodają takie statusy jak:

Za poszczególne etapy realizacji zadania mogą odpowiadać różne osoby w zespole. Tak naprawdę, w zespołach pracujących w metodyce Agile, bardzo często programiści mają więcej zadań niż inne zespoły – zaczynając od projektu, a kończąc na wydaniu końcowej wersji produktu. Dobrze zorganizowany zespół może samodzielnie poradzić sobie z całym projektem.

Jednym z najważniejszych punktów w usprawnianiu przepływów pracy w duchu ideologii Agile jest jasne i zrozumiałe zdefiniowanie wykonanej pracy. Należy upewnić się, że zespół rozumie co oznacza status “done” w kontekście konkretnego zadania. Dlatego najlepiej jest przedyskutować to i ustalić definicję, która będzie jednoznacznie interpretowana przez cały zespół.

Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ zadania różnych osób w zespole różnią się między sobą. Każdy z pracowników dysponuje wiedzą i doświadczeniem w innym obszarze, pracuje z różnymi technologiami i bardzo możliwe, że każdy z nich jest przyzwyczajony do innych metod zarządzania projektem.

Właśnie dlatego, zanim zacznie się oczekiwać rezultatów pracy, należy uświadomić zespół jakie wytyczne muszą być spełnione, aby zadanie mogło zostać uznane za zrealizowane. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak oprogramowanie Jira, oparte są o proste przepływy pracy, w których zakończenie zadania oznaczone jest jako “done”.

Porada eksperta: Upewnij się, że narzędzie do zarządzania projektami jest wystarczająco elastyczne, aby z łatwością móc dopasować je do rzeczywistego przepływu pracy zespołu. Nie ma sensu wymuszać na pracownikach korzystania z narzędzia, które całkowicie zmieni ich sprawdzone metody działania.

Kiedy zespół jest już biegły w korzystaniu z podstawowego przepływu pracy, można zacząć wdrażanie dodatkowych statusów. Warto tworzyć je oddzielnie dla każdego typu pracy: projektowania, programowania, weryfikacji kodu i testowania. Każda z tych dziedzin może być oddzielnym statusem, jednak każdy status powinien spełniać swoją rolę – komunikować etap zaawansowania zadania.

Optymalizując przepływ pracy, należy uwzględnić istotne wskaźniki, które pomogą przeanalizować cały proces i wyciągnąć wnioski. Należy zadać sobie pytanie czy istnieją obszary, w których można wprowadzić ulepszenia? A może przebieg niektórych procesów może stać się standardowym schematem postępowania?

Dobrze zaprojektowany przepływ pracy przynosi odpowiedź na poniższe pytania:

Po ustaleniu przepływu pracy, który dopasowany jest do potrzeb zespołu, można zapewnić stałość nakładu pracy poprzez ustalenie limitów dla liczby zadań o statusie “in progress”  (WIP), które wskazują minimalną i maksymalną liczbę otwartych zadań. W ten sposób project manager zyskuje pewność, że zespół nie zajmuje się równocześnie zbyt dużą liczbą zleceń i dzięki temu może poświęcić każdemu zadaniu adekwatny nakład czasu, bez niepotrzebnych dystraktorów.

Ponadto ustalenie limitów pozwala precyzyjnie określić, które procesy mają wpływ na spowolnienie realizacji całego projektu. Optymalizacja przepływu pracy z określeniem WIP to najlepsza metoda na wdrożenie w zespole przepływów pracy zgodnych z filozofią Agile.

Skalowalność w agile’owych przepływach pracy może być nieco skomplikowana, ale warto spróbować. Jeżeli w obrębie firmy funkcjonuje kilka zespołów, konieczne może być indywidualne dostosowanie przepływu pracy do każdego zespołu w taki sposób, aby jak najlepiej odzwierciedlał ich unikalne procesy i kulturę pracy.

Ale używanie różnych przepływów pracy przez zespoły pracujące nad tym samym projektem, może przyprawić project managera o ból głowy. Synchronizacja systemów pracy różnych zespołów to ekstremalnie trudne zadanie, nawet jeśli wszyscy pracują według zasad metodyki Agile.

Stworzenie spójnego przepływu pracy wymaga praktyki. Najważniejsze to połączyć najlepsze praktyki obu zespołów. Oczywiście zespoły muszą poznać nawzajem swoje procesy, aby lepiej dopasować się do nowego systemu pracy.

Z oprogramowaniem Jira, zespoły mogą nawzajem udostępniać sobie statusy realizacji zadań, jednocześnie pozostając przy swoich przepływach pracy na indywidualnych tablicach. W ten sposób można elastycznie dopasować wizualizację postępów w projekcie, nie rezygnując z wcześniej ustalonej formy pracy.

Zapewnienie zespołowi narzędzia do zarządzania projektami to dobry pomysł. Oprogramowanie Jira pomaga nie tylko efektywnie monitorować zgłoszenia, ale także zapewnia dostęp do aktualnych danych wszystkim pracownikom.

Czy masz pytania dotyczące tworzenia przepływów pracy w oprogramowaniu Jira zgodnie z metodyką agile? Skontaktuj się z nami – chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem na temat narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Jira.