Zarządzanie projektami IT od podstaw: wybór narzędzia

Zarządzanie projektami IT to prawdziwe wyzwanie. Gdy decyzja o wdrożeniu odpowiedniej metodyki została już podjęta, pozostaje jeszcze wybór narzędzia do zarządzania projektami IT. Dobrze dobrany system będzie idealnym uzupełnieniem sposobu zarządzania i ułatwi pracę. Aby wybrać najlepsze oprogramowanie, należy zastanowić się, czego oczekujemy i jakie są rzeczywiste potrzeby naszego zespołu.

Wybierając narzędzie do zarządzania projektami IT, należy wziąć pod uwagę cele naszej firmy, potrzeby i charakteru projektu. Przede wszystkim musimy określić, czym dokładnie chcemy zarządzać, czy będziemy wykorzystywać oprogramowanie do komunikacji z klientami, czy może będzie służyło do ułatwienia pracy tylko wewnątrz zespołu. Dobre narzędzie jest elastyczne i łatwo dostosowuje się do zmieniających się potrzeb biznesowych, a jednocześnie nie przytłacza użytkowników nadmiarem zbędnych funkcji. 

Nie istnieje jedno uniwersalne narzędzie, które będzie idealnie sprawdzać się w każdym projekcie. Nie każde będzie dobrze pasować do wszystkich metodyk zarządzania projektami IT. Przy wyborze oprogramowania warto brać pod uwagę takie czynniki jak:

Wybór metodyki do zarządzania projektami IT warto dobrze przemyśleć. Najważniejsze wytyczne, jakie powinniśmy określić, to:

Dopiero po przeprowadzeniu dokładnej analizy biznesowej możemy wybrać metodykę, która rzeczywiście ułatwi pracę zespołu. Wśród najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami IT możemy wyróżnić techniki i metodyki zwinne (agile, scrum, kanban, lean), metodyki klasyczne (waterfall), PMBoK czy PRINCE2. Przykładowo dla mniejszych, powtarzalnych projektów dobrze sprawdzi się metodyka kaskadowa, a kiedy projekt wymaga dużej tolerancji na zmiany wymagań lepiej wybrać metodykę zwinną.

Narzędzie powinno być kompatybilne z metodyką zarządzania, której używamy w codziennej pracy. Większość z nich bardzo dobrze pasuje do metodyk zwinnych. Jira – sztandarowy produkt firmy Atlassian – powstała z myślą o zespołach pracujących w metodyce agile. Jira pozwala zespołom na dostosowanie wielu funkcji do indywidualnych potrzeb. Każdy zespół może ustawić własny workflow, określić czas trwania sprintów i przypisać do nich konkretne zadania. Zgodnie z zasadami agile, narzędzie do zarządzania projektami IT musi łatwo przystosowywać się do zmian w wymaganiach i zadaniach.

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami IT powinno być łatwe w obsłudze, a jego głównym zadaniem jest ułatwienie komunikacji i podniesienie komfortu pracy. Wdrażając skomplikowane i nieintuicyjne narzędzie sprawimy, że pracownicy będą zagubieni i sfrustrowani. W rezultacie, zamiast zwiększyć wydajność pracy, osiągniemy odwrotny efekt – czas realizacji zadań wydłuży się, a komunikacja w zespole i dostęp do informacji będą utrudnione.

Wybór to jednak nie wszystko – kluczem do sukcesu jest odpowiednie wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami. Zmiana lub wdrożenie takiego systemu nie może odbyć się w ciągu jednego dnia – to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Dobrym pomysłem jest wprowadzanie nowego sposobu pracy krok po kroku – tak, aby każdy pracownik miał czas na przyzwyczajenie się do zmian i nauczenie się obsługi nowej platformy. 

Powinniśmy zadbać, aby każdy pracownik znał i rozumiał cel wdrożenia narzędzia oraz wiedział, w jakich obszarach będzie ono wspierało jego pracę. Warto też zorganizować szkolenia, zarówno dla użytkowników, jak i dla administratorów nowego systemu. Jeszcze przed wprowadzeniem nowego sposobu działania należy przeprowadzić wszystkie niezbędne testy oprogramowania oraz sprawdzić, czy migracja danych na pewno przebiegła prawidłowo. Testowanie na produkcji może zaowocować wieloma błędami w dokumentacji i doprowadzić do niepowodzenia projektu, a poziom frustracji pracowników na pewno wzrośnie, kiedy będą musieli pracować na zawodnym narzędziu.

Może się zdarzyć, że wdrożony system nie będzie od razu doskonały albo w miarę rozwoju projektu zmienią się wymagania biznesowe. Dobrą praktyką jest ciągłe ulepszanie narzędzia i dbanie, aby było zgodne z aktualnymi potrzebami. W tej kwestii warto poznać opinie pracowników. Dzięki temu będziemy wiedzieli, co możemy zrobić, aby jeszcze bardziej ułatwić im wykonywanie codziennych zadań.

Komunikacja jest jednym z najważniejszych elementów pracy zespołowej. Zła komunikacja sprawia, że wymagania biznesowe są nieprecyzyjne, efektywność jest niższa, a dodatkowo wzrasta ryzyko konfliktów w zespole. Brak dostępu do niezbędnych informacji nie tylko utrudni pracę, ale także odetnie pracownikom możliwość dzielenia się pomysłami i wprowadzania ulepszeń. Dobrze dobrane narzędzie do zarządzania projektem sprawia, że każdy pracownik ma możliwość wglądu we wszystkie etapy realizacji danego zadania, wie, kto jest odpowiedzialny za konkretne zlecenie i ma jasną informację do kogo zgłosić się, gdy potrzebuje pomocy lub dodatkowej specyfikacji zlecenia. 

Ważną cechą cyfrowego narzędzia do zarządzania projektami IT jest transparentność. Użytkownicy muszą mieć możliwość swobodnego dzielenia projektu na etapy oraz wyświetlania bieżących zadań i postępów w ich realizacji. W ten sposób wszystkie dane, statusy i ewentualne zmiany są widoczne na pierwszy rzut oka. Dobrą praktyką jest stworzenie bazy wiedzy, np. Confluence, która będzie przydatna nie tylko w przypadku onboardingu nowych pracowników, ale też pozwoli upewnić się, że wszyscy mają dostęp do aktualnych informacji, które są niezbędne podczas realizacji projektu.

Dzięki takiej transparentności pracownicy nie muszą tracić czasu na korzystanie z tradycyjnych metod komunikacji. Jest to szczególnie istotne w zarządzaniu zespołami zdalnymi. Poza tym możliwość samodzielnego sprawdzenia większości danych ogranicza konieczność wysyłania e-maili, organizowania spotkań i bezpośrednich konwersacji, które bardzo często po prostu przeszkadzają w pracy. Mowa tu oczywiście o sytuacjach trywialnych, np. kiedy ktoś pyta o termin realizacji innego zadania, którym w danym momencie się nie zajmujemy. W sprawach takich, jak ustalenie celów biznesowych albo zebranie wytycznych lepiej sprawdzi się zorganizowanie spotkania.

Nie istnieją dwa jednakowe projekty, każdy z nich ma indywidualny przebieg. Dlatego tak ważne jest, aby oprogramowanie pozwalało na wprowadzanie zmian i modyfikacji w zależności od potrzeb. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami IT, np. Jira czy monday.com, oferują bardzo szerokie możliwości dostosowywania swoich funkcji, tak aby jak najlepiej spełniały oczekiwania użytkowników. Pracując w Jira, możemy dopasować przepływ pracy do potrzeb projektu. Najprostszy workflow będzie składał się tylko z trzech etapów: do zrobienia, w trakcie, gotowe. W przypadku bardziej złożonego projektu, wystarczy dodać więcej kroków realizacji, np. etap testowania, czy akceptacji. Wszystko zależy od naszych indywidualnych wymagań.

Narzędzie monday.com pozwala nam na dostosowanie widoku wyświetlania projektu. Mamy do wyboru listę, kalendarz, oś czasu, mapę czy tablicę Kanban. W widoku projektu możemy również ustawić własne kolory, dodawać do zadań notatki graficzne lub gify i oznaczać konkretnych użytkowników, aby otrzymali powiadomienie o zmianach. Dzięki dużym możliwościom integracji, zarówno z narzędziami do komunikacji (Jira, Slack, Gmail, Mailchimp, Twilio), jak i z aplikacjami typu baza danych (Dropbox, Google Drive, Google Calendar), nie musimy przełączać się pomiędzy różnymi systemami i przenosić ręcznie ważnych terminów i notatek, bo wszystkie niezbędne informacje są w jednym miejscu.

Przed konfiguracją nowej platformy warto poznać potrzeby poszczególnych zespołów, aby narzędzie faktycznie pomagało w pracy i przyspieszało realizację zadań. Może się okazać, że konfiguracja, która świetnie sprawdza się w zespole technicznym, nie będzie zrozumiała dla zespołów biznesowych. Dzięki możliwości różnicowania konfiguracji poszczególnych projektów każdy zespół zyska wyższy komfort pracy i podniesie swoją efektywność.

Nikogo nie trzeba przekonywać, że w dobie powszechnej cyfryzacji automatyzacja procesów ma wiele zalet. Dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności pracownicy oszczędzają czas i mogą przeznaczyć go na wykonanie kolejnych lub bardziej złożonych zadań. Automatyzacja pomaga również wyeliminować potencjalne błędy spowodowane czynnikiem ludzkim.

Narzędzia firmy Atlassian są ze sobą świetnie zintegrowane, dzięki czemu możliwe jest linkowanie między Confluence i Jira. W ten sposób unikamy konieczności powielania danych w dwóch różnych platformach. Innym przykładem są automatyczne powiadomienia PUSH lub mail o zmianie statusu. Dzięki tej funkcji nie musimy ręcznie sprawdzać zmian statusu konkretnego zadania w Jira. Podobny system powiadomień oferuje narzędzie monday.com – korzystając z gotowej formuły, możemy ustawić automatyczne alerty dla danej osoby, w odpowiednim przypadku i w wybrany przez nas sposób.

Monday.com również wykorzystuje potencjał automatyzacji. Oprócz wspomnianego wcześniej systemu automatycznych powiadomień, możemy również przypisać konkretnego użytkownika do zadania, przenieść zadanie do innej grupy lub przenosić potencjalnych klientów do odpowiednich grup po zmianie statusu sprzedaży.

Dużym ułatwieniem jest opcja tworzenia szablonów dokumentów, dzięki czemu pracownicy mogą wypełnić gotowy formularz, zamiast tracić czas na tworzenie go od podstaw. Dokumenty to jednak nie wszystko – można tworzyć szablony całych zadań czy nawet projektów. Zautomatyzowany przepływ pracy sprawia, że zadanie płynnie przechodzi przez wszystkie etapy realizacji i akceptacji. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami IT pozwalają również na automatyczne przypisywanie do zadania osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie.

W dobrze zarządzanym projekcie każdy pracownik wie, jakie są jego zadania. We wspaniale zarządzanym projekcie każdy wie, jakie są długofalowe cele biznesowe w odniesieniu do całej firmy. Tylko przejrzysty i transparentny system sprawi, że pracownik nie będzie czuł się jak nic nieznaczący trybik w maszynie, ale będzie miał świadomość, że jego praca i wysiłek mają rzeczywisty wkład w sukces całej firmy. Poczucie wpływu na ogół projektu zdecydowanie zwiększa poziom motywacji, a to przekłada się na lepszą wydajność i efektywność całego zespołu.

Co więcej, elastyczne narzędzie do zarządzania projektami IT pozwala nie tylko na skuteczne zarządzanie zadaniami, ale także na rejestrację i monitorowanie czasu pracy, generowanie raportów, dodawanie komentarzy, samodzielne rozwiązywanie problemów czy umożliwienie dostępu do projektu klientowi zewnętrznemu. Możliwości jest mnóstwo, wszystko zależy od projektu.

Jeżeli szukasz narzędzia do zarządzania projektami IT, zapoznaj się z naszą stroną internetową. Nasi eksperci pomogą Ci wybrać najlepsze narzędzie do zarządzania Twoim projektem. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o zarządzaniu projektami, zobacz artykuły na naszym blogu: